Vaiheiden, toimintojen ja tehtävien määritys

Workflow koostuu yhdestä tai useammasta vaiheesta, joista kukin koostuu yhdestä tai useammasta toiminnosta ja/tai tehtävästä.

Vaiheet suoritetaan workflow'ssa peräkkäin, kun taas saman vaiheen toiminnot ja tehtävät suoritetaan rinnakkain.

Vaiheen määrittäminen

Voit luoda tai muuttaa workflow'n vaihetta, kun workflow'n lomake on avattu muokkaustilassa.

Luo uusi vaihe muokkaamalla workflow'ta ja napsauttamalla painiketta ”Step”.

Muuta vaihetta napsauttamalla kuvaketta ””, joka on halutun vaiheen alapuolella.

Poista vaihe avaamalla vaihe muokkaustilassa (katso edellä) ja napsauttamalla painiketta ”Delete”.

Workflow-vaiheen parametrit

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Language of creation/modification	Lisää tarvittaessa käännös napsauttamalla kuvaketta .	Merkkijono.
Name	Vaiheen nimi. Voit mukauttaa nimen workflow-instanssille ominaisella arvolla lisäämällä avainsanan.	Pakollinen. Merkkijono, joka voi sisältää avainsanoja. Tässä tapauksessa merkkijono ei saa sisältää välilyöntejä eikä erikoismerkkejä. Esimerkki nimestä, jossa on avainsana: Validate_Request_#TARGET#ATTRIBUTE#displayname#
Code	Vaiheen tunniste, jonka on oltava yksilöllinen kaikkien mallien kaikissa vaiheissa.	Pakollinen. Merkkijono, ilman välilyöntejä ja erikoismerkkejä.
Description	Vaiheen kuvaus	Merkkijono.
Escalation configuration	Parametri, joka ilmoittaa, onko vaihe vakiovaihe vai eskalaatiovaihe.	Yes/No. Oletusarvo = No.
Position after step	Parametri, jolla vaiheet asetetaan järjestykseen toistensa suhteen (määrittää vaiheiden järjestyksen).	Näkyvissä toisen vaiheen luonnista alkaen. Luettelo olemassa olevista vaiheista.
Execution rules	Parametri, jolla määritetään vaiheen suoritusehdot.	Always, Evaluation rule Esimerkkejä: vaihe voitaisiin suorittaa tai jättää suorittamatta seuraavien mukaan: pyynnön tekevän henkilön tyyppi, workflow'ssa pyydetty oikeus, edeltävän vaiheen tila, viive workflow'ssa,
Query	Parametri, jolla määritetään SQL-kysely toimintojen, vaiheiden tai minkä tahansa muun avainsanalla saavutettavan kohteen tilan tarkistamiseksi.	Näkyvissä, jos ”Validation rule” = ”Evaluation rule”. Merkkijono: SQL-kysely, jolla poimitaan ne elementit, jotka ratkaisevat, suoritetaanko vaihe vai ei. Kyselyn on palautettava totuusarvo. Jos palautettu arvo on 1, vaihe suoritetaan; muussa tapauksessa ei.
Failure rule	Parametri, jolla ilmoitetaan ehdot, joiden vuoksi vaihe epäonnistuu. Huomaa: epäonnistumissääntö on etusijalla validointisääntöön nähden.	All actions failed, Evaluation rule determining whether the step fails, At least one action failed.
Query	Parametri, jolla määritetään SQL-kysely toimintojen, vaiheiden tai minkä tahansa muun avainsanalla saavutettavan kohteen tilan tarkistamiseksi.	Näkyvissä, jos ”Validation rule” = ”Evaluation rule determining whether the step fails.” Merkkijono: SQL-kysely, jolla poimitaan ne elementit, jotka ratkaisevat, onko vaihe tilassa ”Failed” vai ”Successful”. Kyselyn on palautettava totuusarvo. Jos palautettu arvo on 1, vaihe on tilassa ”Successful”; muussa tapauksessa se on tilassa ”Validated”.
Validation rule	Parametri, jolla ilmoitetaan ehdot, joiden vallitessa vaihe onnistuu. Huomaa: epäonnistumissääntö on etusijalla validointisääntöön nähden.	All actions must have been successful, Evaluation rule determining whether the step is successful, At least one action has been successful, The step is successful regardless of the results of the actions.
Query	Parametri, jolla määritetään SQL-kysely toimintojen, vaiheiden tai minkä tahansa muun avainsanalla saavutettavan kohteen tilan tarkistamiseksi.	Näkyvissä, jos ”Validation rule” = ”Evaluation rule determining whether the step is successful.” Merkkijono: SQL-kysely, jolla poimitaan ne elementit, jotka ratkaisevat, onko vaihe tilassa ”Successful” vai ”Failed”. Kyselyn on palautettava totuusarvo. Jos palautettu arvo on 1, vaihe on tilassa ”Successful”; muussa tapauksessa se on tilassa ”Failed”.

Jokaisessa vaiheessa on määritettävä vähintään yksi toiminto tai tehtävä.

Eskalaatiovaiheen määrittäminen

Eskalaatio on vaihe, joka suoritetaan tietyn toimettomuusajan jälkeen workflow'n käynnistymisestä, vaiheen alkamisesta tai toiminnon alkamisesta.

Esimerkki eskalaatiosta:

Käyttäjät voivat pyytää pääsyoikeuksia MyApp-sovellukseen. Tämä workflow vaatii ensin suoran esimiehen tekemän validointivaiheen, ennen kuin oikeus myönnetään. Jos suora esimies ei ole viikko oikeuspyynnön jälkeen vieläkään validoinut pyyntöä, eskalaatiovaihe käynnistää seuraavat:

• suoran esimiehen validointivaiheen peruutuksen,
• ilmoituksen lähettämisen pyytäjälle,
• validointipyynnön lähettämisen MonApp-sovelluksen vastuuhenkilölle.

Kun eskalaatiovaihe on onnistuneesti päättynyt, workflow suorittaa seuraavan vaiheen, oikeuden antamisen.

Eskalaatiovaihe ei voi olla workflow'n ensimmäinen vaihe.

Eskalaatiovaiheen määritys noudattaa samaa kulkua kuin vaiheen luonti, paitsi että vaihtoehto ”Escalation configuration” on asetettava arvoon ”Yes”.

Tallenna luontilomake napsauttamalla painiketta ”Save”.

Sen jälkeen sinun on luotava haluttu eskalaatio. Napsauta tätä varten painiketta ”Escalation”.

Eskalaatiovaiheen parametrit:

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Escalation step	Vaihe, jolle eskalaatio määritetään.	Luettelo määritetyistä vaiheista, joille vaihtoehto ”Escalation configuration” on valittu.
Object concerned	Sen kohteen tyyppi, jonka toimettomuusaika otetaan huomioon eskalaatiovaiheen aktivoimiseksi.	Workflow, Step, Action
Name of the object	Kohde, jonka toimettomuusaika otetaan huomioon eskalaatiovaiheen aktivoimiseksi, jos kyseessä oleva kohde ei ole workflow.	Luettelo tälle workflow'lle jo määritetyistä vaiheista ja toiminnoista.
Escalation timeout	Aika (päivinä) seuraavien välillä: workflow'n, vaiheen tai toiminnon alkaminen, ja eskalaatiovaiheen alkaminen. Eskalaatiovaihe käynnistetään, jos aika ylittyy ja kyseessä olevan kohteen tila on ”Active”.	Kokonaisluku (päivien lukumäärä).
Block	Toiminto, joka kohdistetaan käynnissä olevaan workflow'hon, vaiheeseen tai toimintoon, kun toimettomuusaika ylittyy ja eskalaatiovaihe käynnistetään.	Do nothing: ei vaikutusta käynnissä olevaan workflow'hon, vaiheeseen tai toimintoon. Workflow failure: workflow'n tila vaihtuu arvoon ”Failure”. Stage failure: käynnissä olevan vaiheen tila vaihtuu arvoon ”Failed”. Huomaa: workflow'n validointisääntöjen mukaan myös workflow'n tila voi vaihtua arvoon ”Failed”. Action failure: vaihtaa sen toiminnon tilan, jonka toimettomuusaika on ylittynyt, arvoon ”Failed”. Huomaa: sen vaiheen validointisääntöjen mukaan, johon toiminto on liitetty, myös vaiheen tila voi vaihtua arvoon ”Failed”, mikä voi vaikuttaa myös workflow'n tilaan. Override the validation step or action: vaihe tai toiminto ohitetaan ilman, että muut vaiheet ja toiminnot epäonnistuvat.

Eskalaatiovaiheen luomisen ja määrittämisen jälkeen voit lisätä siihen tehtäviä ja/tai toimintoja.

Eskalaation muuttamisessa pääsy riippuu siitä kohteesta, jolle eskalaatio on asetettu:

Muuta workflow'lle määritettyä eskalaatiota napsauttamalla kuvaketta ””, joka on workflow'n yleisten parametrien eskalaatioasetuksissa.

Muuta vaiheelle määritettyä eskalaatiota napsauttamalla kuvaketta ””, joka on kyseisen vaiheen eskalaatioasetuksissa.

Muuta toiminnolle määritettyä eskalaatiota napsauttamalla kuvaketta ””, joka on kyseisen toiminnon eskalaatioasetuksissa.

Kaikissa tapauksissa vain kenttiä ”Archiving delay” ja ”Blocking” voi muuttaa.

Tehtävän määrittäminen

Workflow koostuu yhdestä tai useammasta vaiheesta, joista kukin koostuu yhdestä tai useammasta toiminnosta ja/tai tehtävästä.

Tehtävä on manuaalinen toimenpide, joka vaatii käyttäjän puuttumista asiaan.

Niin kauan kuin tehtävää ei ole suoritettu, workflow on estetty ja jää odottamaan.

Tehtävätyyppejä on useita:

• Generic,
• Validation,
• Manual provisioning,
• Manual deprovisioning.

Luo uusi tehtävä napsauttamalla painiketta ”Task”.

Muuta tehtävää napsauttamalla kuvaketta ””, joka on halutun vaiheen alapuolella.

Poista tehtävä avaamalla tehtävä muokkaustilassa (katso edellä) ja napsauttamalla painiketta ”Delete”.

Workflow-tehtävän parametrit

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Language of creation/modification	Lisää tarvittaessa käännös napsauttamalla .	Merkkijonot.
Step concerned	Vaihe, johon tehtävä kuuluu.	Luettelo olemassa olevista vaiheista.
Name	Tehtävän nimi.	Merkkijono.
Code	Tehtävän tunniste, jonka on oltava yksilöllinen kaikkien workflow-mallien kaikissa tehtävissä.	Merkkijono ilman välilyöntejä ja erikoismerkkejä.
Description	Tehtävän kuvaus.	Merkkijono.
Task	Parametri, joka ilmoittaa tehtävän tyypin. Tämän lomakkeen loppuosa mukautuu valitun tehtävän mukaan.	Generic, Validation, Assigning resource(s), Manual provisioning, Manual deprovisioning.
Send e-mail	Parametri, jolla määritetään lähetettävä ilmoitus.	Valittu/ei valittu.
Notification	Määritä ilmoitustoiminto napsauttamalla .	Näkyvissä, jos ”Send email” on valittuna. Katso luku Ilmoituksen määrittäminen.
Authorize the transfer	Lisää jokaisen workflow-instanssin validointilomakkeeseen kentän ”Transfer action to”. Validoija voi tällöin valita henkilön, jolle hän siirtää validointitoiminnon tai -tehtävän. Tehtävä ei enää näy hänen luettelossaan eikä hän voi enää validoida sitä.	Yes/No.
Actor(s)	Menettely, jolla valitaan henkilöt, joiden on validoitava tehtävä tai hylättävä se.	A list of identities: discretionary selection of persons, A list of identities returned by an SQL evaluation.
Selection	Luettelo, joka syntyy määrityksen aikana tehdystä henkilöiden valinnasta.	Näkyvissä, jos ”Actor(s)” = ”A list of persons”. Luettelo valittavista henkilöistä.
Query	Parametri, jolla annetaan SQL-kysely haluttujen henkilöiden suodattamiseksi.	Näkyvissä, jos ”Actor(s)” = ”A list of persons returned by an SQL evaluation.” Merkkijono: SQL-kysely, jolla suodatetaan halutut henkilöt.
Execution rule	Parametri, jolla määritetään tehtävän suoritusehdot. Tehtävä voitaisiin esimerkiksi suorittaa tai jättää suorittamatta seuraavien mukaan: pyynnön tekevän henkilön tyyppi, workflow'ssa pyydetty oikeus, edeltävän vaiheen tila, viive workflow'ssa, ...	Always, Evaluation rule.
Query	Parametri, jolla määritetään SQL-kysely toimintojen, vaiheiden tai minkä tahansa muun avainsanalla saavutettavan kohteen tilan tarkistamiseksi.	Näkyvissä, jos ”Execution rule” = ”Evaluation rule”. Merkkijono: SQL-kysely, jolla poimitaan ne elementit, jotka ratkaisevat, suoritetaanko tehtävä vai ei. Kyselyn on palautettava totuusarvo. Jos palautettu arvo on 1, tehtävä suoritetaan; muussa tapauksessa ei.
Message	Vapaa kenttä, jolla määritetään viesti, joka näytetään workflow'n käyttöliittymässä.	Merkkijono, joka voi sisältää avainsanoja. Esimerkki: Validoi palveluntarjoajan luonti: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Geneeriselle tehtävälle ominaiset parametrit

Geneerinen tehtävä mahdollistaa vain toimenpiteen suorituksen vahvistamisen tai hylkäämisen. Sillä ei ole erityisiä parametreja.

Tehtävän suorituksen vahvistus koskee kaikkia vastaanottajia (kohteita).

Validointitehtävälle ominaiset parametrit

Validointitehtävä mahdollistaa sen, että ylläpitäjä voi validoida oikeuspyynnön tai attribuuttien muutospyynnön tai hylätä sen.

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Answers	Vastaus ja toiminto, jonka validoija voi suorittaa. Vastauksessa valittujen vaihtoehtojen mukaan validointilomake on workflow-instansseissa erilainen.	Accept: näyttää validointilomakkeessa painikkeen ”Validate” (pakollinen vaihtoehto). Deny: näyttää validointilomakkeessa painikkeen ”Deny” (pakollinen vaihtoehto). Change dates: mahdollistaa sen, että validoija voi muuttaa käyttäjän pyytämän oikeuden alkamis- ja päättymispäivää. Tämä vaihtoehto on voimassa vain tyypin ”Right request” workflow'ssa ”User request”. Change rights: mahdollistaa sen, että validoija voi poistaa oikeuksia käyttäjän pyytämästä luettelosta. Tämä vaihtoehto on voimassa vain tyypin ”Right request” workflow'ssa ”User request”. Replay workflow: jos validoija muuttaa pyyntöä, workflow käynnistetään uudelleen ja kaikki vaiheet suoritetaan uudelleen. Tämä vaihtoehto on hyödyllinen, kun validointitoimintoja on useita. Jos validoija esimerkiksi muuttaa päivämäärää, attribuuttia tai oikeutta, pyyntö lähetetään uudelleen kaikille validoijille. Display the request: mahdollistaa lomakkeen näyttämisen sellaisena kuin pyytäjä on sen täyttänyt, nimittäin validointisivuilla eli validointityyppisissä toiminnoissa. Change the target identities of the workflow: mahdollistaa sen, että validoija voi poistaa arvoja kohteiden luettelosta ennen pyynnön validointia. Pyyntö hylätään poistettujen identiteettien osalta mutta validoidaan muiden osalta. Change settings: pyynnön validoija voi muuttaa pyydettyjen parametrien luetteloa ja lisäkenttiä ennen tehtävän suorittamista.

Resurssien antamistehtävälle ominaiset parametrit

Resurssien antamistehtävää käytetään resurssipyynnön workflow'ssa tai tapahtumapohjaisessa workflow'ssa. Sen avulla käsittelijä voi antaa tai luoda resurssin kohteelle tai kohteille suoraan workflow'n käyttöliittymässä käymättä identiteettitietueiden kautta.

Käsittelijän hallintaprofiilin mahdolliset käyttöoikeudet eivät tässä päde: hän voi antaa tai luoda resursseja workflow'n asetusten mukaisesti.

Huomaa: resurssien antamistehtävää on seurattava vaihe, jossa on resurssien antamistoiminto, muuten resurssia ei liitetä kohteeseen.

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Answers	Resurssien antamislomakkeen vaihtoehdot.	Creating a new resource: mahdollistaa sen, että käsittelijä voi luoda uuden resurssin sen sijaan, että valitsisi resurssin luettelosta liittääkseen sen johonkin kohteeseen. Tämä resurssi on väliaikainen ja se luodaan vasta antamislomakkeen vahvistamisen yhteydessä, jos se on annettu. Validation of the task even if not all targets have a resource: jos vaihtoehto on valittuna, käsittelijä voi antaa resursseja vain osalle kohteista; jos sitä ei ole valittu, hän voi vahvistaa antamislomakkeen vain, kun jokaiselle kohteelle on annettu resurssit.
Resource type	Mahdollistaa annettavien resurssityyppien valinnan.	Valittava resurssityyppi. Varoitus: vaikka käyttöliittymä sallii useiden resurssityyppien lisäämisen, on ehdottomasti annettava vain yksi, jotta ratkaisu toimii oikein.

Manuaalisen provisioinnin ja manuaalisen deprovisioinnin tehtäville ominaiset parametrit

Manuaalisen provisioinnin tehtävää käytetään provisiointipyynnön workflow'ssa tai tapahtumapohjaisessa workflow'ssa. Tätä provisiointitapaa käytetään, kun automaattinen provisiointi liittimen kautta ei ole mahdollista, mutta tilien ja valtuutusten todellista luontia sovelluksen repository'ssä halutaan silti seurata.

Se osoittaa käsittelijälle, mitkä oikeudet ja tilit hänen on luotava tai annettava yhdelle tai useammalle käyttäjälle. Kun hän on tehnyt toimenpiteet tileille repository'ssä, hän vahvistaa oikeuksien luonnin tai antamisen Systancia Identity -workflow'n lomakkeessa. Yksittäisten oikeuksien provisiointitilat päivittyvät tällöin Systancia Identity -ratkaisussa (punaisesta vihreäksi) ilman, että muita toimia tarvitaan.

Provisiointitehtävä luo teoreettisen tilin, jos sitä ei vielä ole tehtävän suoritushetkellä.

Manuaalisen deprovisioinnin tehtävä päivittää oikeuden provisiointitilan (vihreästä punaiseksi).

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Execute the task for all actors	Vaihtoehto, jolla tehtävä kootaan yhdeksi pyynnöksi, vaikka toimijoita on useita, tai jolla luodaan yhtä monta tehtävän instanssia kuin on toimijoita.	Valittu/ei valittu. Jos valintaruutu on valittuna, jokaiselle toimijalle luodaan tehtävän instanssi, eli jokaisen toimijan on validoitava oma tehtävänsä. Jos valintaruutua ei ole valittu, kaikille toimijoille luodaan vain yksi tehtävän instanssi, eli yksi validointi riittää tehtävän validoimiseen.
Retrieve from events	Koskee workflow'ita ”Rights Request”. Manuaalisen provisioinnin tehtävä provisioi vain ne oikeudet, jotka on pyydetty oikeuspyyntölomakkeessa JA joiden provisiointityyppi repository'ssä on ”Manual”.	Valittu/ei valittu. Jos valintaruutua ei ole valittu, kenttä ”Right” on täytettävä niiden oikeuksien luettelolla, jotka tehtävän lomakkeessa voi antaa. Jos valintaruutu on valittuna, kaikki manuaalisen provisioinnin pyyntölomakkeessa pyydetyt oikeudet voi antaa tehtävän lomakkeessa.
Right	Luettelo oikeuksista, jotka voi provisioida tai deprovisioida manuaalisesti tehtävän validointilomakkeessa.	Näkyvissä, jos vaihtoehtoa ”Retrieve from events” ei ole valittu. Luettelo oikeuksista.

Toiminnon määrittäminen

Workflow koostuu yhdestä tai useammasta vaiheesta, joista kukin koostuu yhdestä tai useammasta toiminnosta ja/tai tehtävästä.

Tehtävä on toimenpide, joka suoritetaan automaattisesti ilman käyttäjän manuaalista puuttumista.

Toimintotyyppejä on useita:

• Sending a notification,
• Running an external process,
• Updating person information,
• Adding rights,
• Removing rights,
• Deleting a person.

Luo uusi toiminto napsauttamalla painiketta ”Action”.

Muuta toimintoa napsauttamalla kuvaketta ””, joka on halutun toiminnon alapuolella.

Poista toiminto avaamalla se muokkaustilassa (katso edellä) ja napsauttamalla sen jälkeen painiketta ”Delete”.

Workflow-toiminnon parametrit

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Language of creation/modification	Lisää tarvittaessa käännös napsauttamalla .	Merkkijonot.
Step concerned	Vaihe, johon toiminto kuuluu.	Luettelo olemassa olevista vaiheista.
Name	Toiminnon nimi.	Merkkijono.
Code	Toiminnon tunniste, jonka on oltava yksilöllinen kaikkien workflow-mallien kaikissa toiminnoissa.	Merkkijono ilman välilyöntejä ja erikoismerkkejä.
Description	Toiminnon kuvaus.	Merkkijono.
Action	Parametri, joka ilmoittaa toiminnon tyypin. Tämän lomakkeen loppuosa mukautuu valitun toiminnon mukaan.	Sending a notification, Executing process, Updating person information, Adding rights, Removing right(s), Removing person, Adding resource(s), Web service.
Execution rule	Parametri, jolla määritetään toiminnon suoritusehdot. Tehtävä voitaisiin esimerkiksi suorittaa tai jättää suorittamatta seuraavien mukaan: pyynnön tekevän henkilön tyyppi, workflow'ssa pyydetty oikeus, edeltävän vaiheen tila, viive workflow'ssa, etc.	Always, Evaluation rule.
Query	Parametri, jolla määritetään SQL-kysely toimintojen, vaiheiden tai minkä tahansa muun avainsanalla saavutettavan kohteen tilan tarkistamiseksi.	Näkyvissä, jos ”Execution rule” = ”Evaluation rule”. Merkkijono: SQL-kysely, jolla poimitaan ne elementit, jotka ratkaisevat, suoritetaanko toiminto vai ei. Kyselyn on palautettava totuusarvo. Jos palautettu arvo on 1, toiminto suoritetaan; muussa tapauksessa ei.
Message	Vapaa kenttä, jolla määritetään viesti, joka näytetään workflow'n käyttöliittymässä.	Merkkijono, joka voi sisältää avainsanoja. Esimerkki: Validoi palveluntarjoajan luonti: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Toiminnon ”Send notification” parametrit

Määritä ilmoitustoiminto napsauttamalla kuvaketta ””. Katso osa Ilmoituksen määrittäminen.

Toiminnon ”Process execution” parametrit

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Name of the process	Parametri, jolla annetaan suoritettavan prosessin polku.	Merkkijono. Esimerkki: C:\Program Files (x86)\Avencis\HPP\hppruncli.exe
Arguments of the process	Parametri, jolla annetaan argumentit, jotka välitetään suoritettavalle prosessille.	Merkkijono, joka voi sisältää avainsanoja. Esimerkki: -sec seq-AD -o #target#attribute#uid#
Send e-mail	Parametri, jolla määritetään, onko prosessin epäonnistuessa lähetettävä ilmoitus.	Valittu/ei valittu.
Notification	Määritä ilmoitus napsauttamalla kuvaketta ””.	Näkyvissä, jos ”Send email” on valittuna. Katso osa Ilmoituksen määrittäminen.

Toiminnon ”Update person information” parametrit

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Delete empty attribute values	Poistaa kohdehenkilön tietueesta ne attribuuttiarvot, joille workflow'n lomakkeessa ei ole annettu arvoa.	Valittu/ei valittu. Tätä asetusta voi soveltaa vain, jos kohdehenkilöitä on vain yksi.
Retrieve from the form	Mahdollistaa sen määrittämisen, tulevatko kohteille annettavat attribuutit käyttäjän syötteistä käyttäjän pyyntöön perustuvassa workflow'ssa.	Valittu/ei valittu. Tätä asetusta voi soveltaa vain, jos workflow'n tyyppi on ”On user request”.
Attribute selection	Parametri, jolla määritetään luettelo attribuuteista ja niiden arvoista, jotka päivitetään toiminnon suorituksen aikana.	Luettelo attribuuteista.

Toimintojen ”Add rights” ja ”Remove rights” parametrit

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Retrieve from the form	Mahdollistaa sen määrittämisen, tulevatko kohteille annettavat oikeudet käyttäjän syötteistä käyttäjän pyyntöön perustuvassa workflow'ssa.	Valittu/ei valittu. Parametri on käytettävissä vain, jos workflow'n tyyppi on ”On user request”.
Right	Parametri, jolla määritetään luettelo oikeuksista, jotka lisätään toiminnon kohteille tai poistetaan niiltä.	Luettelo oikeuksista.

Toiminnon ”Delete person” parametrit

Henkilön poistotoiminnolla ei ole erityisiä parametreja. Se poistaa vain sen henkilön, jolle workflow käynnistettiin.

Tätä toimintoa käytetään ”viivästetyn käynnistyksen” workflow'ssa, joka käynnistyy esimerkiksi päättymispäivänsä perusteella.

Toiminnon ”Add resource(s)” parametrit

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Retrieve from the form	Mahdollistaa sen määrittämisen, tulevatko kohteille annettavat resurssityypit käyttäjän syötteistä käyttäjän pyyntöön perustuvassa workflow'ssa.	Valittu/ei valittu. Parametri on käytettävissä vain, jos workflow'n tyyppi on ”On user request”.
Resource type	Parametri, jolla määritetään luettelo resurssityypeistä, jotka annetaan kohteille. Ensimmäinen käytettävissä oleva resurssi annetaan automaattisesti. Jos yhtään resurssia ei ole käytettävissä, toiminto epäonnistuu.	Luettelo resurssityypeistä. Käytettävissä vain, jos valintaruutua ”Retrieve from form” ei ole valittu. Varoitus: vaikka käyttöliittymä sallii useiden resurssityyppien lisäämisen, on ehdottomasti annettava vain yksi, jotta ratkaisu toimii oikein.

Ilmoituksen määrittäminen

Ilmoitusten määrittäminen tarkoittaa lähetettävien sähköpostien määrittämistä, nimittäin:

• vastaanottaja tai vastaanottajat
• aihe
• sähköpostin teksti
• Etc.

Vastaanottajien määritys

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
To:	Parametri, jolla määritetään vastaanottajien luettelo.	Vastaanottajan määritystavan valinta. Email list List of persons SQL evaluation returning a list of persons. Jos vaihtoehto ”SQL evaluation returning a list of persons” on valittu: SQL evaluation: SQL-kysely, joka voi sisältää avainsanoja ja jolla poimitaan ne henkilöt, joiden pitäisi saada sähköposti. Jos vaihtoehto ”SQL evaluation returning a list of persons” tai ”List of persons” on valittu: Recipient email attribute(s): yhden tai useamman attribuutin valinta, jonka arvo haetaan henkilötietueista vastaanottajakentän täyttämiseksi. Näiden vaihtoehtojen käyttö edellyttää, että niiden henkilöiden tietueissa, jotka voivat olla ilmoitusten vastaanottajia, on annettu vähintään yksi sähköpostiattribuutti. Jos haluat määrittää attribuutin sähköpostityyppiseksi, luo merkkijonotyyppinen attribuutti ja valitse sen jälkeen osassa ”Display format” muoto ”Link display format” ja sitten etuliite 'MAIL'.

Ilmoituksen määritys

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Available languages	Ilmoituksia voi lähettää eri kielillä tallentamalla aiheen ja tekstin jokaiselle kielelle. Ilmoitus lähetetään käyttäjän kielellä sellaisena kuin se on määritetty hänen kieliattribuutissaan. Jos sitä ei ole määritetty, lähetys tapahtuu oletuskielellä.	Luettelo cyberelements Identity -ratkaisussa määritetyistä kielistä.
Subject	Sähköpostin aihe. Tämä parametri voi sisältää avainsanoja. Sen voi kirjoittaa millä tahansa tuetulla kielellä.	Merkkijono, joka voi sisältää avainsanoja.
Cut the subject	Parametri, jolla rajoitetaan aiheen pituutta näyttämällä useiden kohteiden tapauksessa vain ensimmäisen kohteen avainsanojen arvot.	Kyllä (valintaruutu valittuna). Ei (valintaruutu ei valittuna).
Body	Parametri, jolla ilmoitetaan, että sähköpostin teksti on HTML-muodossa. Parametrilla on kiinteä arvo.	Yes (always checked).
E-mail body	Parametri, joka sisältää lähetettävän HTML-tekstin. Tämä parametri käyttää avainsanoja, joilla näytetään pääasiassa tietoja kohteesta tai kohteista ja pyytäjästä. Sen voi kirjoittaa millä tahansa tuetulla kielellä.	Merkkijono, joka voi sisältää avainsanoja. Avainsanat on kirjoitettava aaltosulkeisiin {}, jotta workflow-moottori arvioi ne. Sähköpostin teksti voi sisältää useita aaltosulkepareja, jotka vastaavat erillisiä arvioitavia tekstiryhmiä. Yksi aaltosulkepari arvioidaan ja monistetaan yhtä monta kertaa kuin workflow'ssa on kohteita. Aaltosulkeiden ulkopuolella olevat merkkijonot katsotaan vakioiksi, ja ne lisätään syntyvään sähköpostin tekstiin vain kerran.

Vaihtoehto ”Attach files”

Parametri	Description	Tyyppi ja mahdolliset arvot
Attach documents	Parametri, jolla ilmoitetaan, että ilmoitukseen on liitettävä yksi tai useampi liite. Liitteet voivat sisältää cyberelements Identity -raportteja (csv, PDF) ja/tai tiedostoja, jotka haetaan palvelimelta tai verkosta.	Kyllä (valintaruutu valittuna). Ei (valintaruutu ei valittuna).
Report	Parametri, jolla valitaan liitettävä raportti tai liitettävät raportit.	Näkyvissä, jos ”Attach files” on valittuna. Luettelo cyberelements Identity -ratkaisussa käytettävissä olevista raporteista.
File	Parametri, jolla annetaan liitettävä tiedosto tai liitettävät tiedostot.	Näkyvissä, jos ”Attach files” on valittuna. Valittava tiedosto.

Workflow'n validointi sähköpostista

Kun workflow'ssa on validointivaihe tai -tehtävä, ilmoitukseen voi sisällyttää linkin, joka automaattisesti hyväksyy validoinnin tai hylkää sen.

Katso avainsanojen käytöstä sivu Avainsanojen hallinta workflow'issa.

Sähköpostin tekstiin varatut avainsanat

Avainsanojen käyttö sähköpostin tekstissä noudattaa erityistä syntaksia, joka on määritetty workflow-avainsanoissa.

Sähköpostien lähettäminen edellyttää, että SMTP-palvelin on määritetty valikossa Configuration / General / Preferences / Application Settings.

Huomaa: vältä kopiointia ja liittämistä sähköpostin tekstiin, sillä se voi tuoda mukanaan sopimattomia HTML-tunnisteita. Kaavat ja avainsanat voidaan tällöin tulkita väärin.