Konfiguration der Schritte, Aktionen und Aufgaben

Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten, von denen jeder aus einer oder mehreren Aktionen oder Aufgaben besteht.

Die Schritte werden im Workflow sequenziell ausgeführt, während die Aktionen und Aufgaben eines Schritts parallel ausgeführt werden.

Einen Schritt konfigurieren

Sie können einen Schritt eines Workflows erstellen oder ändern, wenn das Formular des Workflows im Änderungsmodus geöffnet ist.

Um einen neuen Schritt zu erstellen, bearbeiten Sie einen Workflow und klicken Sie auf die Schaltfläche „Step“.

Um einen Schritt zu ändern, klicken Sie auf das Symbol „“ unter dem gewünschten Schritt.

Um einen Schritt zu löschen, öffnen Sie den Schritt im Änderungsmodus (siehe oben) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Delete“.

Parameter eines Workflow-Schritts

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Language of creation/modification	Fügen Sie bei Bedarf eine Übersetzung hinzu, indem Sie auf das Symbol klicken.	Zeichenkette.
Name	Name des Schritts. Sie können den Namen mit einem Wert anpassen, der für die Workflow-Instanz spezifisch ist, indem Sie ein Schlüsselwort einfügen.	Erforderlich. Zeichenkette, die Schlüsselwörter enthalten kann. In diesem Fall darf die Zeichenkette keine Leerzeichen und keine Sonderzeichen enthalten. Beispiel für einen Namen mit Schlüsselwort: Validate_Request_#TARGET#ATTRIBUTE#displayname#
Code	Kennung des Schritts, die über alle Schritte aller Vorlagen hinweg eindeutig sein muss.	Erforderlich. Zeichenkette, ohne Leerzeichen und ohne Sonderzeichen.
Description	Beschreibung des Schritts	Zeichenkette.
Escalation configuration	Parameter, der angibt, ob der Schritt ein Standardschritt oder ein Eskalationsschritt ist.	Yes/No. Standardwert = No.
Position after step	Parameter, mit dem die Schritte relativ zueinander angeordnet werden (legt die Abfolge der Schritte fest).	Ab der Erstellung des zweiten Schritts sichtbar. Liste der vorhandenen Schritte.
Execution rules	Parameter, mit dem die Bedingungen für die Ausführung eines Schritts angegeben werden.	Always, Evaluation rule Beispiele: Ein Schritt könnte ausgeführt werden oder nicht, je nach: dem Typ der Person, die die Anfrage stellt, einer im Workflow angeforderten Berechtigung, dem Status eines vorangehenden Schritts, einer Verzögerung im Workflow,
Query	Parameter, mit dem eine SQL-Abfrage definiert wird, um den Status der Aktionen, der Schritte oder jedes anderen über ein Schlüsselwort zugänglichen Objekts zu prüfen.	Sichtbar, wenn „Validation rule“ = „Evaluation rule“. Zeichenkette: SQL-Abfrage, mit der die Elemente ermittelt werden, die bestimmen, ob ein Schritt ausgeführt wird oder nicht. Die Abfrage muss einen booleschen Wert zurückgeben. Gibt sie 1 zurück, wird der Schritt ausgeführt, andernfalls nicht.
Failure rule	Parameter, mit dem die Bedingungen angegeben werden, unter denen der Schritt fehlschlägt. Hinweis: Die Fehlerregel hat Vorrang vor der Validierungsregel.	All actions failed, Evaluation rule determining whether the step fails, At least one action failed.
Query	Parameter, mit dem eine SQL-Abfrage definiert wird, um den Status der Aktionen, der Schritte oder jedes anderen über ein Schlüsselwort zugänglichen Objekts zu prüfen.	Sichtbar, wenn „Validation rule“ = „Evaluation rule determining whether the step fails.“ Zeichenkette: SQL-Abfrage, mit der die Elemente ermittelt werden, die bestimmen, ob ein Schritt den Status „Failed“ oder „Successful“ erhält. Die Abfrage muss einen booleschen Wert zurückgeben. Gibt sie 1 zurück, erhält der Schritt den Status „Successful“, andernfalls den Status „Validated“.
Validation rule	Parameter, mit dem die Bedingungen angegeben werden, unter denen der Schritt erfolgreich ist. Hinweis: Die Fehlerregel hat Vorrang vor der Validierungsregel.	All actions must have been successful, Evaluation rule determining whether the step is successful, At least one action has been successful, The step is successful regardless of the results of the actions.
Query	Parameter, mit dem eine SQL-Abfrage definiert wird, um den Status der Aktionen, der Schritte oder jedes anderen über ein Schlüsselwort zugänglichen Objekts zu prüfen.	Sichtbar, wenn „Validation rule“ = „Evaluation rule determining whether the step is successful.“ Zeichenkette: : SQL-Abfrage, mit der die Elemente ermittelt werden, die bestimmen, ob ein Schritt den Status „Successful“ oder „Failed“ erhält. Die Abfrage muss einen booleschen Wert zurückgeben. Gibt sie 1 zurück, erhält der Schritt den Status „Successful“, andernfalls den Status „Failed“.

In jedem Schritt muss mindestens eine Aktion oder Aufgabe festgelegt werden.

Einen Eskalationsschritt konfigurieren

Die Eskalation ist ein Schritt, der nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität nach dem Start des Workflows, dem Beginn eines Schritts oder dem Beginn einer Aktion ausgeführt wird.

Beispiel für eine Eskalation:

Die Benutzer können Zugriffsrechte auf die Anwendung MyApp anfordern. Dieser Workflow verlangt einen ersten Validierungsschritt durch den direkten Vorgesetzten, bevor die Berechtigung erteilt wird. Hat der direkte Vorgesetzte die Anfrage eine Woche nach der Anforderung der Berechtigung noch nicht validiert, löst der Eskalationsschritt Folgendes aus:

• den Abbruch des Validierungsschritts durch den direkten Vorgesetzten,
• den Versand einer Benachrichtigung an den Antragsteller,
• den Versand einer Validierungsanfrage an den Verantwortlichen der Anwendung MonApp.

Sobald der Eskalationsschritt erfolgreich abgeschlossen ist, führt der Workflow den nächsten Schritt aus, die Zuweisung der Berechtigung.

Ein Eskalationsschritt kann nicht der erste Schritt eines Workflows sein.

Die Konfiguration eines Eskalationsschritts folgt demselben Ablauf wie die Erstellung eines Schritts, mit dem Unterschied, dass die Option „Escalation configuration“ auf „Yes“ zu setzen ist.

Speichern Sie das Erstellungsformular, indem Sie auf die Schaltfläche „Save“ klicken.

Anschließend müssen Sie die gewünschte Eskalation erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Escalation“.

Parameter des Eskalationsschritts:

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Escalation step	Schritt, auf dem die Eskalation konfiguriert wird.	Liste der konfigurierten Schritte, für die die Option „Escalation configuration“ markiert ist.
Object concerned	Typ des Objekts, für das die Zeit der Inaktivität berücksichtigt wird, um den Eskalationsschritt zu aktivieren.	Workflow, Step, Action
Name of the object	Objekt, für das die Zeit der Inaktivität berücksichtigt wird, um den Eskalationsschritt zu aktivieren, wenn das betreffende Objekt nicht der Workflow ist.	Liste der für diesen Workflow bereits konfigurierten Schritte und Aktionen.
Escalation timeout	Frist (in Tagen) zwischen: dem Beginn des Workflows, des Schritts oder der Aktion, und dem Beginn des Eskalationsschritts. Der Eskalationsschritt wird gestartet, wenn die Frist überschritten ist und das betreffende Objekt den Status „Active“ hat.	Ganze Zahl (Anzahl der Tage).
Block	Aktion, die auf den laufenden Workflow, Schritt oder die laufende Aktion angewendet wird, wenn die Zeit der Inaktivität überschritten ist und der Eskalationsschritt gestartet wird.	Do nothing: keine Auswirkung auf den laufenden Workflow, Schritt oder die laufende Aktion. Workflow failure: Der Status des Workflows wechselt zu „Failure“. Stage failure: Der Status des laufenden Schritts wechselt zu „Failed“. Hinweis: Je nach den Validierungsregeln des Workflows kann auch der Status des Workflows zu „Failed“ wechseln. Action failure: wechselt den Status der Aktion, deren Zeit der Inaktivität überschritten wurde, zu „Failed“. Hinweis: Je nach den Validierungsregeln des Schritts, mit dem die Aktion verknüpft ist, kann auch der Status des Schritts zu „Failed“ wechseln, was sich wiederum auf den Status des Workflows auswirken kann. Override the validation step or action: Der Schritt oder die Aktion wird übergangen, ohne die anderen Schritte und Aktionen fehlschlagen zu lassen.

Nach dem Erstellen und Konfigurieren eines Eskalationsschritts können Sie ihm Aufgaben oder Aktionen hinzufügen.

Um eine Eskalation zu ändern, richtet sich der Zugang nach dem Objekt, auf dem die Eskalation eingerichtet ist:

Um eine auf dem Workflow konfigurierte Eskalation zu ändern, klicken Sie auf das Symbol „“ in den Eskalationsparametern der allgemeinen Workflow-Parameter.

Um eine auf einem Schritt konfigurierte Eskalation zu ändern, klicken Sie auf das Symbol „“ in den Eskalationsparametern des betreffenden Schritts.

Um eine auf einer Aktion konfigurierte Eskalation zu ändern, klicken Sie auf das Symbol „“ in den Eskalationsparametern der betreffenden Aktion.

In allen Fällen lassen sich nur die Felder „Archiving delay“ und „Blocking“ ändern.

Eine Aufgabe konfigurieren

Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten, von denen jeder aus einer oder mehreren Aktionen oder Aufgaben besteht.

Eine Aufgabe ist ein manueller Vorgang, der das Eingreifen eines Benutzers erfordert.

Solange eine Aufgabe nicht abgeschlossen ist, ist der Workflow blockiert und bleibt in Warteposition.

Es gibt mehrere Aufgabentypen:

• Generic,
• Validation,
• Manual provisioning,
• Manual deprovisioning.

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Task“.

Um eine Aufgabe zu ändern, klicken Sie auf das Symbol „“ unter dem gewünschten Schritt.

Um eine Aufgabe zu löschen, öffnen Sie die Aufgabe im Änderungsmodus (siehe oben) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Delete“.

Parameter einer Workflow-Aufgabe

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Language of creation/modification	Fügen Sie bei Bedarf eine Übersetzung hinzu, indem Sie auf klicken.	Zeichenketten.
Step concerned	Schritt, zu dem die Aufgabe gehört.	Liste der vorhandenen Schritte.
Name	Name der Aufgabe.	Zeichenkette.
Code	Kennung der Aufgabe, die über alle Aufgaben aller Workflow-Vorlagen hinweg eindeutig sein muss.	Zeichenkette, ohne Leerzeichen und ohne Sonderzeichen.
Description	Beschreibung der Aufgabe.	Zeichenkette.
Task	Parameter, der den Typ der Aufgabe angibt. Der weitere Teil dieses Formulars passt sich der ausgewählten Aufgabe an.	Generic, Validation, Assigning resource(s), Manual provisioning, Manual deprovisioning.
Send e-mail	Parameter, mit dem die zu versendende Benachrichtigung konfiguriert wird.	Markiert/nicht markiert.
Notification	Um eine Benachrichtigungsaktion zu konfigurieren, klicken Sie auf .	Sichtbar, wenn „Send email“ markiert ist. Siehe das Kapitel Eine Benachrichtigung konfigurieren.
Authorize the transfer	Fügt dem Validierungsformular jeder Workflow-Instanz ein Feld „Transfer action to“ hinzu. Der Validierer kann dann eine Person auswählen, an die er die Validierungsaktion oder -aufgabe überträgt. Die Aufgabe erscheint dann nicht mehr in seiner Liste und er kann sie nicht mehr validieren.	Yes/No.
Actor(s)	Auswahlverfahren für die Personen, die die Aufgabe validieren oder ablehnen müssen.	A list of identities: discretionary selection of persons, A list of identities returned by an SQL evaluation.
Selection	Liste, die aus der bei der Konfiguration getroffenen Auswahl der Personen hervorgeht.	Sichtbar, wenn „Actor(s)“ = „A list of persons“. Liste der auszuwählenden Personen.
Query	Parameter, mit dem eine SQL-Abfrage angegeben wird, um die gewünschten Personen zu filtern.	Sichtbar, wenn „Actor(s)“ = „A list of persons returned by an SQL evaluation.“ Zeichenkette: SQL-Abfrage, mit der die gewünschten Personen gefiltert werden.
Execution rule	Parameter, mit dem die Bedingungen für die Ausführung einer Aufgabe angegeben werden. Eine Aufgabe könnte beispielsweise ausgeführt werden oder nicht, je nach: dem Typ der Person, die die Anfrage stellt, einer im Workflow angeforderten Berechtigung, dem Status eines vorangehenden Schritts, einer Verzögerung im Workflow, ...	Always, Evaluation rule.
Query	Parameter, mit dem eine SQL-Abfrage definiert wird, um den Status der Aktionen, der Schritte oder jedes anderen über ein Schlüsselwort zugänglichen Objekts zu prüfen.	Sichtbar, wenn „Execution rule“ = „Evaluation rule“. Zeichenkette: SQL-Abfrage, mit der die Elemente ermittelt werden, die bestimmen, ob eine Aufgabe ausgeführt wird oder nicht. Die Abfrage muss einen booleschen Wert zurückgeben. Gibt sie 1 zurück, wird die Aufgabe ausgeführt, andernfalls nicht.
Message	Freies Feld, mit dem eine Meldung festgelegt wird, die in der Benutzeroberfläche des Workflows angezeigt wird.	Zeichenkette, die Schlüsselwörter enthalten kann. Beispiel: Bitte validieren Sie die Erstellung des Dienstleisters: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Parameter, die der generischen Aufgabe eigen sind

Eine generische Aufgabe ermöglicht es lediglich, die Ausführung eines Vorgangs zu bestätigen oder abzulehnen. Sie hat keine besonderen Parameter.

Die Bestätigung der Ausführung der Aufgabe betrifft alle Empfänger (Ziele).

Parameter, die einer Validierungsaufgabe eigen sind

Die Validierungsaufgabe ermöglicht es einem Administrator, eine Anfrage nach Berechtigungen oder nach Änderung von Attributen zu validieren oder abzulehnen.

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Answers	Antwort und Aktion, die der Validierer ausführen kann. Je nach den in der Antwort markierten Optionen fällt das Validierungsformular in den Workflow-Instanzen unterschiedlich aus.	Accept: zeigt im Validierungsformular eine Schaltfläche „Validate“ an (erforderliche Option). Deny: zeigt im Validierungsformular eine Schaltfläche „Deny“ an (erforderliche Option). Change dates: ermöglicht es dem Validierer, das Start- und das Enddatum einer von einem Benutzer angeforderten Berechtigung zu ändern. Diese Option gilt nur für einen Workflow „User request“ des Typs „Right request“. Change rights: ermöglicht es dem Validierer, Berechtigungen aus der von einem Benutzer angeforderten Liste zu entfernen. Diese Option gilt nur für einen Workflow „User request“ des Typs „Right request“. Replay workflow: Ändert der Validierer die Anfrage, wird der Workflow neu gestartet und alle Schritte werden erneut ausgeführt. Diese Option ist nützlich, wenn mehrere Validierungsaktionen vorhanden sind. Ändert ein Validierer beispielsweise das Datum, ein Attribut oder eine Berechtigung, wird die Anfrage erneut an alle Validierer gesendet. Display the request: ermöglicht es, das Formular so anzuzeigen, wie der Antragsteller es ausgefüllt hat, und zwar auf den Validierungsseiten, also in den Aktionen des Typs Validierung. Change the target identities of the workflow: ermöglicht es dem Validierer, vor der Validierung der Anfrage Werte aus der Liste der Ziele zu löschen. Die Anfrage wird für die gelöschten Identitäten abgelehnt, für die übrigen jedoch validiert. Change settings: Der Validierer der Anfrage kann die Liste der angeforderten Parameter und die zusätzlichen Felder ändern, bevor die Aufgabe ausgeführt wird.

Parameter, die einer Aufgabe zur Zuweisung von Ressourcen eigen sind

Eine Aufgabe zur Zuweisung von Ressourcen wird in einem Workflow zur Anforderung von Ressourcen oder in einem Ereignis-Workflow verwendet. Sie ermöglicht es dem Bearbeiter, dem Ziel oder den Zielen unmittelbar in der Oberfläche des Workflows eine Ressource zuzuweisen oder zu erstellen, ohne über die Identitätsdatensätze zu gehen.

Etwaige Berechtigungen des Administrationsprofils des Bearbeiters gelten dabei nicht: Er kann die Ressourcen gemäß den Parametern des Workflows zuweisen oder erstellen.

Hinweis: Auf eine Aufgabe zur Zuweisung von Ressourcen muss ein Schritt mit einer Aktion zur Zuweisung von Ressourcen folgen, sonst wird die Ressource dem Ziel nicht zugeordnet.

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Answers	Optionen des Formulars zur Zuweisung von Ressourcen.	Creating a new resource: ermöglicht es dem Bearbeiter, eine neue Ressource zu erstellen, anstatt eine Ressource aus einer Liste auszuwählen, um sie einem der Ziele zuzuordnen. Diese Ressource ist vorläufig und wird erst bei der Bestätigung des Zuweisungsformulars erstellt, sofern sie zugewiesen wurde. Validation of the task even if not all targets have a resource: Ist die Option markiert, kann der Bearbeiter Ressourcen nur einem Teil der Ziele zuweisen; ist sie nicht markiert, kann er das Zuweisungsformular erst bestätigen, wenn jedem Ziel Ressourcen zugewiesen wurden.
Resource type	Ermöglicht die Auswahl der zuzuweisenden Ressourcentypen.	Auszuwählender Ressourcentyp. Achtung: Auch wenn die Oberfläche das Hinzufügen mehrerer Ressourcentypen zulässt, ist unbedingt nur einer anzugeben, damit die Lösung richtig funktioniert.

Parameter, die den Aufgaben des manuellen Provisioning und Deprovisioning eigen sind

Eine Aufgabe des manuellen Provisioning wird in einem Workflow zur Anforderung von Provisioning oder in einem Ereignis-Workflow verwendet. Diese Art des Provisioning kommt zum Einsatz, wenn ein automatisches Provisioning über einen Konnektor nicht möglich ist, die tatsächliche Erstellung der Konten und Berechtigungen im Repository der Anwendung aber dennoch verfolgt werden soll.

Sie zeigt dem Bearbeiter an, welche Berechtigungen und Konten er für einen oder mehrere Benutzer erstellen oder erteilen muss. Sobald er die Vorgänge an den Konten im Repository ausgeführt hat, bestätigt er die Erstellung oder Zuweisung der Berechtigungen im Workflow-Formular von Systancia Identity. Die Provisioning-Status der einzelnen Berechtigungen werden dann in Systancia Identity aktualisiert (Wechsel von Rot zu Grün), ohne dass eine weitere Aktion erforderlich ist.

Das theoretische Konto wird von der Provisioning-Aufgabe erstellt, wenn es zum Zeitpunkt der Ausführung der Aufgabe noch nicht existiert.

Die Aufgabe des manuellen Deprovisioning aktualisiert den Provisioning-Status der Berechtigung (Wechsel von Grün zu Rot).

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Execute the task for all actors	Option, mit der die Aufgabe zu einer einzigen Anfrage zusammengefasst wird, auch wenn mehrere Akteure vorhanden sind, oder mit der so viele Instanzen der Aufgabe erzeugt werden, wie es Akteure gibt.	Markiert/nicht markiert. Ist das Kontrollkästchen markiert, wird für jeden Akteur eine Instanz der Aufgabe erzeugt, das heißt, jeder Akteur muss seine eigene Aufgabe validieren. Ist das Kontrollkästchen nicht markiert, wird für alle Akteure nur eine Instanz der Aufgabe erzeugt, das heißt, eine einzige Validierung genügt, um die Aufgabe zu validieren.
Retrieve from events	Gilt für Workflows „Rights Request“. Die Aufgabe des manuellen Provisioning provisioniert nur die Berechtigungen, die im Formular zur Anforderung von Berechtigungen angefordert wurden UND deren Provisioning-Typ im Repository „Manual“ lautet.	Markiert/nicht markiert. Ist das Kontrollkästchen nicht markiert, muss das Feld „Right“ mit der Liste der Berechtigungen ausgefüllt werden, die im Formular der Aufgabe zugewiesen werden können. Ist das Kontrollkästchen markiert, können alle im Formular zur Anforderung des manuellen Provisioning angeforderten Berechtigungen im Formular der Aufgabe zugewiesen werden.
Right	Liste der Berechtigungen, die im Validierungsformular der Aufgabe manuell provisioniert oder deprovisioniert werden können.	Sichtbar, wenn die Option „Retrieve from events“ nicht markiert ist. Liste der Berechtigungen.

Eine Aktion konfigurieren

Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten, von denen jeder aus einer oder mehreren Aktionen oder Aufgaben besteht.

Eine Aufgabe ist ein Vorgang, der automatisch und ohne manuelles Eingreifen eines Benutzers ausgeführt wird.

Es gibt mehrere Aktionstypen:

• Sending a notification,
• Running an external process,
• Updating person information,
• Adding rights,
• Removing rights,
• Deleting a person.

Um eine neue Aktion zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Action“.

Um eine Aktion zu ändern, klicken Sie auf das Symbol „“ unter der gewünschten Aktion.

Um eine Aktion zu löschen, öffnen Sie sie im Änderungsmodus (siehe oben) und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Delete“.

Parameter einer Workflow-Aktion

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Language of creation/modification	Fügen Sie bei Bedarf eine Übersetzung hinzu, indem Sie auf klicken.	Zeichenketten.
Step concerned	Schritt, zu dem die Aktion gehört.	Liste der vorhandenen Schritte.
Name	Name der Aktion.	Zeichenkette.
Code	Kennung der Aktion, die über alle Aktionen aller Workflow-Vorlagen hinweg eindeutig sein muss.	Zeichenkette, ohne Leerzeichen und ohne Sonderzeichen.
Description	Beschreibung der Aktion.	Zeichenkette.
Action	Parameter, der den Typ der Aktion angibt. Der weitere Teil dieses Formulars passt sich der ausgewählten Aktion an.	Sending a notification, Executing process, Updating person information, Adding rights, Removing right(s), Removing person, Adding resource(s), Web service.
Execution rule	Parameter, mit dem die Bedingungen für die Ausführung der Aktion angegeben werden. Eine Aufgabe könnte beispielsweise ausgeführt werden oder nicht, je nach: dem Typ der Person, die die Anfrage stellt, einer im Workflow angeforderten Berechtigung, dem Status eines vorangehenden Schritts, einer Verzögerung im Workflow, etc.	Always, Evaluation rule.
Query	Parameter, mit dem eine SQL-Abfrage definiert wird, um den Status der Aktionen, der Schritte oder jedes anderen über ein Schlüsselwort zugänglichen Objekts zu prüfen.	Sichtbar, wenn „Execution rule“ = „Evaluation rule“. Zeichenkette: SQL-Abfrage, mit der die Elemente ermittelt werden, die bestimmen, ob eine Aktion ausgeführt wird oder nicht. Die Abfrage muss einen booleschen Wert zurückgeben. Gibt sie 1 zurück, wird die Aktion ausgeführt, andernfalls nicht.
Message	Freies Feld, mit dem eine Meldung festgelegt wird, die in der Benutzeroberfläche des Workflows angezeigt wird.	Zeichenkette, die Schlüsselwörter enthalten kann. Beispiel: Bitte validieren Sie die Erstellung des Dienstleisters: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Parameter der Aktion „Send notification“

Um eine Benachrichtigungsaktion zu konfigurieren, klicken Sie auf das Symbol „“. Siehe den Abschnitt Eine Benachrichtigung konfigurieren.

Parameter der Aktion „Process execution“

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Name of the process	Parameter, mit dem der Pfad des auszuführenden Prozesses angegeben wird.	Zeichenkette. Beispiel: C:\Program Files (x86)\Avencis\HPP\hppruncli.exe
Arguments of the process	Parameter, mit dem die Argumente angegeben werden, die dem auszuführenden Prozess übergeben werden.	Zeichenkette, die Schlüsselwörter enthalten kann. Beispiel: -sec seq-AD -o #target#attribute#uid#
Send e-mail	Parameter, mit dem angegeben wird, ob bei einem Fehlschlagen des Prozesses eine Benachrichtigung versendet werden muss.	Markiert/nicht markiert.
Notification	Um eine Benachrichtigung zu konfigurieren, klicken Sie auf das Symbol „“.	Sichtbar, wenn „Send email“ markiert ist. Siehe den Abschnitt Eine Benachrichtigung konfigurieren.

Parameter der Aktion „Update person information“

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Delete empty attribute values	Löscht im Datensatz der Zielperson die Attributwerte, für die im Formular des Workflows kein Wert angegeben wurde.	Markiert/Nicht markiert. Dieser Parameter lässt sich nur anwenden, wenn es nur eine Zielperson gibt.
Retrieve from the form	Ermöglicht die Angabe, ob die den Zielen zuzuweisenden Attribute im Rahmen eines Workflows auf Benutzeranfrage aus den Eingaben des Benutzers stammen.	Markiert/Nicht markiert. Dieser Parameter lässt sich nur anwenden, wenn der Workflow-Typ „On user request“ lautet.
Attribute selection	Parameter, mit dem eine Liste von Attributen und ihren Werten konfiguriert wird, die bei der Ausführung der Aktion aktualisiert werden.	Liste von Attributen.

Parameter der Aktionen „Add rights“ und „Remove rights“

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Retrieve from the form	Ermöglicht die Angabe, ob die den Zielen zuzuweisenden Berechtigungen im Rahmen eines Workflows auf Benutzeranfrage aus den Eingaben des Benutzers stammen.	Markiert/Nicht markiert. Parameter nur verfügbar, wenn der Workflow-Typ „On user request“ lautet.
Right	Parameter, mit dem eine Liste von Berechtigungen konfiguriert wird, die den Zielen der Aktion hinzugefügt oder entzogen werden.	Liste von Berechtigungen.

Parameter der Aktion „Delete person“

Die Aktion zum Löschen einer Person hat keine besonderen Parameter. Sie löscht lediglich die Person, für die der Workflow ausgelöst wurde.

Diese Aktion wird mit einem Workflow mit „verzögerter Auslösung“ verwendet, der beispielsweise anhand seines Enddatums ausgelöst wird.

Parameter der Aktion „Add resource(s)“

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Retrieve from the form	Ermöglicht die Angabe, ob die den Zielen zuzuweisenden Ressourcentypen im Rahmen eines Workflows auf Benutzeranfrage aus den Eingaben des Benutzers stammen.	Markiert/Nicht markiert. Parameter nur verfügbar, wenn der Workflow-Typ „On user request“ lautet.
Resource type	Parameter, mit dem eine Liste von Ressourcentypen konfiguriert wird, die den Zielen zugewiesen werden. Die erste verfügbare Ressource wird automatisch zugewiesen. Ist keine Ressource verfügbar, schlägt die Aktion fehl.	Liste der Ressourcentypen. Nur verfügbar, wenn das Kontrollkästchen „Retrieve from form“ nicht markiert ist. Achtung: Auch wenn die Oberfläche das Hinzufügen mehrerer Ressourcentypen zulässt, ist unbedingt nur einer anzugeben, damit die Lösung richtig funktioniert.

Eine Benachrichtigung konfigurieren

Die Benachrichtigungen zu konfigurieren bedeutet, die E-Mails festzulegen, die versendet werden, nämlich:

• den Empfänger oder die Empfänger
• den Betreff
• den Text der E-Mail
• Etc.

Konfiguration der Empfänger

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
To:	Parameter, mit dem die Liste der Empfänger konfiguriert wird.	Wahl der Art, wie der Empfänger konfiguriert wird. Email list List of persons SQL evaluation returning a list of persons. Ist die Option „SQL evaluation returning a list of persons“ ausgewählt: SQL evaluation: SQL-Abfrage, die Schlüsselwörter enthalten kann und mit der die Personen ermittelt werden, die die E-Mail erhalten sollen. Ist die Option „SQL evaluation returning a list of persons“ oder „List of persons“ ausgewählt: Recipient email attribute(s): Auswahl eines oder mehrerer Attribute, deren Wert aus den Personendatensätzen abgerufen wird, um das Empfängerfeld zu füllen. Um diese Optionen zu verwenden, muss in den Datensätzen der Personen, die Empfänger von Benachrichtigungen sein können, mindestens ein E-Mail-Attribut angegeben sein. Um ein Attribut als E-Mail-Typ zu konfigurieren, erstellen Sie ein Attribut des Typs Zeichenkette und wählen Sie anschließend im Abschnitt „Display format“ das Format „Link display format“ und dann das Präfix 'MAIL'.

Konfiguration der Benachrichtigung

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Available languages	Benachrichtigungen lassen sich in verschiedenen Sprachen versenden, indem Betreff und Text für jede Sprache erfasst werden. Die Benachrichtigung wird in der Sprache des Benutzers versendet, wie sie in seinem Sprachattribut festgelegt ist. Ist dieses nicht festgelegt, erfolgt der Versand in der Standardsprache.	Liste der in cyberelements Identity konfigurierten Sprachen.
Subject	Betreff der E-Mail. Dieser Parameter kann Schlüsselwörter enthalten. Er lässt sich in jeder unterstützten Sprache verfassen.	Zeichenkette, die Schlüsselwörter enthalten kann.
Cut the subject	Parameter, mit dem die Länge des Betreffs begrenzt wird, indem bei mehreren Zielen nur die Werte der Schlüsselwörter des ersten Ziels angezeigt werden.	Ja (Kontrollkästchen markiert). Nein (Kontrollkästchen nicht markiert).
Body	Parameter, mit dem angegeben wird, dass der Text der E-Mail in HTML vorliegt. Parameter mit festem Wert.	Yes (always checked).
E-mail body	Parameter, der den zu versendenden HTML-Text enthält. Dieser Parameter verwendet Schlüsselwörter, um vor allem Informationen über das Ziel oder die Ziele und über den Antragsteller anzuzeigen. Er lässt sich in jeder unterstützten Sprache verfassen.	Zeichenkette, die Schlüsselwörter enthalten kann. Die Schlüsselwörter müssen in geschweifte Klammern {} gesetzt werden, damit die Workflow-Engine sie auswertet. Der Text einer E-Mail kann mehrere Sätze geschweifter Klammern enthalten, die unterschiedlichen auszuwertenden Textgruppen entsprechen. Ein Satz geschweifter Klammern wird so oft ausgewertet und vervielfacht, wie der Workflow Ziele hat. Die Zeichenketten außerhalb der geschweiften Klammern gelten als Konstanten und werden nur einmal in den entstehenden E-Mail-Text eingefügt.

Option „Attach files“

Parameter	Description	Typ und mögliche Werte
Attach documents	Parameter, mit dem angegeben wird, dass der Benachrichtigung ein oder mehrere Anhänge beizufügen sind. Die Anhänge können Berichte von cyberelements Identity (csv, PDF) oder Dateien enthalten, die auf dem Server oder im Netzwerk zu suchen sind.	Ja (Kontrollkästchen markiert). Nein (Kontrollkästchen nicht markiert).
Report	Parameter, mit dem der Bericht oder die Berichte ausgewählt werden, die beizufügen sind.	Sichtbar, wenn „Attach files“ markiert ist. Liste der in cyberelements Identity verfügbaren Berichte.
File	Parameter, mit dem die Datei oder die Dateien angegeben werden, die beizufügen sind.	Sichtbar, wenn „Attach files“ markiert ist. Auszuwählende Datei.

Validierung eines Workflows aus einer E-Mail

Hat ein Workflow einen Validierungsschritt oder eine Validierungsaufgabe, lässt sich in die Benachrichtigung ein Link einfügen, der die Validierung automatisch annimmt oder ablehnt.

Für die Verwendung der Schlüsselwörter siehe die Seite Verwaltung der Schlüsselwörter in den Workflows.

Für den Text der E-Mail reservierte Schlüsselwörter

Die Verwendung von Schlüsselwörtern im Text einer E-Mail unterliegt einer besonderen Syntax, die in den Workflow-Schlüsselwörtern festgelegt ist.

Um E-Mails zu versenden, muss der SMTP-Server im Menü Configuration / General / Preferences / Application Settings konfiguriert sein.

Hinweis: Vermeiden Sie Kopieren und Einfügen im Text der E-Mail, da dies unpassende HTML-Tags einbringen kann. Formeln und Schlüsselwörter könnten dann falsch interpretiert werden.