Configuratie van de stappen, acties en taken

Een workflow bestaat uit een of meer stappen, die elk uit een of meer acties en/of taken bestaan.

De stappen worden in de workflow sequentieel uitgevoerd, terwijl de acties en taken binnen dezelfde stap parallel worden uitgevoerd.

Een stap configureren

U kunt een stap van een workflow aanmaken of wijzigen wanneer het formulier van de workflow in de wijzigingsmodus is geopend.

Om een nieuwe stap aan te maken, bewerk een workflow en klik op de knop ”Step”.

Om een stap te wijzigen, klik op het pictogram ”” onder de gewenste stap.

Om een stap te verwijderen, open de stap in de wijzigingsmodus (zie hierboven) en klik op de knop ”Delete”.

Parameters van een workflow-stap

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Language of creation/modification	Voeg indien nodig een vertaling toe door op het pictogram te klikken.	Tekenreeks.
Name	Naam van de stap. U kunt de naam aanpassen met een waarde die eigen is aan de workflow-instantie door een trefwoord op te nemen.	Verplicht. Tekenreeks die trefwoorden kan bevatten. In dat geval mag de tekenreeks geen spaties en geen speciale tekens bevatten. Voorbeeld van een naam met een trefwoord: Validate_Request_#TARGET#ATTRIBUTE#displayname#
Code	Identificatie van de stap, die uniek moet zijn over alle stappen van alle sjablonen heen.	Verplicht. Tekenreeks, zonder spaties en zonder speciale tekens.
Description	Beschrijving van de stap	Tekenreeks.
Escalation configuration	Parameter die aangeeft of de stap een standaardstap of een escalatiestap is.	Yes/No. Standaardwaarde = No.
Position after step	Parameter waarmee de stappen ten opzichte van elkaar worden geplaatst (bepaalt de opeenvolging van de stappen).	Zichtbaar vanaf het aanmaken van de tweede stap. Lijst van de bestaande stappen.
Execution rules	Parameter waarmee de voorwaarden voor het uitvoeren van een stap worden opgegeven.	Always, Evaluation rule Voorbeelden: een stap kan wel of niet worden uitgevoerd, afhankelijk van: het type persoon dat de aanvraag doet, een in de workflow aangevraagd recht, de status van een voorafgaande stap, een vertraging in de workflow,
Query	Parameter waarmee een SQL-query wordt bepaald om de status van de acties, de stappen of elk ander via een trefwoord toegankelijk object te controleren.	Zichtbaar als ”Validation rule” = ”Evaluation rule”. Tekenreeks: SQL-query waarmee de elementen worden opgehaald die bepalen of een stap wel of niet wordt uitgevoerd. De query moet een booleaanse waarde teruggeven. Als de teruggegeven waarde 1 is, wordt de stap uitgevoerd; anders niet.
Failure rule	Parameter waarmee de voorwaarden worden aangegeven waaronder de stap mislukt. Opmerking: de Failure rule heeft voorrang op de Validation rule.	All actions failed, Evaluation rule determining whether the step fails, At least one action failed.
Query	Parameter waarmee een SQL-query wordt bepaald om de status van de acties, de stappen of elk ander via een trefwoord toegankelijk object te controleren.	Zichtbaar als ”Validation rule” = ”Evaluation rule determining whether the step fails.” Tekenreeks: SQL-query waarmee de elementen worden opgehaald die bepalen of een stap de status "Failed" of ”Successful” krijgt. De query moet een booleaanse waarde teruggeven. Als de teruggegeven waarde 1 is, krijgt de stap de status ”Successful”; anders de status ”Validated”.
Validation rule	Parameter waarmee de voorwaarden worden aangegeven waaronder de stap gelukt is. Opmerking: de Failure rule heeft voorrang op de Validation rule.	All actions must have been successful, Evaluation rule determining whether the step is successful, At least one action has been successful, The step is successful regardless of the results of the actions.
Query	Parameter waarmee een SQL-query wordt bepaald om de status van de acties, de stappen of elk ander via een trefwoord toegankelijk object te controleren.	Zichtbaar als ”Validation rule” = ”Evaluation rule determining whether the step is successful.” Tekenreeks: : SQL-query waarmee de elementen worden opgehaald die bepalen of een stap de status "Successful" of ”Failed” krijgt. De query moet een booleaanse waarde teruggeven. Als de teruggegeven waarde 1 is, krijgt de stap de status ”Successful”; anders de status ”Failed”.

In elke stap moet ten minste één actie of taak worden bepaald.

Een escalatiestap configureren

De escalatie is een stap die wordt uitgevoerd na een bepaalde periode van inactiviteit na het starten van de workflow, het begin van een stap of het begin van een actie.

Voorbeeld van een escalatie:

De gebruikers kunnen toegangsrechten tot de applicatie MyApp aanvragen. Deze workflow vereist een eerste validatiestap door de directe leidinggevende voordat het recht wordt toegekend. Als de directe leidinggevende de aanvraag een week na de aanvraag van de rechten nog niet heeft gevalideerd, activeert de escalatiestap het volgende:

• het annuleren van de validatiestap door de directe leidinggevende,
• het versturen van een notificatie naar de aanvrager,
• het versturen van een validatieaanvraag naar de verantwoordelijke van de applicatie MonApp.

Zodra de escalatiestap met succes is afgerond, voert de workflow de volgende stap uit: het toekennen van het recht.

Een escalatiestap kan niet de eerste stap van een workflow zijn.

Het configureren van een escalatiestap volgt hetzelfde proces als het aanmaken van een stap, met dit verschil dat u de optie ”Escalation configuration” op ”Yes” moet zetten.

Sla het aanmaakformulier op door op de knop ”Save” te klikken.

Daarna moet u de gewenste escalatie aanmaken. Klik daarvoor op de knop ”Escalation”.

Parameters van de escalatiestap:

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Escalation step	Stap waarop de escalatie wordt geconfigureerd.	Lijst van de geconfigureerde stappen waarvoor de optie ”Escalation configuration” is aangevinkt.
Object concerned	Type object waarvoor de inactiviteitsduur in aanmerking wordt genomen om de escalatiestap te activeren.	Workflow, Step, Action
Name of the object	Object waarvoor de inactiviteitsduur in aanmerking wordt genomen om de escalatiestap te activeren, als het betrokken object niet de workflow is.	Lijst van de stappen en acties die al voor deze workflow zijn geconfigureerd.
Escalation timeout	Termijn (in dagen) tussen: het begin van de workflow, de stap of de actie, en het begin van de escalatiestap. De escalatiestap wordt gestart als de termijn is overschreden en het betrokken object de status ”Active” heeft.	Geheel getal (aantal dagen).
Block	Actie die wordt uitgevoerd op de lopende workflow, stap of actie wanneer de inactiviteitsduur is overschreden en de escalatiestap wordt gestart.	Do nothing: geen gevolgen voor de lopende workflow, stap of actie. Workflow failure: de status van de workflow wordt op ”Failure” gezet. Stage failure: de status van de lopende stap wordt op ”Failed” gezet. Opmerking: afhankelijk van de validatieregels van de workflow kan ook de status van de workflow naar ”Failed” overgaan. Action failure: zet de status van de actie waarvan de inactiviteitsduur is overschreden op ”Failed”. Opmerking: afhankelijk van de validatieregels van de stap waaraan de actie is gekoppeld, kan ook de status van de stap naar ”Failed” overgaan, wat op zijn beurt gevolgen kan hebben voor de status van de workflow. Override the validation step or action: de stap of de actie wordt overgeslagen zonder de andere stappen en acties te laten mislukken.

Na het aanmaken en configureren van een escalatiestap kunt u er taken en/of acties aan toevoegen.

Om een escalatie te wijzigen, is de toegang afhankelijk van het object waarop de escalatie is ingesteld:

Om een op de workflow geconfigureerde escalatie te wijzigen, klik op het pictogram ”” in de escalatieparameters van de algemene workflow-parameters.

Om een op een stap geconfigureerde escalatie te wijzigen, klik op het pictogram ”” in de escalatieparameters van de betreffende stap.

Om een op een actie geconfigureerde escalatie te wijzigen, klik op het pictogram ”” in de escalatieparameters van de betreffende actie.

In alle gevallen kunnen alleen de velden ”Archiving delay” en ”Blocking” worden gewijzigd.

Een taak configureren

Een workflow bestaat uit een of meer stappen, die elk uit een of meer acties en/of taken bestaan.

Een taak is een handmatige bewerking die het ingrijpen van een gebruiker vereist.

Zolang een taak niet is afgerond, is de workflow geblokkeerd en blijft hij in afwachting.

Er zijn verschillende taaktypen:

• Generic,
• Validation,
• Manual provisioning,
• Manual deprovisioning.

Om een nieuwe taak aan te maken, klik op de knop ”Task”.

Om een taak te wijzigen, klik op het pictogram ”” onder de gewenste stap.

Om een taak te verwijderen, open de taak in de wijzigingsmodus (zie hierboven) en klik op de knop ”Delete”.

Parameters van een workflow-taak

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Language of creation/modification	Voeg indien nodig een vertaling toe door op te klikken.	Tekenreeksen.
Step concerned	Stap waartoe de taak behoort.	Lijst van de bestaande stappen.
Name	Naam van de taak.	Tekenreeks.
Code	Identificatie van de taak, die uniek moet zijn over alle taken van alle workflow-sjablonen heen.	Tekenreeks zonder spaties en zonder speciale tekens.
Description	Beschrijving van de taak.	Tekenreeks.
Task	Parameter die het type van de taak aangeeft. Het verdere deel van dit formulier past zich aan de geselecteerde taak aan.	Generic, Validation, Assigning resource(s), Manual provisioning, Manual deprovisioning.
Send e-mail	Parameter waarmee de te versturen notificatie wordt geconfigureerd.	Aangevinkt/niet aangevinkt.
Notification	Om een notificatieactie te configureren, klik op .	Zichtbaar als ”Send email” is aangevinkt. Zie het hoofdstuk Een notificatie configureren.
Authorize the transfer	Voegt aan het validatieformulier van elke workflow-instantie een veld ”Transfer action to” toe. De validator kan dan een persoon kiezen aan wie hij de validatieactie of -taak overdraagt. De taak verschijnt dan niet meer in zijn lijst en hij kan ze niet meer valideren.	Yes/No.
Actor(s)	Selectiemethode voor de personen die de taak moeten valideren of weigeren.	A list of identities: discretionary selection of persons, A list of identities returned by an SQL evaluation.
Selection	Lijst die voortkomt uit de selectie van personen die bij de configuratie is gemaakt.	Zichtbaar als ”Actor(s)” = ”A list of persons”. Lijst van de te selecteren personen.
Query	Parameter waarmee een SQL-query wordt opgegeven om de gewenste personen te filteren.	Zichtbaar als ”Actor(s)” = ”A list of persons returned by an SQL evaluation.” Tekenreeks: SQL-query waarmee de gewenste personen worden gefilterd.
Execution rule	Parameter waarmee de voorwaarden voor het uitvoeren van een taak worden opgegeven. Een taak kan bijvoorbeeld wel of niet worden uitgevoerd, afhankelijk van: het type persoon dat de aanvraag doet, een in de workflow aangevraagd recht, de status van een voorafgaande stap, een vertraging in de workflow, ...	Always, Evaluation rule.
Query	Parameter waarmee een SQL-query wordt bepaald om de status van de acties, de stappen of elk ander via een trefwoord toegankelijk object te controleren.	Zichtbaar als ”Execution rule” = ”Evaluation rule”. Tekenreeks: SQL-query waarmee de elementen worden opgehaald die bepalen of een taak wel of niet wordt uitgevoerd. De query moet een booleaanse waarde teruggeven. Als de teruggegeven waarde 1 is, wordt de taak uitgevoerd; anders niet.
Message	Vrij veld waarmee een melding kan worden ingesteld die in de gebruikersinterface van de workflow wordt weergegeven.	Tekenreeks die trefwoorden kan bevatten. Voorbeeld: Valideer de aanmaak van de dienstverlener: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Parameters die eigen zijn aan de generieke taak

Een generieke taak maakt het enkel mogelijk de uitvoering van een bewerking te bevestigen of te weigeren. Ze heeft geen bijzondere parameters.

De bevestiging van de uitvoering van de taak betreft alle ontvangers (doelen).

Parameters die eigen zijn aan een validatietaak

De validatietaak maakt het voor een beheerder mogelijk een aanvraag voor rechten of voor het wijzigen van attributen te valideren of te weigeren.

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Answers	Antwoord en actie die de validator kan uitvoeren. Afhankelijk van de opties die in het antwoord zijn aangevinkt, verschilt het validatieformulier in de workflow-instanties.	Accept: geeft in het validatieformulier een knop "Validate" weer (verplichte optie). Deny: geeft in het validatieformulier een knop "Deny" weer (verplichte optie). Change dates: maakt het voor de validator mogelijk de begin- en einddatum van een door een gebruiker aangevraagd recht te wijzigen. Deze optie geldt alleen voor een workflow ”User request” van het type ”Right request”. Change rights: maakt het voor de validator mogelijk rechten te verwijderen uit de door een gebruiker aangevraagde lijst. Deze optie geldt alleen voor een workflow ”User request” van het type ”Right request”. Replay workflow: als de validator de aanvraag wijzigt, wordt de workflow opnieuw gestart en worden alle stappen opnieuw uitgevoerd. Deze optie is nuttig wanneer er meerdere validatieacties zijn. Als een validator bijvoorbeeld de datum, een attribuut of een recht wijzigt, wordt de aanvraag opnieuw naar alle validators verzonden. Display the request: maakt het mogelijk het formulier weer te geven zoals de aanvrager het heeft ingevuld, en dat op de validatiepagina's, dus in de acties van het type validatie. Change the target identities of the workflow: maakt het voor de validator mogelijk waarden uit de lijst van doelen te verwijderen voordat de aanvraag wordt gevalideerd. De aanvraag wordt geweigerd voor de verwijderde identiteiten, maar gevalideerd voor de overige. Change settings: de validator van de aanvraag kan de lijst van de aangevraagde parameters en de aanvullende velden wijzigen voordat de taak wordt uitgevoerd.

Parameters die eigen zijn aan een taak voor het toekennen van resources

Een taak voor het toekennen van resources wordt gebruikt in een workflow voor het aanvragen van resources of in een workflow per gebeurtenis. Ze maakt het voor de operator mogelijk rechtstreeks in de interface van de workflow een resource aan het doel of de doelen toe te kennen of aan te maken, zonder via de identiteitsdossiers te gaan.

Eventuele machtigingen van het beheerprofiel van de operator zijn daarbij niet van toepassing: hij kan de resources toekennen of aanmaken volgens de parameters van de workflow.

Opmerking: op een taak voor het toekennen van resources moet een stap volgen met een actie voor het toekennen van resources, anders wordt de resource niet aan het doel gekoppeld.

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Answers	Opties van het formulier voor het toekennen van resources.	Creating a new resource: maakt het voor de operator mogelijk een nieuwe resource aan te maken in plaats van een resource uit een lijst te selecteren om die aan een van de doelen te koppelen. Deze resource is voorlopig en wordt pas bij het bevestigen van het toekenningsformulier aangemaakt, voor zover ze is toegekend. Validation of the task even if not all targets have a resource: als de optie is aangevinkt, kan de operator resources aan slechts een deel van de doelen toekennen; als ze niet is aangevinkt, kan hij het toekenningsformulier pas bevestigen wanneer aan elk doel resources zijn toegekend.
Resource type	Maakt het mogelijk de toe te kennen resourcetypen te selecteren.	Te selecteren resourcetype. Waarschuwing: ook al staat de interface het toevoegen van meerdere resourcetypen toe, er mag er beslist maar één worden opgegeven om de oplossing goed te laten werken.

Parameters die eigen zijn aan de taken voor handmatige provisioning en handmatige deprovisioning

Een taak voor handmatige provisioning wordt gebruikt in een workflow voor het aanvragen van provisioning of in een workflow per gebeurtenis. Dit soort provisioning wordt toegepast wanneer automatische provisioning via een connector niet mogelijk is, maar men de werkelijke aanmaak van de accounts en autorisaties in de repository van de applicatie toch wil kunnen volgen.

Ze geeft de operator aan welke rechten en accounts hij voor een of meer gebruikers moet aanmaken of toekennen. Zodra hij de bewerkingen op de accounts in de repository heeft uitgevoerd, bevestigt hij de aanmaak of de toekenning van de rechten in het workflow-formulier van Systancia Identity. De provisioningstatussen van de verschillende rechten worden dan in Systancia Identity bijgewerkt (van rood naar groen), zonder dat er nog een actie nodig is.

Het theoretische account wordt door de provisioningtaak aangemaakt als het op het moment van uitvoering van de taak nog niet bestaat.

De taak voor handmatige deprovisioning werkt de provisioningstatus van het recht bij (van groen naar rood).

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Execute the task for all actors	Optie waarmee de taak tot één enkele aanvraag wordt samengevoegd, ook al zijn er meerdere actoren, of waarmee er zoveel instanties van de taak worden uitgevoerd als er actoren zijn.	Aangevinkt/niet aangevinkt. Als het selectievakje is aangevinkt, wordt er voor elke actor een instantie van de taak aangemaakt, wat betekent dat elke actor zijn eigen taak moet valideren. Als het selectievakje niet is aangevinkt, wordt er voor alle actoren slechts één instantie van de taak aangemaakt, wat betekent dat één enkele validatie volstaat om de taak te valideren.
Retrieve from events	Geldt voor workflows ”Rights Request”. De taak voor handmatige provisioning provisioneert alleen de rechten die in het formulier voor het aanvragen van rechten zijn aangevraagd EN waarvan het provisioningtype in de repository ”Manual” is.	Aangevinkt/niet aangevinkt. Als het selectievakje niet is aangevinkt, moet het veld "Right" worden ingevuld met de lijst van rechten die in het formulier van de taak kunnen worden toegekend. Als het selectievakje is aangevinkt, kunnen alle rechten die in het formulier voor het aanvragen van handmatige provisioning zijn aangevraagd, in het formulier van de taak worden toegekend.
Right	Lijst van rechten die in het validatieformulier van de taak handmatig kunnen worden geprovisioneerd of gedeprovisioneerd.	Zichtbaar als de optie ”Retrieve from events” niet is aangevinkt. Lijst van rechten.

Een actie configureren

Een workflow bestaat uit een of meer stappen, die elk uit een of meer acties en/of taken bestaan.

Een taak is een bewerking die automatisch wordt uitgevoerd, zonder handmatig ingrijpen van een gebruiker.

Er zijn verschillende actietypen:

• Sending a notification,
• Running an external process,
• Updating person information,
• Adding rights,
• Removing rights,
• Deleting a person.

Om een nieuwe actie aan te maken, klik op de knop ”Action”.

Om een actie te wijzigen, klik op het pictogram ”” onder de gewenste actie.

Om een actie te verwijderen, open haar in de wijzigingsmodus (zie hierboven) en klik daarna op de knop ”Delete”.

Parameters van een workflow-actie

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Language of creation/modification	Voeg indien nodig een vertaling toe door op te klikken.	Tekenreeksen.
Step concerned	Stap waartoe de actie behoort.	Lijst van de bestaande stappen.
Name	Naam van de actie.	Tekenreeks.
Code	Identificatie van de actie, die uniek moet zijn over alle acties van alle workflow-sjablonen heen.	Tekenreeks zonder spaties en zonder speciale tekens.
Description	Beschrijving van de actie.	Tekenreeks.
Action	Parameter die het type actie aangeeft. Het verdere deel van dit formulier past zich aan de geselecteerde actie aan.	Sending a notification, Executing process, Updating person information, Adding rights, Removing right(s), Removing person, Adding resource(s), Web service.
Execution rule	Parameter waarmee de voorwaarden voor het uitvoeren van de actie worden opgegeven. Een taak kan bijvoorbeeld wel of niet worden uitgevoerd, afhankelijk van: het type persoon dat de aanvraag doet, een in de workflow aangevraagd recht, de status van een voorafgaande stap, een vertraging in de workflow, etc.	Always, Evaluation rule.
Query	Parameter waarmee een SQL-query wordt bepaald om de status van de acties, de stappen of elk ander via een trefwoord toegankelijk object te controleren.	Zichtbaar als ”Execution rule” = ”Evaluation rule”. Tekenreeks: SQL-query waarmee de elementen worden opgehaald die bepalen of een actie wel of niet wordt uitgevoerd. De query moet een booleaanse waarde teruggeven. Als de teruggegeven waarde 1 is, wordt de actie uitgevoerd; anders niet.
Message	Vrij veld waarmee een melding kan worden ingesteld die in de gebruikersinterface van de workflow wordt weergegeven.	Tekenreeks die trefwoorden kan bevatten. Voorbeeld: Valideer de aanmaak van de dienstverlener: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Parameters van de actie ”Send notification”

Om een notificatieactie te configureren, klik op het pictogram ””. Zie het deel Een notificatie configureren.

Parameters van de actie ”Process execution”

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Name of the process	Parameter waarmee het pad van het uit te voeren proces wordt opgegeven.	Tekenreeks. Voorbeeld: C:\Program Files (x86)\Avencis\HPP\hppruncli.exe
Arguments of the process	Parameter waarmee de argumenten worden opgegeven die aan het uit te voeren proces worden doorgegeven.	Tekenreeks die trefwoorden kan bevatten. Voorbeeld: -sec seq-AD -o #target#attribute#uid#
Send e-mail	Parameter waarmee wordt opgegeven of er een notificatie moet worden verstuurd wanneer het proces mislukt.	Aangevinkt/niet aangevinkt.
Notification	Om een notificatie te configureren, klik op het pictogram ””.	Zichtbaar als ”Send email” is aangevinkt. Zie het deel Een notificatie configureren.

Parameters van de actie ”Update person information”

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Delete empty attribute values	Verwijdert in het dossier van de doelpersoon de attribuutwaarden waarvoor in het formulier van de workflow geen waarde is ingevoerd.	Aangevinkt/Niet aangevinkt. Deze parameter kan alleen worden toegepast als er slechts één doelpersoon is.
Retrieve from the form	Maakt het mogelijk op te geven of de aan de doelen toe te kennen attributen voortkomen uit de invoer van de gebruiker in het kader van een workflow op gebruikersaanvraag.	Aangevinkt/Niet aangevinkt. Deze parameter kan alleen worden toegepast als het workflow-type ”On user request” is.
Attribute selection	Parameter waarmee een lijst van attributen en hun waarden wordt geconfigureerd die bij het uitvoeren van de actie worden bijgewerkt.	Lijst van attributen.

Parameters van de acties ”Add rights” en ”Remove rights”

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Retrieve from the form	Maakt het mogelijk op te geven of de aan de doelen toe te kennen rechten voortkomen uit de invoer van de gebruiker in het kader van een workflow op gebruikersaanvraag.	Aangevinkt/Niet aangevinkt. Parameter alleen beschikbaar als het workflow-type ”On user request” is.
Right	Parameter waarmee een lijst van rechten wordt geconfigureerd die aan de doelen van de actie worden toegevoegd of eruit worden verwijderd.	Lijst van rechten.

Parameters van de actie ”Delete person”

De actie voor het verwijderen van een persoon heeft geen bijzondere parameters. Ze verwijdert enkel de persoon voor wie de workflow is geactiveerd.

Deze actie wordt gebruikt met een workflow met ”vertraagde trigger”, die bijvoorbeeld op basis van zijn einddatum wordt geactiveerd.

Parameters van de actie ”Add resource(s)”

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Retrieve from the form	Maakt het mogelijk op te geven of de aan de doelen toe te kennen resourcetypen voortkomen uit de invoer van de gebruiker in een workflow op gebruikersaanvraag.	Aangevinkt/Niet aangevinkt. Parameter alleen beschikbaar als het workflow-type ”On user request” is.
Resource type	Parameter waarmee een lijst van resourcetypen wordt geconfigureerd die aan de doelen worden toegekend. De eerste beschikbare resource wordt automatisch toegekend. Als er geen resource beschikbaar is, mislukt de actie.	Lijst van resourcetypen. Alleen beschikbaar als het selectievakje ”Retrieve from form” niet is aangevinkt. Waarschuwing: ook al staat de interface het toevoegen van meerdere resourcetypen toe, er mag er beslist maar één worden opgegeven om de oplossing goed te laten werken.

Een notificatie configureren

De notificaties configureren betekent de e-mails bepalen die worden verstuurd, namelijk:

• de ontvanger of ontvangers
• het onderwerp
• de tekst van de e-mail
• Etc.

Configuratie van de ontvangers

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
To:	Parameter waarmee de lijst van ontvangers wordt geconfigureerd.	Keuze van de manier waarop de ontvanger wordt geconfigureerd. Email list List of persons SQL evaluation returning a list of persons. Als de optie ”SQL evaluation returning a list of persons” is geselecteerd: SQL evaluation: SQL-query, die trefwoorden kan bevatten en waarmee de personen worden opgehaald die de e-mail moeten ontvangen. Als de optie ”SQL evaluation returning a list of persons” of ”List of persons” is geselecteerd: Recipient email attribute(s): selectie van een of meer attributen waarvan de waarde uit de persoonsdossiers wordt opgehaald om het ontvangersveld te vullen. Om deze opties te gebruiken, moet in de dossiers van de personen die ontvanger van notificaties kunnen zijn, ten minste één e-mailattribuut zijn opgegeven. Om een attribuut als e-mailtype te configureren, maak een attribuut van het type tekenreeks aan en selecteer daarna in het deel ”Display format” het formaat ”Link display format” en vervolgens het prefix 'MAIL'.

Configuratie van de notificatie

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Available languages	Het is mogelijk notificaties in verschillende talen te versturen door het onderwerp en de tekst voor elke taal vast te leggen. De notificatie wordt verstuurd in de taal van de gebruiker zoals die in zijn taalattribuut is bepaald. Is die niet bepaald, dan wordt ze in de standaardtaal verstuurd.	Lijst van de talen die in cyberelements Identity zijn geconfigureerd.
Subject	Onderwerp van de e-mail. Deze parameter kan trefwoorden bevatten. Hij kan in elke ondersteunde taal worden opgesteld.	Tekenreeks die trefwoorden kan bevatten.
Cut the subject	Parameter waarmee de lengte van het onderwerp wordt beperkt door bij meerdere doelen alleen de waarden van de trefwoorden van het eerste doel weer te geven.	Ja (selectievakje aangevinkt). Nee (selectievakje niet aangevinkt).
Body	Parameter waarmee wordt opgegeven dat de tekst van de e-mail in HTML is. Parameter met vaste waarde.	Ja (altijd aangevinkt).
E-mail body	Parameter die de te versturen HTML-tekst bevat. Deze parameter gebruikt trefwoorden om vooral informatie over het doel of de doelen en over de aanvrager weer te geven. Hij kan in elke ondersteunde taal worden opgesteld.	Tekenreeks die trefwoorden kan bevatten. De trefwoorden moeten tussen accolades {} worden geplaatst om door de workflow-engine te worden geëvalueerd. De tekst van een e-mail kan meerdere sets accolades bevatten, die overeenkomen met afzonderlijke tekstgroepen die moeten worden geëvalueerd. Een set accolades wordt zo vaak geëvalueerd en gedupliceerd als de workflow doelen heeft. De tekenreeksen buiten de accolades worden als constanten beschouwd en worden slechts één keer in de resulterende e-mailtekst ingevoegd.

Optie ”Attach files”

Parameter	Description	Type en mogelijke waarden
Attach documents	Parameter waarmee wordt aangegeven dat er een of meer bijlagen bij de notificatie moeten worden gevoegd. De bijlagen kunnen rapporten van cyberelements Identity (csv, PDF) en/of bestanden bevatten die op de server of in het netwerk moeten worden gezocht.	Ja (selectievakje aangevinkt). Nee (selectievakje niet aangevinkt).
Report	Parameter waarmee het rapport of de rapporten worden geselecteerd die moeten worden bijgevoegd.	Zichtbaar als ”Attach files” is aangevinkt. Lijst van de rapporten die in cyberelements Identity beschikbaar zijn.
File	Parameter waarmee het bestand of de bestanden worden opgegeven die moeten worden bijgevoegd.	Zichtbaar als ”Attach files” is aangevinkt. Te selecteren bestand.

Validatie van een workflow vanuit een e-mail

Wanneer een workflow een validatiestap of -taak heeft, is het mogelijk in de notificatie een koppeling op te nemen die de validatie automatisch aanvaardt of weigert.

Raadpleeg de pagina Beheer van de trefwoorden in de workflows voor informatie over het gebruik van de trefwoorden.

Trefwoorden die zijn voorbehouden aan de tekst van de e-mail

Het gebruik van trefwoorden in de tekst van een e-mail is onderworpen aan een specifieke syntaxis die in de workflow-trefwoorden is bepaald.

Om e-mails te versturen, moet de SMTP-server zijn geconfigureerd in het menu Configuration / General / Preferences / Application Settings.

Opmerking: vermijd kopiëren en plakken in de tekst van de e-mail, omdat daardoor ongepaste HTML-tags kunnen worden meegenomen. Formules en trefwoorden kunnen dan verkeerd worden geïnterpreteerd.