Konfigurasjon av trinn, handlinger og oppgaver

En workflow består av ett eller flere trinn, som hvert består av én eller flere handlinger og/eller oppgaver.

Trinnene kjøres sekvensielt i workflowen, mens handlingene og oppgavene i samme trinn kjøres parallelt.

Konfigurere et trinn

Du kan opprette eller endre et trinn i en workflow når skjemaet for workflowen er åpnet i endringsmodus.

For å opprette et nytt trinn, rediger en workflow og klikk på knappen ”Step”.

For å endre et trinn, klikk på ikonet ”” under det ønskede trinnet.

For å slette et trinn, åpne trinnet i endringsmodus (se ovenfor) og klikk på knappen ”Delete”.

Parametere for et workflowtrinn

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Language of creation/modification	Legg ved behov til en oversettelse ved å klikke på ikonet .	Tegnstreng.
Name	Navnet på trinnet. Du kan tilpasse navnet med en verdi som er spesifikk for workflowinstansen, ved å legge inn et nøkkelord.	Obligatorisk. Tegnstreng som kan inneholde nøkkelord. I så fall må tegnstrengen ikke inneholde mellomrom eller spesialtegn. Eksempel på et navn med nøkkelord: Validate_Request_#TARGET#ATTRIBUTE#displayname#
Code	Identifikator for trinnet, som må være unik på tvers av alle trinn i alle maler.	Obligatorisk. Tegnstreng, uten mellomrom og uten spesialtegn.
Description	Beskrivelse av trinnet	Tegnstreng.
Escalation configuration	Parameter som angir om trinnet er et standardtrinn eller et eskaleringstrinn.	Yes/No. Standardverdi = No.
Position after step	Parameter som brukes til å plassere trinnene i forhold til hverandre (definerer rekkefølgen på trinnene).	Synlig fra opprettingen av det andre trinnet. Liste over eksisterende trinn.
Execution rules	Parameter som brukes til å angi betingelsene for å kjøre et trinn.	Always, Evaluation rule Eksempler: et trinn kan kjøres eller ikke, avhengig av: typen person som sender forespørselen, en rettighet som er forespurt i workflowen, statusen til et tidligere trinn, en forsinkelse i workflowen,
Query	Parameter som brukes til å definere en SQL-spørring for å kontrollere statusen til handlinger, trinn eller andre objekter som er tilgjengelige via et nøkkelord.	Synlig hvis ”Validation rule” = ”Evaluation rule”. Tegnstreng: SQL-spørring som brukes til å hente ut elementene som avgjør om et trinn kjøres eller ikke. Spørringen må returnere en boolsk verdi. Hvis verdien som returneres er 1, kjøres trinnet; ellers ikke.
Failure rule	Parameter som brukes til å angi betingelsene som gjør at trinnet feiler. Merk: feilregelen har forrang over valideringsregelen.	All actions failed, Evaluation rule determining whether the step fails, At least one action failed.
Query	Parameter som brukes til å definere en SQL-spørring for å kontrollere statusen til handlinger, trinn eller andre objekter som er tilgjengelige via et nøkkelord.	Synlig hvis ”Validation rule” = ”Evaluation rule determining whether the step fails.” Tegnstreng: SQL-spørring som brukes til å hente ut elementene som avgjør om et trinn får statusen ”Failed” eller ”Successful”. Spørringen må returnere en boolsk verdi. Hvis verdien som returneres er 1, får trinnet statusen ”Successful”; ellers statusen ”Validated”.
Validation rule	Parameter som brukes til å angi betingelsene som gjør at trinnet lykkes. Merk: feilregelen har forrang over valideringsregelen.	All actions must have been successful, Evaluation rule determining whether the step is successful, At least one action has been successful, The step is successful regardless of the results of the actions.
Query	Parameter som brukes til å definere en SQL-spørring for å kontrollere statusen til handlinger, trinn eller andre objekter som er tilgjengelige via et nøkkelord.	Synlig hvis ”Validation rule” = ”Evaluation rule determining whether the step is successful.” Tegnstreng: : SQL-spørring som brukes til å hente ut elementene som avgjør om et trinn får statusen ”Successful” eller ”Failed”. Spørringen må returnere en boolsk verdi. Hvis verdien som returneres er 1, får trinnet statusen ”Successful”; ellers statusen ”Failed”.

I hvert trinn må du definere minst én handling eller oppgave.

Konfigurere et eskaleringstrinn

Eskalering er et trinn som kjøres etter en viss periode med inaktivitet etter at workflowen er startet, etter at et trinn er begynt, eller etter at en handling er begynt.

Eksempel på eskalering:

Brukerne kan be om tilgangsrettigheter til applikasjonen MyApp. Denne workflowen krever et første valideringstrinn av den direkte lederen før rettigheten gis. Hvis den direkte lederen én uke etter forespørselen om rettigheten fremdeles ikke har validert forespørselen, utløser eskaleringstrinnet følgende:

• avbrytelsen av valideringstrinnet av den direkte lederen,
• sending av en varsling til den som har sendt forespørselen,
• sending av en valideringsforespørsel til den ansvarlige for applikasjonen MonApp.

Når eskaleringstrinnet er fullført med suksess, kjører workflowen det neste trinnet, tilordningen av rettigheten.

Et eskaleringstrinn kan ikke være det første trinnet i en workflow.

Konfigurasjonen av et eskaleringstrinn følger samme prosess som opprettingen av et trinn, med unntak av at du må sette alternativet ”Escalation configuration” til ”Yes”.

Lagre opprettingsskjemaet ved å klikke på knappen ”Save”.

Deretter må du opprette den ønskede eskaleringen. Klikk på knappen ”Escalation” for å gjøre det.

Parametere for eskaleringstrinnet:

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Escalation step	Trinnet som eskaleringen konfigureres på.	Liste over konfigurerte trinn der alternativet ”Escalation configuration” er merket av.
Object concerned	Typen objekt som tiden med inaktivitet regnes for, for å aktivere eskaleringstrinnet.	Workflow, Step, Action
Name of the object	Objektet som tiden med inaktivitet regnes for, for å aktivere eskaleringstrinnet, hvis det aktuelle objektet ikke er workflowen.	Liste over trinn og handlinger som allerede er konfigurert for denne workflowen.
Escalation timeout	Frist (i dager) mellom: starten av workflowen, trinnet eller handlingen, og starten av eskaleringstrinnet. Eskaleringstrinnet startes hvis fristen overskrides og det aktuelle objektet har statusen ”Active”.	Heltall (antall dager).
Block	Handlingen som utføres på workflowen, trinnet eller handlingen som er i gang, når tiden med inaktivitet overskrides og eskaleringstrinnet startes.	Do nothing: ingen innvirkning på workflowen, trinnet eller handlingen som er i gang. Workflow failure: statusen til workflowen settes til ”Failure”. Stage failure: statusen til det gjeldende trinnet settes til ”Failed”. Merk: avhengig av valideringsreglene for workflowen kan statusen til workflowen også endres til ”Failed”. Action failure: endrer statusen til handlingen som har overskredet tiden med inaktivitet, til ”Failed”. Merk: avhengig av valideringsreglene for trinnet som handlingen er knyttet til, kan statusen til trinnet også endres til ”Failed”, noe som i sin tur kan påvirke statusen til workflowen. Override the validation step or action: trinnet eller handlingen forbigås uten at de andre trinnene og handlingene feiler.

Etter at du har opprettet og konfigurert et eskaleringstrinn, kan du legge til oppgaver og/eller handlinger i det.

For å endre en eskalering avhenger tilgangen av objektet som eskaleringen er satt opp på:

For å endre en eskalering som er konfigurert på workflowen, klikk på ikonet ”” i eskaleringsinnstillingene i de generelle workflowinnstillingene.

For å endre en eskalering som er konfigurert på et trinn, klikk på ikonet ”” i eskaleringsinnstillingene for det aktuelle trinnet.

For å endre en eskalering som er konfigurert på en handling, klikk på ikonet ”” i eskaleringsinnstillingene for den aktuelle handlingen.

I alle tilfeller kan bare feltene ”Archiving delay” og ”Blocking” endres.

Konfigurere en oppgave

En workflow består av ett eller flere trinn, som hvert består av én eller flere handlinger og/eller oppgaver.

En oppgave er en manuell operasjon som krever at en bruker griper inn.

Så lenge en oppgave ikke er fullført, er workflowen blokkert og forblir ventende.

Det finnes flere ulike oppgavetyper:

• Generic,
• Validation,
• Manual provisioning,
• Manual deprovisioning.

For å opprette en ny oppgave, klikk på knappen ”Task”.

For å endre en oppgave, klikk på ikonet ”” under det ønskede trinnet.

For å slette en oppgave, åpne oppgaven i endringsmodus (se ovenfor) og klikk på knappen ”Delete”.

Parametere for en workflowoppgave

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Language of creation/modification	Legg ved behov til en oversettelse ved å klikke på .	Tegnstrenger.
Step concerned	Trinnet som oppgaven tilhører.	Liste over eksisterende trinn.
Name	Navnet på oppgaven.	Tegnstreng.
Code	ID-en til oppgaven, som må være unik blant alle oppgavene i alle workflowmaler.	Tegnstreng, uten mellomrom og uten spesialtegn.
Description	Beskrivelse av oppgaven.	Tegnstreng.
Task	Parameter som angir typen oppgave. Resten av dette skjemaet tilpasses den valgte oppgaven.	Generic, Validation, Assigning resource(s), Manual provisioning, Manual deprovisioning.
Send e-mail	Parameter som gjør det mulig å konfigurere varslingen som skal sendes.	Merket/ikke merket.
Notification	For å konfigurere en varslingshandling, klikk på .	Synlig hvis ”Send email” er merket av. Se kapittelet Konfigurere en varsling.
Authorize the transfer	Legger et felt ”Transfer action to” til valideringsskjemaet i hver workflowinstans. Validereren kan da velge en person som valideringshandlingen eller -oppgaven skal overføres til. Oppgaven vises da ikke lenger i listen hans, og han kan ikke validere den.	Yes/No.
Actor(s)	Metoden for å velge personene som skal validere eller avslå oppgaven.	A list of identities: discretionary selection of persons, A list of identities returned by an SQL evaluation.
Selection	Listen som følger av utvalget av personer som er gjort under konfigurasjonen.	Synlig hvis ”Actor(s)” = ”A list of persons”. Liste over personer som skal velges.
Query	Parameter som gjør det mulig å angi en SQL-spørring for å filtrere de ønskede personene.	Synlig hvis ”Actor(s)” = ”A list of persons returned by an SQL evaluation.” Tegnstreng: SQL-spørring som brukes til å filtrere de ønskede personene.
Execution rule	Parameter som brukes til å angi betingelsene for å kjøre en oppgave. En oppgave kan for eksempel kjøres eller ikke, avhengig av: typen person som sender forespørselen, en rettighet som er forespurt i workflowen, statusen til et tidligere trinn, en forsinkelse i workflowen, ...	Always, Evaluation rule.
Query	Parameter som brukes til å definere en SQL-spørring for å kontrollere statusen til handlinger, trinn eller andre objekter som er tilgjengelige via et nøkkelord.	Synlig hvis ”Execution rule” = ”Evaluation rule”. Tegnstreng: SQL-spørring som brukes til å hente ut elementene som avgjør om en oppgave kjøres eller ikke. Spørringen må returnere en boolsk verdi. Hvis verdien som returneres er 1, kjøres oppgaven; ellers ikke.
Message	Fritt felt som gjør det mulig å angi en melding som skal vises i brukergrensesnittet til workflowen.	Tegnstreng som kan inneholde nøkkelord. Eksempel: Valider opprettingen av tjenesteleverandøren: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Parametere som er spesifikke for den generiske oppgaven

En generisk oppgave gjør det bare mulig å bekrefte eller avslå at en operasjon utføres. Den har ingen særskilte parametere.

Bekreftelsen av at oppgaven er utført, gjelder alle mottakerne (målene).

Parametere som er spesifikke for en valideringsoppgave

Valideringsoppgaven gjør det mulig for en administrator å validere eller avslå en forespørsel om rettigheter eller om endring av attributter.

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Answers	Svar og handling som validereren kan utføre. Avhengig av alternativene som er merket av i svaret, blir valideringsskjemaet ulikt i workflowinstansene.	Accept: viser en knapp ”Validate” i valideringsskjemaet (obligatorisk alternativ). Deny: viser en knapp ”Deny” i valideringsskjemaet (obligatorisk alternativ). Change dates: gjør det mulig for validereren å endre start- og sluttdatoen for en rettighet som en bruker har forespurt. Dette alternativet gjelder bare for en workflow ”User request” av typen ”Right request”. Change rights: gjør det mulig for validereren å fjerne rettigheter fra listen som en bruker har forespurt. Dette alternativet gjelder bare for en workflow ”User request” av typen ”Right request”. Replay workflow: hvis validereren endrer forespørselen, startes workflowen på nytt og alle trinn kjøres om igjen. Dette alternativet er nyttig når det finnes flere valideringshandlinger. Hvis en validerer for eksempel endrer datoen, et attributt eller en rettighet, sendes forespørselen på nytt til alle validererne. Display the request: gjør det mulig å vise skjemaet slik den som sendte forespørselen fylte det ut, på valideringssidene, altså i handlinger av typen validering. Change the target identities of the workflow: gjør det mulig for validereren å slette verdier fra listen over mål før forespørselen valideres. Forespørselen avslås for de slettede identitetene, men valideres for de øvrige. Change settings: validereren av forespørselen kan endre listen over forespurte innstillinger og tilleggsfeltene før oppgaven utføres.

Parametere som er spesifikke for en oppgave som tilordner ressurser

En oppgave for tilordning av ressurser brukes i en workflow for forespørsel om ressurser eller i en hendelsesbasert workflow. Den gjør det mulig for operatøren å tilordne eller opprette en ressurs for målet eller målene direkte i grensesnittet til workflowen, uten å gå via identitetsoppføringene.

Eventuelle tillatelser i administrasjonsprofilen til operatøren gjelder ikke: han kan tilordne eller opprette ressursene i samsvar med innstillingene i workflowen.

Merk: en oppgave for tilordning av ressurser må følges av et trinn med en handling for tilordning av ressurser, ellers blir ressursen ikke tilknyttet målet.

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Answers	Alternativer i skjemaet for tilordning av ressurser.	Creating a new resource: gjør det mulig for operatøren å opprette en ny ressurs i stedet for å velge en ressurs fra en liste for å knytte den til et av målene. Denne ressursen er midlertidig og opprettes først når tilordningsskjemaet bekreftes, forutsatt at den er tilordnet. Validation of the task even if not all targets have a resource: hvis alternativet er merket av, kan operatøren tilordne ressurser til bare noen av målene; hvis det ikke er merket av, kan operatøren ikke bekrefte tilordningsskjemaet før ressurser er tilordnet hvert mål.
Resource type	Gjør det mulig å velge typene ressurser som skal tilordnes.	Ressurstypen som skal velges. Advarsel: selv om grensesnittet tillater at flere ressurstyper legges til, er det helt nødvendig å angi bare én for at løsningen skal fungere riktig.

Parametere som er spesifikke for oppgavene manuell provisjonering og manuell deprovisjonering

En oppgave for manuell provisjonering brukes i en workflow for forespørsel om provisjonering eller i en hendelsesbasert workflow. Denne typen provisjonering brukes når automatisk provisjonering via en konnektor ikke er mulig, men du likevel vil følge den faktiske opprettingen av kontoer og autorisasjoner i repositoryet til applikasjonen.

Den viser operatøren hvilke rettigheter og kontoer som skal opprettes eller gis til én eller flere brukere. Når operatøren har utført operasjonene på kontoene i repositoryet, bekrefter han opprettingen eller tilordningen av rettighetene i workflowskjemaet i Systancia Identity. Provisjoneringsstatusene for de enkelte rettighetene oppdateres deretter i Systancia Identity (endring fra rødt til grønt), uten at det kreves noen ytterligere handling.

Den teoretiske kontoen opprettes av provisjoneringsoppgaven hvis den ennå ikke finnes når oppgaven kjøres.

Oppgaven manuell deprovisjonering oppdaterer provisjoneringsstatusen for rettigheten (endring fra grønt til rødt).

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Execute the task for all actors	Alternativ som samler oppgaven i én enkelt forespørsel selv om det finnes flere aktører, eller som oppretter så mange instanser av oppgaven som det finnes aktører.	Merket/ikke merket. Hvis avmerkingsboksen er merket, opprettes det en instans av oppgaven for hver aktør, det vil si at hver aktør må validere sin egen oppgave. Hvis avmerkingsboksen ikke er merket, opprettes det bare én instans av oppgaven for alle aktørene, det vil si at én enkelt validering er nok til å validere oppgaven.
Retrieve from events	Gjelder for workflower ”Rights Request”. Oppgaven for manuell provisjonering provisjonerer bare rettighetene som er forespurt i skjemaet for forespørsel om rettigheter OG som har provisjoneringstypen ”Manual” i repositoryet.	Merket/ikke merket. Hvis avmerkingsboksen ikke er merket, må feltet ”Right” fylles ut med listen over rettigheter som kan tilordnes i skjemaet for oppgaven. Hvis avmerkingsboksen er merket, kan alle rettighetene som er forespurt i skjemaet for forespørsel om manuell provisjonering, tilordnes i skjemaet for oppgaven.
Right	Liste over rettigheter som kan provisjoneres eller deprovisjoneres manuelt i valideringsskjemaet for oppgaven.	Synlig hvis alternativet ”Retrieve from events” ikke er merket av. Liste over rettigheter.

Konfigurere en handling

En workflow består av ett eller flere trinn, som hvert består av én eller flere handlinger og/eller oppgaver.

En oppgave er en operasjon som utføres automatisk uten manuelt inngrep fra en bruker.

Det finnes flere ulike handlingstyper:

• Sending a notification,
• Running an external process,
• Updating person information,
• Adding rights,
• Removing rights,
• Deleting a person.

For å opprette en ny handling, klikk på knappen ”Action”.

For å endre en handling, klikk på ikonet ”” under den ønskede handlingen.

For å slette en handling, åpne den i endringsmodus (se ovenfor) og klikk deretter på knappen ”Delete”.

Parametere for en workflowhandling

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Language of creation/modification	Legg ved behov til en oversettelse ved å klikke på .	Tegnstrenger.
Step concerned	Trinnet som handlingen tilhører.	Liste over eksisterende trinn.
Name	Navnet på handlingen.	Tegnstreng.
Code	ID-en til handlingen, som må være unik blant alle handlingene i alle workflowmaler.	Tegnstreng, uten mellomrom og uten spesialtegn.
Description	Beskrivelse av handlingen.	Tegnstreng.
Action	Parameter som angir typen handling. Resten av dette skjemaet tilpasses den valgte handlingen.	Sending a notification, Executing process, Updating person information, Adding rights, Removing right(s), Removing person, Adding resource(s), Web service.
Execution rule	Parameter som brukes til å angi betingelsene for å kjøre handlingen. En oppgave kan for eksempel kjøres eller ikke, avhengig av: typen person som sender forespørselen, en rettighet som er forespurt i workflowen, statusen til et tidligere trinn, en forsinkelse i workflowen, etc.	Always, Evaluation rule.
Query	Parameter som brukes til å definere en SQL-spørring for å kontrollere statusen til handlinger, trinn eller andre objekter som er tilgjengelige via et nøkkelord.	Synlig hvis ”Execution rule” = ”Evaluation rule”. Tegnstreng: SQL-spørring som brukes til å hente ut elementene som avgjør om en handling kjøres eller ikke. Spørringen må returnere en boolsk verdi. Hvis verdien som returneres er 1, kjøres handlingen; ellers ikke.
Message	Fritt felt som gjør det mulig å angi en melding som skal vises i brukergrensesnittet til workflowen.	Tegnstreng som kan inneholde nøkkelord. Eksempel: Valider opprettingen av tjenesteleverandøren: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Parametere for handlingen ”Send notification”

For å konfigurere en varslingshandling, klikk på ikonet ””. Se avsnittet Konfigurere en varsling.

Parametere for handlingen ”Process execution”

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Name of the process	Parameter som gjør det mulig å angi banen til prosessen som skal kjøres.	Tegnstreng. Eksempel: C:\Program Files (x86)\Avencis\HPP\hppruncli.exe
Arguments of the process	Parameter som gjør det mulig å angi argumentene som skal sendes til prosessen som skal kjøres.	Tegnstreng som kan inneholde nøkkelord. Eksempel: -sec seq-AD -o #target#attribute#uid#
Send e-mail	Parameter som gjør det mulig å angi om en varsling skal sendes hvis prosessen feiler.	Merket/ikke merket.
Notification	For å konfigurere en varsling, klikk på ikonet ””.	Synlig hvis ”Send email” er merket av. Se avsnittet Konfigurere en varsling.

Parametere for handlingen ”Update person information”

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Delete empty attribute values	Sletter attributtverdiene i oppføringen til målpersonen som det ikke er angitt noen verdier for i workflowskjemaet.	Merket/ikke merket. Denne innstillingen kan bare brukes hvis det bare finnes én målperson.
Retrieve from the form	Gjør det mulig å angi om attributtene som skal tilordnes målene, kommer fra det brukeren har skrevet inn, innenfor rammen av en workflow på brukerforespørsel.	Merket/ikke merket. Denne innstillingen kan bare brukes hvis workflowtypen er ”On user request”.
Attribute selection	Parameter som gjør det mulig å konfigurere en liste over attributter og verdiene deres som skal oppdateres når handlingen kjøres.	Liste over attributter.

Parametere for handlingene ”Add rights” og ”Remove rights”

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Retrieve from the form	Gjør det mulig å angi om rettighetene som skal tilordnes målene, kommer fra det brukeren har skrevet inn, innenfor rammen av en workflow på brukerforespørsel.	Merket/ikke merket. Innstilling som bare er tilgjengelig hvis workflowtypen er ”On user request”.
Right	Parameter som brukes til å konfigurere en liste over rettigheter som skal legges til eller fjernes for målene for handlingen.	Liste over rettigheter.

Parametere for handlingen ”Delete person”

Handlingen for å slette en person har ingen særskilte parametere. Den sletter bare personen som workflowen ble utløst for.

Denne handlingen brukes med en workflow med ”forsinket utløsning”, som for eksempel utløses ut fra sluttdatoen sin.

Parametere for handlingen ”Add resource(s)”

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Retrieve from the form	Gjør det mulig å angi om ressurstypene som skal tilordnes målene, kommer fra det brukeren har skrevet inn i en workflow på brukerforespørsel.	Merket/ikke merket. Innstilling som bare er tilgjengelig hvis workflowtypen er ”On user request”.
Resource type	Parameter for å konfigurere en liste over ressurstyper som skal tilordnes målene. Den første tilgjengelige ressursen tilordnes automatisk. Hvis ingen ressurs er tilgjengelig, feiler handlingen.	Liste over ressurstyper. Bare tilgjengelig hvis avmerkingsboksen ”Retrieve from form” ikke er merket. Advarsel: selv om grensesnittet tillater at flere ressurstyper legges til, er det helt nødvendig å angi bare én for at løsningen skal fungere riktig.

Konfigurere en varsling

Å konfigurere varslingene betyr å definere e-postene som skal sendes, nemlig:

• mottakeren eller mottakerne
• emnet
• teksten i e-posten
• Etc.

Konfigurasjon av mottakerne

Parameter	Description	Type og mulige verdier
To:	Parameter som gjør det mulig å konfigurere listen over mottakere.	Valg av måten mottakeren konfigureres på. Email list List of persons SQL evaluation returning a list of persons. Hvis alternativet ”SQL evaluation returning a list of persons” er valgt: SQL evaluation: SQL-spørring, som kan inneholde nøkkelord, og som brukes til å hente ut personene som skal motta e-posten. Hvis alternativet ”SQL evaluation returning a list of persons” eller ”List of persons” er valgt: Recipient email attribute(s): valg av ett eller flere attributter der verdien hentes fra personoppføringene for å fylle mottakerfeltet. For å bruke disse alternativene må minst ett e-postattributt være angitt i oppføringene til personene som kan være mottakere av varslinger. For å konfigurere et attributt som e-posttype, opprett et attributt av typen tegnstreng, og velg deretter i seksjonen ”Display format” formatet ”Link display format” og så prefikset 'MAIL'.

Konfigurasjon av varslingen

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Available languages	Det er mulig å sende varslinger på ulike språk ved å lagre emnet og teksten for hvert språk. Varslingen sendes på språket til brukeren, slik det er definert i språkattributtet hans. Hvis dette ikke er definert, sendes den på standardspråket.	Liste over språkene som er konfigurert i cyberelements Identity.
Subject	Emnet i e-posten. Denne parameteren kan inneholde nøkkelord. Den kan skrives på alle støttede språk.	Tegnstreng som kan inneholde nøkkelord.
Cut the subject	Parameter som gjør det mulig å begrense lengden på emnet ved bare å vise verdiene av nøkkelordene for det første målet når det finnes flere mål.	Ja (boksen er merket). Nei (boksen er ikke merket).
Body	Parameter som gjør det mulig å angi at teksten i e-posten er i HTML. Parameter med fast verdi.	Yes (always checked).
E-mail body	Parameter som inneholder HTML-teksten som skal sendes. Denne parameteren bruker nøkkelord for hovedsakelig å vise informasjon om målet eller målene og om den som sendte forespørselen. Den kan skrives på alle støttede språk.	Tegnstreng som kan inneholde nøkkelord. Nøkkelordene må settes i krøllparenteser {} for at workflowmotoren skal evaluere dem. Teksten i en e-post kan inneholde flere sett med krøllparenteser som svarer til ulike tekstgrupper som skal evalueres. Et sett med krøllparenteser evalueres og dupliseres like mange ganger som workflowen har mål. Tegnstrengene utenfor krøllparentesene regnes som konstanter og settes bare én gang inn i e-postteksten som blir resultatet.

Alternativet ”Attach files”

Parameter	Description	Type og mulige verdier
Attach documents	Parameter som brukes til å angi at ett eller flere vedlegg skal følge med varslingen. Vedleggene kan inneholde rapporter fra cyberelements Identity (csv, PDF) og/eller filer som skal søkes opp på serveren eller i nettverket.	Ja (avmerkingsboksen er merket). Nei (avmerkingsboksen er ikke merket).
Report	Parameter som gjør det mulig å velge rapporten eller rapportene som skal legges ved.	Synlig hvis ”Attach files” er merket av. Liste over rapportene som er tilgjengelige i cyberelements Identity.
File	Parameter som gjør det mulig å angi filen eller filene som skal legges ved.	Synlig hvis ”Attach files” er merket av. Filen som skal velges.

Validering av en workflow fra en e-post

Når en workflow har et valideringstrinn eller en valideringsoppgave, er det mulig å legge inn en lenke i varslingen som automatisk godtar eller avslår valideringen.

Se siden Administrasjon av nøkkelord i workflower for informasjon om bruk av nøkkelord.

Nøkkelord som er reservert for teksten i e-posten

Bruken av nøkkelord i teksten i en e-post er underlagt en særskilt syntaks som er definert i workflownøkkelordene.

For å sende e-post må SMTP-serveren være konfigurert i menyen Configuration / General / Preferences / Application Settings.

Merk: unngå kopiering og innliming i teksten i e-posten, ettersom det kan føre inn upassende HTML-tagger. Formler og nøkkelord kan da bli feiltolket.