Instellingen van de workflows

Een workflow-sjabloon wordt bepaald door:

• de algemene instellingen ervan,
• de initialisatie-instellingen ervan,
• de reële of systeemgebruikers die de workflow mogen starten,
• een uitvoeringsautorisatie op de aanvrager,
• de managers ervan,
• het bereik ervan: doelpersonen van de workflow (bijvoorbeeld: interne medewerkers, personen van een afdeling),
• de validatieregel ervan, die afhangt van de status van de stappen,
• de stappen ervan,
• de acties en taken ervan.

Algemene instellingen

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Created by	Weergavenaam van de maker van het workflow-sjabloon.	Alleen zichtbaar in de weergavemodus. Niet wijzigbaar.
Put into production by	Weergavenaam van de identiteit die de workflow in productie heeft gezet.	Alleen zichtbaar in de weergavemodus. Niet wijzigbaar.
Workflow ID	Unieke identificatie die door cyberelements Identity wordt toegekend.	Alleen zichtbaar in de weergavemodus. Niet wijzigbaar.
Version	Unieke identificatie die door cyberelements Identity wordt toegekend. Wordt automatisch verhoogd telkens als het workflow-sjabloon wordt gewijzigd.	Alleen zichtbaar in de weergavemodus. Niet wijzigbaar.
Category	Maakt het mogelijk het workflow-sjabloon in een categorie te classificeren.	Lijst met waarden die door de workflow-categorieën worden bepaald.
Name	Naam van de workflow. Deze wordt weergegeven in de lijst Workflows van de beheerinterface en in de gebruikersinterface. Het is mogelijk de naam aan te passen met een waarde die eigen is aan de workflow-instantie door een trefwoord op te nemen.	Verplicht. Tekenreeks die trefwoorden kan bevatten. In dat geval mag de tekenreeks geen spaties en geen speciale tekens bevatten. Voorbeeld: Request_Right_#TARGET#ATTRIBUTE#displayname# Elke aanvraag van rechten krijgt als suffix de namen van de personen voor wie de aanvragen zijn gedaan.
Code	Code die de configuratie van een workflow identificeert; hij moet uniek zijn.	Verplicht. Tekenreeks, zonder spaties en zonder speciale tekens.
Description	Beschrijving van de workflow. Deze wordt in de gebruikersinterface weergegeven voor de workflows op aanvraag van de gebruiker.	Tekenreeks.
Title	Titel van de workflow zoals deze in de gebruikersinterface wordt weergegeven.	Tekenreeks.
Allow note(s) to be added	Maakt het mogelijk het toevoegen van notities aan de workflow-instanties vanuit de gebruikersinterface toe te staan of te verbieden.	Yes/No. Standaardwaarde = No
Archiving period (days)	Bepaalt hoelang gearchiveerde workflow-instanties in de database blijven staan.	Numeriek. De archiveringsperiode begint zodra de workflow is afgerond. Zodra de archiveringsperiode is verstreken, wordt de workflow-instantie automatisch uit de database verwijderd. (Niet geldig voor uitgestelde workflows, die nooit worden verwijderd) Standaardwaarde = 0.

Initialisatie-instellingen

Met de initialisatie-instellingen kunnen het type workflow en de kenmerken ervan worden vastgelegd, evenals de activeringsmodus. De configuratievelden verschillen naargelang het gekozen type workflow.

De initialisatie-instellingen die alle typen workflows gemeen hebben, zijn de volgende:

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Statut	Parameter die de status van de workflow aangeeft. Alleen workflows in productie worden door de workflow-engine uitgevoerd en zijn beschikbaar in de lijst met aanvragen van een gebruiker.	Under construction In production Suspended Enabled
Workflow type	Keuze van het type workflow.	At the request of users: er is een formulier voor gebruikersaanvragen beschikbaar in het menu ”workflow” van de exploitatieconsole. On an event: activering van de workflow door een gebeurtenis van cyberelements Identity die aan validatie kan worden onderworpen, zoals toewijzingen of intrekkingen (accounts, profielen, delegatie, resources, personen), het aanmaken, wijzigen of verwijderen (personen, rechten, structuren, autorisatieregels, enumeraties, synchronisaties), delegaties en het verwijderen van delegaties, certificeringen en decertificeringen van rechten, contextwijzigingen, reconciliaties van identiteiten en personeelsoverplaatsingen. Delayed triggering: activering van de workflow op basis van een attribuut van het type datum van de persoon (bijvoorbeeld: datum van indiensttreding, datum van uitdiensttreding, geboortedatum), of op basis van de vervaldatum van een recht. Periodic: workflow die op basis van een uitvoeringsfrequentie wordt geactiveerd.

De initialisatie-instellingen per type workflow worden hieronder beschreven:

• Workflow van het type ”User request”: er zijn meerdere typen workflows ”user request” beschikbaar, en de configuratie van de initialisatie-instellingen verschilt naargelang het gekozen type.

  • Request for rights: maakt het mogelijk dat een gebruiker via een formulier rechten aanvraagt. Hij kan de aanvraag voor zichzelf of voor een of meer andere personen doen.

  Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
  Request	Aard van de gebruikersaanvraag.	Rights request
  Check SOD	Vereist bij het invullen van het aanvraagformulier de controle van de regels voor de scheiding van rechten. De gebruiker kan zijn aanvraag niet valideren als de aangevraagde rechten niet aan de SOD-regels voldoen.	Yes/No
  Right	Lijst met rechten die de gebruiker die de workflow start, kan aanvragen.	Lijst van rechten.
  Additional fields	Maakt het mogelijk in het aanvraagformulier extra tekstvelden of enumeratievelden te configureren.	Selectie van een of meer attributen (uitsluitend van het type tekenreeks of enumeratie) uit de lijst met bestaande attributen.

  • Attribute modification request: maakt het mogelijk dat een gebruiker via een formulier de wijziging van de waarde van een of meer attributen aanvraagt. Hij kan de aanvraag voor zichzelf of voor een of meer andere personen doen.

  Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
  Request	Aard van de gebruikersaanvraag.	Request for attribute modification
  Attribute selection	Lijst met attributen die de gebruiker die de workflow start, kan wijzigen.	Lijst met attributen. Zichtbaar als: Request = ”Request to modify attributes”

  • Resource request: maakt het mogelijk dat een gebruiker via een formulier een aanvraag voor de toewijzing van resources indient. Hij kan de aanvraag voor zichzelf of voor een of meer andere personen doen.

  Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
  Request	Aard van de gebruikersaanvraag.	Resource request
  Resource type	Type resources dat de gebruiker die de workflow start, kan aanvragen.	Type resource. (Let erop dat u, om deze functie correct te gebruiken, per workflow slechts één type resource mag selecteren)

  • Manual provisioning request: maakt het mogelijk dat een gebruiker via een formulier een aanvraag voor handmatige provisioning indient. Hij kan de aanvraag voor zichzelf of voor een of meer andere personen doen.

  Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
  Request	Aard van de gebruikersaanvraag.	Manual provisioning request
  Check SOD	Vereist bij het invullen van het aanvraagformulier de controle van de regels voor de scheiding van rechten. De gebruiker kan zijn aanvraag niet valideren als de aangevraagde rechten niet aan de SOD-regels voldoen.	Yes/No
  Right	Lijst met rechten die de gebruiker die de workflow start, kan aanvragen.	Lijst van rechten.
  Additional fields	Maakt het mogelijk in het aanvraagformulier extra tekstvelden of enumeratievelden te configureren.	Selectie van een of meer attributen (uitsluitend van het type tekenreeks of enumeratie) uit de lijst met bestaande attributen.

  • Other request: maakt het mogelijk dat een gebruiker via een formulier een aangepaste aanvraag doet. De aanvraag gebeurt in tekstvorm. Hij kan de aanvraag voor zichzelf of voor een of meer andere personen doen.

  Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
  Request	Aard van de gebruikersaanvraag.	Other request
  Description of the request	Description	Tekenreeks.

• Workflow van het type ”On an event”: de gebeurtenissen worden door Systancia Identity gegenereerd voor elke bewerking die in de volgende lijst is opgenomen.

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Event	Parameter die de gebeurtenis of gebeurtenissen aangeeft die de workflow activeren.	Lijst met gebeurtenissen (zie de lijst hieronder)
Activeringsoptie afhankelijk van de status van de actie	Activeringsvoorwaarde die is verbonden met de status van de actie die de gebeurtenis heeft gegenereerd.	Success/Failure/Both
Activeringsoptie van de workflow afhankelijk van de chronologie van de actie	Activeringsvoorwaarde van de workflow	Before/After/Both. Before: vink deze optie aan om een validatie aan te maken voordat de gebeurtenis zich daadwerkelijk voordoet (voorbeeld: validatie van het aanmaken van een persoon). After: vink deze optie aan zodat de eerste stap wordt geactiveerd nadat de gebeurtenis zich heeft voorgedaan.
Conditions to be validated	Workflow die wordt geactiveerd als alle verzonden gebeurtenissen of een deel ervan worden gevalideerd.	Ten minste één van de voorwaarden moet worden gevalideerd, Alle voorwaarden moeten worden gevalideerd.
Grouping	Maakt het mogelijk één enkele workflow te activeren wanneer tegelijk een reeks vergelijkbare gebeurtenissen wordt verzonden.	Yes/No. Deze optie is beschikbaar voor de volgende zes gebeurtenissen: Toewijzing van rechten Wijziging van rechten Wijziging van een persoon Reconciliatie van de identiteiten van een persoon Intrekking van rechten Verwijdering van de reconciliatie van de identiteiten van een persoon

Lijst met gebeurtenissen en optionele parameters

• Workflow van het type ”Delayed Trigger”: het is mogelijk een workflow X dagen voor of na de datum van een gedefinieerd attribuut of de einddatum van een opgegeven recht te activeren.

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Based on	Parameter waarmee het attribuut van het type datum wordt aangegeven waarop de workflow zich baseert.	”On attribute”: lijst met attributen van het type datum. ”On expiration of a right”: geldt voor alle rechten waarvoor een einddatum is opgegeven.
Time period	”Before” (aantal dagen): vroegtijdige uitvoering van de workflow op basis van de waarde van het doelattribuut van het type datum. ”After” (aantal dagen): uitgestelde uitvoering van de workflow op basis van de waarde van het doelattribuut van het type datum.	Geheel getal.

• Workflow van het type ”Periodic”: maakt het mogelijk workflows met een bepaalde frequentie te verzenden

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Every	Parameters waarmee de frequentie wordt aangegeven waarmee een periodieke workflow wordt geactiveerd.	Frequentie die in de lijst moet worden geselecteerd: Day(s) Week(s) Month Hour(s)
Sending time	Tijdstip waarop de periodieke workflow wordt geactiveerd.	Gehele getallen. Bepalen het tijdstip van verzending wanneer de geselecteerde frequentie dag, week of maand is, of het tijdstip van de eerste verzending wanneer de frequentie van het type ”Hour” is.

User(s)

In de sectie ”Users” wordt vastgelegd welke personen of identiteiten een workflow kunnen uitvoeren. De mogelijkheden verschillen naargelang het gekozen type workflow.

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Authorized user(s)	Persoon of personen, reëel of systeem, die bevoegd zijn de workflow te starten.	Everyone (reële personen), A list of people (geldig voor de workflows op gebeurtenis of op gebruikersaanvraag), An SQL evaluation (geldig voor de workflows op gebeurtenis), System (HPP, ILM - uitsluitend geldig voor de workflows op gebeurtenis, met uitgestelde of periodieke activering), Any person (systeem + reële personen. Uitsluitend geldig voor de workflows op gebeurtenis of met uitgestelde activering).
Filter	Type filter dat bepaalt hoe de lijst met personen die bevoegd zijn de workflow te starten, wordt opgehaald. Voorbeeld: gebruikers met beheerrechten voor cyberelements Identity of verantwoordelijken van een dienst.	Zichtbaar als ”Authorized user(s)” = ”A list of persons”: List (IDs), List of IDs returned by an SQL evaluation.
Selection	Lijst die voortkomt uit de selectie van personen die bij de configuratie is gemaakt.	Zichtbaar als ”Authorized user(s)” = ”A list of persons” en als ”Filter” = ”List (ids)”. Lijst met personen die moeten worden geselecteerd.
Filter query	Parameter waarmee een SQL-query wordt opgegeven om de gewenste personen te filteren.	Zichtbaar als ”Authorized user(s)” = ”A list of persons” en als ”Filter” = ”List of IDs returned by an SQL evaluation”. Tekenreeks: SQL-query waarmee de gewenste personen worden gefilterd. Raadpleeg deze pagina voor het gebruik van trefwoorden.

De uitvoering voor zichzelf toestaan?

Deze optie is alleen zichtbaar als het type workflow is ingesteld op ”On User Request”. Zij staat een gebruiker toe een aanvraag voor zichzelf in te dienen of weigert hem dat.

Het aantal gebruikers dat bevoegd is een aanvraag voor zichzelf in te dienen, kan ook met filters worden beperkt.

Het is ook mogelijk een workflow zo te configureren dat de uitvoering alleen voor zichzelf is toegestaan. De configuraties die daarvoor moeten worden uitgevoerd, worden hieronder beschreven.

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Allow	Parameter die aangeeft of de gebruiker die een aanvraag doet, dit in eigen naam kan doen.	Yes (aangevinkt), No (niet aangevinkt).
Filter	Type filter dat bepaalt hoe de lijst met personen die bevoegd zijn een aanvraag te doen, wordt opgehaald. Voorbeeld: gebruikers met beheerrechten voor cyberelements Identity of verantwoordelijken van een dienst.	Zichtbaar als ”Allow” = Yes (aangevinkt). List (IDs) List of IDs returned by an SQL evaluation: optie die moet worden geselecteerd als de workflow alleen voor zichzelf kan worden uitgevoerd.
Selection	Lijst die voortkomt uit de selectie van personen die bij de configuratie is gemaakt.	Zichtbaar als ”Authorized user(s)” = ”A list of persons” en als ”Filter” = ”List (ids)”. Lijst met personen die moeten worden geselecteerd.
Filter query	Parameter waarmee een SQL-query wordt opgegeven om de gewenste personen te filteren.	Zichtbaar als ”Authorized User(s)” = ”A list of persons” en als ”Filter” = ”List of IDs returned by an SQL evaluation”. Tekenreeks: SQL-query waarmee de gewenste personen worden gefilterd. Als de workflow alleen voor zichzelf kan worden uitgevoerd, gebruik dan de volgende syntaxis: §PERSON§ATTRIBUTE§UID§=#STARTER#ATTRIBUTE#UID# Raadpleeg deze pagina voor het gebruik van trefwoorden.

Manager

In de sectie ”Manager” wordt vastgelegd welke personen de instanties van deze workflow kunnen beheren, dat wil zeggen dat deze personen bevoegd zijn workflow-instanties te bekijken en erop in te grijpen zolang de workflow niet de status afgerond of gearchiveerd heeft.

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Workflow administrator(s)	Reële persoon of personen die bevoegd zijn de workflow te beheren, dat wil zeggen hem te pauzeren, opnieuw te starten, te stoppen en acties zoals goedkeuringen te valideren.	Lijst met personen.
Filter	Filter die bepaalt hoe de lijst met personen die bevoegd zijn de workflow te beheren, wordt opgehaald.	List (IDs) List of IDs returned by an SQL evaluation.
Selection	Lijst die voortkomt uit de selectie van personen die bij de configuratie is gemaakt.	Zichtbaar als ”Authorized user(s)” = ”A list of persons” en als ”Filter” = ”List (ids)”. Lijst met personen die moeten worden geselecteerd.
Filter query	Parameter waarmee een SQL-query wordt opgegeven om de gewenste personen te filteren.	Zichtbaar als ”Authorized user(s)” = ”A list of persons” en als ”Filter” = ”List of IDs returned by an SQL evaluation”. Tekenreeks: SQL-query waarmee de gewenste personen worden gefilterd. Raadpleeg deze pagina voor het gebruik van trefwoorden. -->

Scope

In de sectie ”Scope” worden voorwaarden gedefinieerd om de identiteiten te filteren die de workflow tot doel kan hebben. Het bereik van de workflow geldt alleen voor workflows van het type ”On event”, ”Delayed trigger” of ”On user request”.

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Bereik van de workflow:	Reële persoon of personen voor wie de workflow wordt uitgevoerd (maakt het mogelijk het doel van de workflow te filteren).	”All”: alle identiteiten, ”List”: maakt het mogelijk het bereik te beperken Voorbeeld: bij een workflow op een gebeurtenis van het aanmaken van een persoon kan het bereik worden beperkt tot het aanmaken van externe personen. Bij aanvragen van rechten kunnen de aanvragen worden beperkt tot de gebruikers van een dienst.
Filter	Type filter dat bepaalt hoe de lijst met doelpersonen van de workflow wordt opgehaald.	List (IDs) List of IDs returned by an SQL evaluation.
Selection	Lijst die voortkomt uit de selectie van personen die bij de configuratie is gemaakt.	Zichtbaar als ”Authorized user(s)” = ”A list of persons” en als ”Filter” = ”List (ids)”. Lijst met personen die moeten worden geselecteerd.
Filter query	Parameter waarmee een SQL-query wordt opgegeven om de gewenste personen te filteren.	Zichtbaar als ”Authorized user(s)” = ”A list of persons” en als ”Filter” = ”List of IDs returned by an SQL evaluation”. Tekenreeks: SQL-query waarmee de gewenste personen worden gefilterd. Raadpleeg deze pagina voor het gebruik van trefwoorden.

Workflow validation

De sectie ”Workflow validation” bestaat erin de status van de workflow-instantie te bepalen op basis van de statussen van de stappen waaruit de workflow bestaat. De managers van de workflow kunnen ook worden gemachtigd om in naam van de validators te valideren (de validatiestappen), bijvoorbeeld om workflows te deblokkeren bij afwezigheid.

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Allow validation by manager	Maakt de validatie van de workflow door de managers van de workflow mogelijk (naast de validators die in de stappen van de workflow zijn gedefinieerd).	Yes (aangevinkt), No (niet aangevinkt).
Validation rule	Parameter waarmee de regel wordt gedefinieerd die moet worden gecontroleerd om aan te geven of de workflow is gelukt of mislukt.	The workflow succeeds if the last step has succeeded, The workflow fails if at least one step fails, Evaluation rule determining whether the workflow has succeeded.
Query	Parameter waarmee een SQL-query kan worden opgegeven om nauwkeuriger te bepalen welke elementen bepalen of een workflow de status ”Successful” heeft.	Zichtbaar als ”Validation Rule” = ”Evaluation rule determining whether the workflow succeeds”. Tekenreeks: SQL-query waarmee de elementen worden opgehaald die bepalen of een workflow de status ”Successful” of ”Failed” heeft. De query moet een booleaanse waarde teruggeven. Is de teruggegeven waarde 1, dan heeft de workflow de status ”Successful”; anders heeft hij de status ”Failed”. Raadpleeg deze pagina voor het gebruik van trefwoorden.

Opmerking over de validatie van de workflow:

Wanneer een actie (of een stap) niet wordt uitgevoerd omdat de context niet aan de uitvoeringsvoorwaarden van de actie (of van de stap) voldoet, wordt er in de database geen instantie van de actie (of van de stap) aangemaakt.

De status van de actie of van de stap kan daarom niet worden opgehaald.

Als voor een bepaalde stap zonder uitvoeringsvoorwaarden geen van de acties ervan is uitgevoerd, bestaat de stapinstantie in de database en is de status ervan gelukt.

Bewerkingen die aan een validatie zijn onderworpen, worden alleen gevalideerd als de workflow met succes eindigt.