Διαμόρφωση βημάτων, ενεργειών και καθηκόντων

Μια ροή εργασιών αποτελείται από ένα ή περισσότερα βήματα, καθένα από τα οποία αποτελείται από μία ή περισσότερες ενέργειες ή/και καθήκοντα.

Τα βήματα εκτελούνται διαδοχικά στη ροή εργασιών, ενώ οι ενέργειες και τα καθήκοντα εντός του ίδιου βήματος εκτελούνται παράλληλα.

Διαμόρφωση ενός βήματος

Μπορείτε να δημιουργήσετε ή να τροποποιήσετε ένα βήμα σε μια ροή εργασιών όταν η φόρμα της ροής εργασιών είναι ανοιχτή σε λειτουργία επεξεργασίας.

Για να δημιουργήσετε ένα νέο βήμα, επεξεργαστείτε μια ροή εργασιών και κάντε κλικ στο κουμπί «Step».

Για να τροποποιήσετε ένα βήμα, κάντε κλικ στο εικονίδιο «» που βρίσκεται κάτω από το επιθυμητό βήμα.

Για να διαγράψετε ένα βήμα, ανοίξτε το βήμα σε λειτουργία επεξεργασίας (δείτε παραπάνω) και κάντε κλικ στο κουμπί «Delete».

Παράμετροι ενός βήματος ροής εργασιών

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Language of creation/modification	Εάν χρειάζεται, προσθέστε μια μετάφραση κάνοντας κλικ στο εικονίδιο .	Συμβολοσειρά.
Name	Όνομα του βήματος. Μπορείτε να προσαρμόσετε το όνομα με μια τιμή που αφορά ειδικά την παρουσία της ροής εργασιών, συμπεριλαμβάνοντας μια λέξη-κλειδί.	Υποχρεωτικό. Συμβολοσειρά χαρακτήρων που μπορεί να περιέχει λέξεις-κλειδιά. Σε αυτήν την περίπτωση, η συμβολοσειρά χαρακτήρων δεν πρέπει να περιέχει κενά ή ειδικούς χαρακτήρες. Παράδειγμα ονόματος με λέξη-κλειδί: Validate_Request_#TARGET#ATTRIBUTE#displayname#
Code	Αναγνωριστικό του βήματος, το οποίο πρέπει να είναι μοναδικό σε όλα τα βήματα όλων των προτύπων.	Υποχρεωτικό. Συμβολοσειρά χαρακτήρων, χωρίς κενά ή ειδικούς χαρακτήρες.
Description	Περιγραφή του βήματος	Συμβολοσειρά.
Escalation configuration	Παράμετρος που υποδεικνύει εάν το βήμα είναι τυπικό βήμα ή βήμα κλιμάκωσης.	Yes/No. Προεπιλεγμένη τιμή = No.
Position after step	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για την τοποθέτηση των βημάτων το ένα σε σχέση με το άλλο (καθορίζει τη σειρά των βημάτων).	Ορατό από τη δημιουργία του δεύτερου βήματος και μετά. Λίστα των υπαρχόντων βημάτων.
Execution rules	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για τον καθορισμό των συνθηκών εκτέλεσης ενός βήματος.	Always, Evaluation rule Παραδείγματα: ένα βήμα θα μπορούσε να εκτελεστεί ή όχι ανάλογα με: Τον τύπο του ατόμου που υποβάλλει το αίτημα, Ένα δικαίωμα που ζητείται στη ροή εργασιών, Την κατάσταση ενός προηγούμενου βήματος, Μια καθυστέρηση στη ροή εργασιών,
Query	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για τον ορισμό ενός ερωτήματος SQL για τον έλεγχο της κατάστασης των ενεργειών, των βημάτων ή οποιουδήποτε άλλου αντικειμένου είναι προσβάσιμο μέσω λέξης-κλειδιού.	Ορατό εάν «Validation rule» = «Evaluation rule». Συμβολοσειρά χαρακτήρων: ερώτημα SQL που χρησιμοποιείται για την εξαγωγή των στοιχείων που θα καθορίσουν εάν ένα βήμα θα εκτελεστεί ή όχι. Το ερώτημα πρέπει να επιστρέφει μια τιμή Boolean. Εάν η τιμή που επιστρέφεται είναι 1, το βήμα θα εκτελεστεί· διαφορετικά, δεν θα εκτελεστεί.
Failure rule	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για να υποδείξει τις συνθήκες που προκαλούν την αποτυχία του βήματος. Σημείωση: Ο κανόνας αποτυχίας υπερισχύει του κανόνα επικύρωσης.	All actions failed, Evaluation rule determining whether the step fails, At least one action failed.
Query	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για τον ορισμό ενός ερωτήματος SQL για τον έλεγχο της κατάστασης των ενεργειών, των βημάτων ή οποιουδήποτε άλλου αντικειμένου είναι προσβάσιμο μέσω λέξης-κλειδιού.	Ορατό εάν «Validation rule» = «Evaluation rule determining whether the step fails.» Συμβολοσειρά χαρακτήρων: ερώτημα SQL που χρησιμοποιείται για την εξαγωγή των στοιχείων που θα καθορίσουν εάν ένα βήμα θα βρίσκεται στην κατάσταση «Failed» ή «Successful». Το ερώτημα πρέπει να επιστρέφει μια τιμή Boolean. Εάν η τιμή που επιστρέφεται είναι 1, το βήμα θα βρίσκεται στην κατάσταση «Successful»· διαφορετικά, θα βρίσκεται στην κατάσταση «Validated».
Validation rule	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για να υποδείξει τις συνθήκες υπό τις οποίες το βήμα είναι επιτυχές. Σημείωση: Ο κανόνας αποτυχίας υπερισχύει του κανόνα επικύρωσης.	All actions must have been successful, Evaluation rule determining whether the step is successful, At least one action has been successful, The step is successful regardless of the results of the actions.
Query	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για τον ορισμό ενός ερωτήματος SQL για τον έλεγχο της κατάστασης των ενεργειών, των βημάτων ή οποιουδήποτε άλλου αντικειμένου είναι προσβάσιμο μέσω λέξης-κλειδιού.	Ορατό εάν «Validation rule» = «Evaluation rule determining whether the step is successful.» Συμβολοσειρά χαρακτήρων: : ερώτημα SQL που χρησιμοποιείται για την εξαγωγή των στοιχείων που θα καθορίσουν εάν ένα βήμα θα βρίσκεται στην κατάσταση «Successful» ή «Failed». Το ερώτημα πρέπει να επιστρέφει μια τιμή Boolean. Εάν η τιμή που επιστρέφεται είναι 1, το βήμα θα βρίσκεται στην κατάσταση «Successful»· διαφορετικά, θα βρίσκεται στην κατάσταση «Failed».

Σε κάθε βήμα, πρέπει να ορίσετε τουλάχιστον μία ενέργεια ή ένα καθήκον.

Διαμόρφωση ενός βήματος κλιμάκωσης

Η κλιμάκωση είναι ένα βήμα που εκτελείται μετά από ένα ορισμένο διάστημα αδράνειας που ακολουθεί την εκκίνηση της ροής εργασιών, την έναρξη ενός βήματος ή την έναρξη μιας ενέργειας.

Παράδειγμα κλιμάκωσης:

Οι χρήστες μπορούν να ζητήσουν δικαιώματα πρόσβασης στην εφαρμογή MyApp. Αυτή η ροή εργασιών απαιτεί ένα αρχικό βήμα επικύρωσης από τον άμεσο προϊστάμενο πριν από την παραχώρηση του δικαιώματος. Εάν, μία εβδομάδα μετά το αίτημα δικαιωμάτων, ο άμεσος προϊστάμενος δεν έχει ακόμη επικυρώσει το αίτημα, το βήμα κλιμάκωσης προκαλεί:

• Την ακύρωση του βήματος επικύρωσης από τον άμεσο προϊστάμενο,
• Την αποστολή μιας γνωστοποίησης στον αιτούντα,
• Την αποστολή ενός αιτήματος επικύρωσης στον υπεύθυνο της εφαρμογής MyApp.

Μόλις ολοκληρωθεί επιτυχώς το βήμα κλιμάκωσης, η ροή εργασιών θα εκτελέσει το επόμενο βήμα, την ανάθεση του δικαιώματος.

Ένα βήμα κλιμάκωσης δεν μπορεί να είναι το πρώτο βήμα μιας ροής εργασιών.

Η διαμόρφωση ενός βήματος κλιμάκωσης ακολουθεί την ίδια διαδικασία με τη δημιουργία ενός βήματος, με τη διαφορά ότι πρέπει να ορίσετε την επιλογή «Escalation configuration» σε «Yes».

Αποθηκεύστε τη φόρμα δημιουργίας κάνοντας κλικ στο κουμπί «Save».

Στη συνέχεια, πρέπει να δημιουργήσετε την επιθυμητή κλιμάκωση. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί «Escalation».

Ρυθμίσεις του βήματος κλιμάκωσης:

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Escalation step	Βήμα στο οποίο θα διαμορφωθεί η κλιμάκωση.	Λίστα των διαμορφωμένων βημάτων για τα οποία είναι επιλεγμένη η επιλογή «Escalation configuration».
Object concerned	Τύπος του αντικειμένου για το οποίο θα λαμβάνεται υπόψη το χρονικό όριο αδράνειας για την ενεργοποίηση του βήματος κλιμάκωσης.	Workflow, Step, Action
Name of the object	Αντικείμενο για το οποίο θα λαμβάνεται υπόψη το χρονικό όριο αδράνειας για την ενεργοποίηση του βήματος κλιμάκωσης, εάν το σχετικό αντικείμενο δεν είναι η ροή εργασιών.	Λίστα των βημάτων και των ενεργειών που έχουν ήδη διαμορφωθεί για αυτήν τη ροή εργασιών.
Escalation timeout	Χρονικό όριο (σε ημέρες) μεταξύ: της έναρξης της ροής εργασιών, του βήματος ή της ενέργειας, και της έναρξης του βήματος κλιμάκωσης. Το βήμα κλιμάκωσης θα ξεκινήσει εάν γίνει υπέρβαση του χρονικού ορίου και το σχετικό αντικείμενο έχει την κατάσταση «Active».	Ακέραιος αριθμός (αριθμός ημερών).
Block	Ενέργεια που εκτελείται στη ροή εργασιών, στο βήμα ή στην ενέργεια σε εξέλιξη, όταν γίνει υπέρβαση του χρόνου αδράνειας και ξεκινήσει το βήμα κλιμάκωσης.	Do nothing: καμία επίπτωση στη ροή εργασιών, στο βήμα ή στην ενέργεια σε εξέλιξη. Workflow failure: η κατάσταση της ροής εργασιών ορίζεται σε «Failure». Stage failure: η κατάσταση του τρέχοντος βήματος ορίζεται σε «Failed». Σημείωση: Ανάλογα με τους κανόνες επικύρωσης της ροής εργασιών, η κατάσταση της ροής εργασιών μπορεί επίσης να αλλάξει σε «Failed». Action failure: η κατάσταση της ενέργειας για την οποία έγινε υπέρβαση του χρόνου αδράνειας αλλάζει σε «Failed». Σημείωση: Ανάλογα με τους κανόνες επικύρωσης του βήματος με το οποίο συνδέεται η ενέργεια, η κατάσταση του βήματος μπορεί επίσης να αλλάξει σε «Failed», γεγονός που μπορεί να επηρεάσει και την κατάσταση της ροής εργασιών. Override the validation step or action: το βήμα ή η ενέργεια παρακάμπτεται χωρίς να αποτύχουν τα υπόλοιπα βήματα και οι ενέργειες.

Αφού δημιουργήσετε και διαμορφώσετε ένα βήμα κλιμάκωσης, μπορείτε να προσθέσετε σε αυτό καθήκοντα ή/και ενέργειες.

Για να τροποποιήσετε μια κλιμάκωση, η πρόσβαση εξαρτάται από το αντικείμενο στο οποίο έχει οριστεί η κλιμάκωση:

Για να τροποποιήσετε μια κλιμάκωση που έχει διαμορφωθεί στη ροή εργασιών, κάντε κλικ στο εικονίδιο «» στις ρυθμίσεις κλιμάκωσης των γενικών ρυθμίσεων της ροής εργασιών.

Για να τροποποιήσετε μια κλιμάκωση που έχει διαμορφωθεί σε ένα βήμα, κάντε κλικ στο εικονίδιο «» στις ρυθμίσεις κλιμάκωσης του συγκεκριμένου βήματος.

Για να τροποποιήσετε μια κλιμάκωση που έχει διαμορφωθεί σε μια ενέργεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο «» στις ρυθμίσεις κλιμάκωσης της συγκεκριμένης ενέργειας.

Σε όλες τις περιπτώσεις, μπορούν να τροποποιηθούν μόνο τα πεδία «Archiving delay» και «Blocking».

Διαμόρφωση καθήκοντος

Μια ροή εργασιών αποτελείται από ένα ή περισσότερα βήματα, καθένα από τα οποία αποτελείται από μία ή περισσότερες ενέργειες ή/και καθήκοντα.

Ένα καθήκον είναι μια μη αυτόματη λειτουργία που απαιτεί την παρέμβαση ενός χρήστη.

Όσο ένα καθήκον δεν έχει ολοκληρωθεί, η ροή εργασιών είναι αποκλεισμένη και παραμένει σε αναμονή.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι καθηκόντων:

• Generic,
• Validation,
• Manual provisioning,
• Manual deprovisioning.

Για να δημιουργήσετε ένα νέο καθήκον, κάντε κλικ στο κουμπί «Task».

Για να τροποποιήσετε ένα καθήκον, κάντε κλικ στο εικονίδιο «» κάτω από το επιθυμητό βήμα.

Για να διαγράψετε ένα καθήκον, ανοίξτε το καθήκον σε λειτουργία επεξεργασίας (βλ. παραπάνω) και κάντε κλικ στο κουμπί «Delete».

Παράμετροι ενός καθήκοντος ροής εργασιών

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Language of creation/modification	Εάν χρειάζεται, προσθέστε μια μετάφραση κάνοντας κλικ στο .	Συμβολοσειρές.
Step concerned	Βήμα στο οποίο ανήκει το καθήκον.	Λίστα των υπαρχόντων βημάτων.
Name	Όνομα του καθήκοντος.	Συμβολοσειρά.
Code	Αναγνωριστικό του καθήκοντος, το οποίο πρέπει να είναι μοναδικό μεταξύ όλων των καθηκόντων όλων των προτύπων ροής εργασιών.	Συμβολοσειρά χωρίς κενά διαστήματα ή ειδικούς χαρακτήρες.
Description	Περιγραφή του καθήκοντος.	Συμβολοσειρά.
Task	Παράμετρος που υποδεικνύει τον τύπο του καθήκοντος. Το υπόλοιπο τμήμα αυτής της φόρμας προσαρμόζεται ανάλογα με το επιλεγμένο καθήκον.	Generic, Validation, Assigning resource(s), Manual provisioning, Manual deprovisioning.
Send e-mail	Παράμετρος με την οποία διαμορφώνεται η γνωστοποίηση που θα αποσταλεί.	Επιλεγμένο/μη επιλεγμένο.
Notification	Για να διαμορφώσετε μια ενέργεια γνωστοποίησης, κάντε κλικ στο .	Ορατό εάν είναι επιλεγμένο το «Send email». Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαμόρφωση γνωστοποίησης.
Authorize the transfer	Προσθέτει ένα πεδίο «Transfer action to» στη φόρμα επικύρωσης σε κάθε παρουσία της ροής εργασιών. Ο υπεύθυνος επικύρωσης μπορεί τότε να επιλέξει ένα πρόσωπο στο οποίο θα μεταβιβάσει την ενέργεια ή το καθήκον επικύρωσης. Το καθήκον δεν θα εμφανίζεται πλέον στη λίστα του και δεν θα μπορεί πλέον να το επικυρώσει.	Yes/No.
Actor(s)	Μέθοδος επιλογής των προσώπων που πρέπει να επικυρώσουν ή να απορρίψουν το καθήκον.	A list of identities: επιλογή προσώπων κατά βούληση, A list of identities returned by an SQL evaluation.
Selection	Λίστα που προκύπτει από την επιλογή προσώπων που έγινε κατά τη διαμόρφωση.	Ορατό εάν «Actor(s)» = «A list of persons». Λίστα προσώπων προς επιλογή.
Query	Παράμετρος με την οποία καθορίζετε ένα ερώτημα SQL για το φιλτράρισμα των επιθυμητών προσώπων.	Ορατό εάν «Actor(s)» = «A list of persons returned by an SQL evaluation». Συμβολοσειρά: ερώτημα SQL που χρησιμοποιείται για το φιλτράρισμα των επιθυμητών προσώπων.
Execution rule	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για τον καθορισμό των συνθηκών εκτέλεσης ενός καθήκοντος. Για παράδειγμα, ένα καθήκον θα μπορούσε να εκτελείται ή όχι ανάλογα με: Τον τύπο του ατόμου που υποβάλλει το αίτημα, Ένα δικαίωμα που ζητείται στη ροή εργασιών, Την κατάσταση ενός προηγούμενου βήματος, Μια καθυστέρηση στη ροή εργασιών, ...	Always, Evaluation rule.
Query	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για τον ορισμό ενός ερωτήματος SQL για τον έλεγχο της κατάστασης των ενεργειών, των βημάτων ή οποιουδήποτε άλλου αντικειμένου είναι προσβάσιμο μέσω λέξης-κλειδιού.	Ορατό εάν «Execution rule» = «Evaluation rule». Συμβολοσειρά: ερώτημα SQL που χρησιμοποιείται για την εξαγωγή των στοιχείων που θα καθορίσουν εάν ένα καθήκον θα εκτελεστεί ή όχι. Το ερώτημα πρέπει να επιστρέφει μια τιμή Boolean. Εάν η τιμή που επιστρέφεται είναι 1, το καθήκον θα εκτελεστεί· διαφορετικά, δεν θα εκτελεστεί.
Message	Ελεύθερο πεδίο με το οποίο ορίζεται ένα μήνυμα που θα εμφανίζεται στο περιβάλλον εργασίας χρήστη της ροής εργασιών.	Συμβολοσειρά που μπορεί να περιέχει λέξεις-κλειδιά. Παράδειγμα: Επικυρώστε τη δημιουργία του παρόχου υπηρεσιών: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Παράμετροι ειδικές για το γενικό καθήκον

Ένα γενικό καθήκον σάς δίνει απλώς τη δυνατότητα να επιβεβαιώσετε ή να απορρίψετε την εκτέλεση μιας λειτουργίας. Δεν έχει ιδιαίτερες παραμέτρους.

Η επιβεβαίωση της εκτέλεσης του καθήκοντος θα αφορά όλους τους παραλήπτες (στόχους).

Παράμετροι ειδικές για ένα καθήκον επικύρωσης

Το καθήκον επικύρωσης δίνει τη δυνατότητα σε έναν διαχειριστή να επικυρώσει ή να απορρίψει ένα αίτημα για δικαιώματα ή για τροποποιήσεις χαρακτηριστικών.

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Answers	Απάντηση και ενέργεια που μπορεί να εκτελέσει ο υπεύθυνος επικύρωσης. Ανάλογα με τις επιλογές που είναι επιλεγμένες στην απάντηση, η φόρμα επικύρωσης θα διαφέρει στις παρουσίες της ροής εργασιών.	Accept: εμφανίζει ένα κουμπί «Validate» στη φόρμα επικύρωσης (υποχρεωτική επιλογή). Deny: εμφανίζει ένα κουμπί «Deny» στη φόρμα επικύρωσης (υποχρεωτική επιλογή). Change dates: δίνει τη δυνατότητα στον υπεύθυνο επικύρωσης να τροποποιήσει τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης ενός δικαιώματος που ζήτησε ένας χρήστης. Αυτή η επιλογή ισχύει μόνο για μια ροή εργασιών «User request» του τύπου «Right request». Change rights: δίνει τη δυνατότητα στον υπεύθυνο επικύρωσης να καταργήσει δικαιώματα από τη λίστα που ζήτησε ένας χρήστης. Αυτή η επιλογή ισχύει μόνο για μια ροή εργασιών «User request» του τύπου «Right request». Replay workflow: εάν ο υπεύθυνος επικύρωσης αλλάξει το αίτημα, η ροή εργασιών θα επανεκκινηθεί και όλα τα βήματα θα εκτελεστούν ξανά. Αυτή η επιλογή είναι χρήσιμη όταν υπάρχουν πολλές ενέργειες επικύρωσης. Για παράδειγμα, εάν ένας υπεύθυνος επικύρωσης αλλάξει την ημερομηνία, ένα χαρακτηριστικό ή ένα δικαίωμα, το αίτημα θα σταλεί ξανά σε όλους τους υπεύθυνους επικύρωσης. Display the request: σας δίνει τη δυνατότητα να εμφανίσετε τη φόρμα όπως τη συμπλήρωσε ο αιτών στις σελίδες επικύρωσης, δηλαδή στις ενέργειες τύπου επικύρωσης. Change the target identities of the workflow: δίνει τη δυνατότητα στον υπεύθυνο επικύρωσης να διαγράψει τιμές από τη λίστα των στόχων πριν από την επικύρωση του αιτήματος. Το αίτημα θα απορριφθεί για τις ταυτότητες που διαγράφηκαν, αλλά θα επικυρωθεί για τις υπόλοιπες. Change settings: ο υπεύθυνος επικύρωσης του αιτήματος μπορεί να τροποποιήσει τη λίστα των ρυθμίσεων που ζητήθηκαν και τα πρόσθετα πεδία πριν από την εκτέλεση του καθήκοντος.

Παράμετροι ειδικές για ένα καθήκον ανάθεσης πόρων

Ένα καθήκον ανάθεσης πόρων χρησιμοποιείται σε μια ροή εργασιών αιτήματος πόρων ή σε μια ροή εργασιών βάσει συμβάντων. Δίνει τη δυνατότητα στον χειριστή να αναθέσει/δημιουργήσει έναν πόρο για τον στόχο ή τους στόχους απευθείας στο περιβάλλον εργασίας της ροής εργασιών, χωρίς να περάσει από τις καταχωρήσεις των ταυτοτήτων.

Τυχόν άδειες στο προφίλ διαχείρισης του χειριστή δεν ισχύουν: ο χειριστής μπορεί να αναθέσει/δημιουργήσει τους πόρους σύμφωνα με τις ρυθμίσεις της ροής εργασιών.

Σημείωση: Ένα καθήκον ανάθεσης πόρων πρέπει να ακολουθείται από ένα βήμα με μια ενέργεια ανάθεσης πόρων, διαφορετικά ο πόρος δεν θα συσχετιστεί με τον στόχο.

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Answers	Επιλογές της φόρμας ανάθεσης πόρων.	Creating a new resource: δίνει τη δυνατότητα στον χειριστή να δημιουργήσει έναν νέο πόρο αντί να επιλέξει έναν πόρο από μια λίστα για να τον συσχετίσει με έναν από τους στόχους. Αυτός ο πόρος είναι προσωρινός και θα δημιουργηθεί μόνο κατά την επικύρωση της φόρμας ανάθεσης, εφόσον έχει ανατεθεί. Validation of the task even if not all targets have a resource: εάν είναι επιλεγμένο, ο χειριστής μπορεί να αναθέσει πόρους μόνο σε ορισμένους από τους στόχους· εάν δεν είναι επιλεγμένο, ο χειριστής δεν θα μπορεί να επικυρώσει τη φόρμα ανάθεσης, εκτός εάν έχουν ανατεθεί πόροι σε κάθε στόχο.
Resource type	Δίνει τη δυνατότητα επιλογής των τύπων πόρων προς ανάθεση.	Τύπος πόρου προς επιλογή. Προειδοποίηση: παρόλο που το περιβάλλον εργασίας σάς δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε πολλούς τύπους πόρων, είναι απαραίτητο να καταχωρίσετε μόνο έναν για να λειτουργεί σωστά η λύση.

Παράμετροι ειδικές για τα καθήκοντα μη αυτόματης παροχής και μη αυτόματης κατάργησης παροχής

Ένα καθήκον μη αυτόματης παροχής χρησιμοποιείται σε μια ροή εργασιών αιτήματος παροχής ή σε μια ροή εργασιών βάσει συμβάντων. Αυτός ο τύπος παροχής χρησιμοποιείται όταν η αυτόματη παροχή μέσω συνδετήρα δεν είναι δυνατή, αλλά θέλετε ωστόσο να παρακολουθείτε την πραγματική δημιουργία λογαριασμών και εξουσιοδοτήσεων στο αποθετήριο της εφαρμογής.

Υποδεικνύει στον χειριστή ποια δικαιώματα και ποιους λογαριασμούς πρέπει να δημιουργήσει ή να παραχωρήσει σε έναν ή περισσότερους χρήστες. Αφού εκτελέσει τις λειτουργίες στους λογαριασμούς στο αποθετήριο, επιβεβαιώνει τη δημιουργία/ανάθεση των δικαιωμάτων στη φόρμα ροής εργασιών του CyberElements Identity. Οι καταστάσεις παροχής των διάφορων δικαιωμάτων ενημερώνονται τότε στο CyberElements Identity (από κόκκινο σε πράσινο) χωρίς να απαιτείται καμία περαιτέρω ενέργεια.

Ο θεωρητικός λογαριασμός δημιουργείται από το καθήκον παροχής εάν δεν υπάρχει ακόμη κατά την εκτέλεση του καθήκοντος.

Το καθήκον μη αυτόματης κατάργησης παροχής ενημερώνει την κατάσταση παροχής του δικαιώματος (από πράσινο σε κόκκινο).

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Execute the task for all actors	Επιλογή για την ομαδοποίηση του καθήκοντος σε ένα μοναδικό αίτημα ακόμη και αν υπάρχουν πολλοί συμμετέχοντες, ή για την εκτέλεση τόσων παρουσιών του καθήκοντος όσοι είναι οι συμμετέχοντες.	Επιλεγμένο/μη επιλεγμένο. Εάν το πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο, δημιουργείται μία παρουσία του καθήκοντος για κάθε συμμετέχοντα, πράγμα που σημαίνει ότι κάθε συμμετέχων πρέπει να επικυρώσει το δικό του καθήκον. Εάν το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι επιλεγμένο, δημιουργείται μόνο μία παρουσία του καθήκοντος για όλους τους συμμετέχοντες, πράγμα που σημαίνει ότι αρκεί μία μόνο επικύρωση για την επικύρωση του καθήκοντος.
Retrieve from events	Ισχύει για τις ροές εργασιών «Rights Request». Το καθήκον μη αυτόματης παροχής παρέχει μόνο τα δικαιώματα που ζητούνται στη φόρμα αιτήματος δικαιωμάτων ΚΑΙ των οποίων ο τύπος παροχής στο αποθετήριο είναι «Manual».	Επιλεγμένο/μη επιλεγμένο. Εάν το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι επιλεγμένο, το πεδίο «Right» πρέπει να συμπληρωθεί με τη λίστα των δικαιωμάτων που μπορούν να ανατεθούν στη φόρμα του καθήκοντος. Εάν το πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο, όλα τα δικαιώματα που ζητήθηκαν στη φόρμα αιτήματος μη αυτόματης παροχής μπορούν να ανατεθούν στη φόρμα του καθήκοντος.
Right	Λίστα των δικαιωμάτων για τα οποία μπορεί να γίνει μη αυτόματη παροχή/κατάργηση παροχής στη φόρμα επικύρωσης του καθήκοντος.	Ορατό εάν η επιλογή «Retrieve from events» δεν είναι επιλεγμένη. Λίστα δικαιωμάτων.

Διαμόρφωση ενέργειας

Μια ροή εργασιών αποτελείται από ένα ή περισσότερα βήματα, καθένα από τα οποία αποτελείται από μία ή περισσότερες ενέργειες ή/και καθήκοντα.

Μια ενέργεια είναι μια λειτουργία που εκτελείται αυτόματα, χωρίς μη αυτόματη παρέμβαση από κάποιον χρήστη.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι ενεργειών:

• Sending a notification,
• Running an external process,
• Updating person information,
• Adding rights,
• Removing rights,
• Deleting a person.

Για να δημιουργήσετε μια νέα ενέργεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Action».

Για να τροποποιήσετε μια ενέργεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο «» κάτω από την επιθυμητή ενέργεια.

Για να διαγράψετε μια ενέργεια, ανοίξτε την σε λειτουργία επεξεργασίας (βλ. παραπάνω) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Delete».

Παράμετροι μιας ενέργειας ροής εργασιών

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Language of creation/modification	Εάν χρειάζεται, προσθέστε μια μετάφραση κάνοντας κλικ στο .	Συμβολοσειρές.
Step concerned	Βήμα στο οποίο ανήκει η ενέργεια.	Λίστα των υπαρχόντων βημάτων.
Name	Όνομα της ενέργειας.	Συμβολοσειρά.
Code	Αναγνωριστικό της ενέργειας, το οποίο πρέπει να είναι μοναδικό μεταξύ όλων των ενεργειών όλων των προτύπων ροής εργασιών.	Συμβολοσειρά χωρίς κενά διαστήματα ή ειδικούς χαρακτήρες.
Description	Περιγραφή της ενέργειας.	Συμβολοσειρά.
Action	Παράμετρος που υποδεικνύει τον τύπο της ενέργειας. Το υπόλοιπο τμήμα αυτής της φόρμας προσαρμόζεται ανάλογα με την επιλεγμένη ενέργεια.	Sending a notification, Executing process, Updating person information, Adding rights, Removing right(s), Removing person, Adding resource(s), Web service.
Execution rule	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για τον καθορισμό των συνθηκών εκτέλεσης της ενέργειας. Για παράδειγμα, μια ενέργεια θα μπορούσε να εκτελείται ή όχι ανάλογα με: Τον τύπο του ατόμου που υποβάλλει το αίτημα, Ένα δικαίωμα που ζητείται στη ροή εργασιών, Την κατάσταση ενός προηγούμενου βήματος, Μια καθυστέρηση στη ροή εργασιών, etc.	Always, Evaluation rule.
Query	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για τον ορισμό ενός ερωτήματος SQL για τον έλεγχο της κατάστασης των ενεργειών, των βημάτων ή οποιουδήποτε άλλου αντικειμένου είναι προσβάσιμο μέσω λέξης-κλειδιού.	Ορατό εάν «Execution rule» = «Evaluation rule». Συμβολοσειρά: ερώτημα SQL που χρησιμοποιείται για την εξαγωγή των στοιχείων που θα καθορίσουν εάν μια ενέργεια θα εκτελεστεί ή όχι. Το ερώτημα πρέπει να επιστρέφει μια τιμή Boolean. Εάν η τιμή που επιστρέφεται είναι 1, η ενέργεια θα εκτελεστεί· διαφορετικά, δεν θα εκτελεστεί.
Message	Ελεύθερο πεδίο με το οποίο ορίζεται ένα μήνυμα που θα εμφανίζεται στο περιβάλλον εργασίας χρήστη της ροής εργασιών.	Συμβολοσειρά που μπορεί να περιέχει λέξεις-κλειδιά. Παράδειγμα: Επικυρώστε τη δημιουργία του παρόχου υπηρεσιών: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Ρυθμίσεις της ενέργειας «Send notification»

Για να διαμορφώσετε μια ενέργεια γνωστοποίησης, κάντε κλικ στο εικονίδιο «». Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαμόρφωση γνωστοποίησης.

Ρυθμίσεις της ενέργειας «Process execution»

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Name of the process	Παράμετρος με την οποία καθορίζεται η διαδρομή της διεργασίας προς εκτέλεση.	Συμβολοσειρά. Παράδειγμα: C:\Program Files (x86)\Avencis\HPP\hppruncli.exe
Arguments of the process	Παράμετρος με την οποία καθορίζονται τα ορίσματα που μεταβιβάζονται στη διεργασία προς εκτέλεση.	Συμβολοσειρά που μπορεί να περιέχει λέξεις-κλειδιά. Παράδειγμα: -sec seq-AD -o #target#attribute#uid#
Send e-mail	Παράμετρος με την οποία καθορίζεται εάν πρέπει να αποσταλεί γνωστοποίηση σε περίπτωση αποτυχίας της διεργασίας.	Επιλεγμένο/μη επιλεγμένο.
Notification	Για να διαμορφώσετε μια γνωστοποίηση, κάντε κλικ στο εικονίδιο «».	Ορατό εάν είναι επιλεγμένο το «Send email». Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαμόρφωση γνωστοποίησης.

Ρυθμίσεις της ενέργειας «Update person information»

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Delete empty attribute values	Διαγράφει από την καταχώρηση του προσώπου-στόχου τις τιμές χαρακτηριστικών για τις οποίες δεν έχουν καταχωριστεί τιμές στη φόρμα της ροής εργασιών.	Επιλεγμένο/Μη επιλεγμένο. Αυτή η ρύθμιση μπορεί να εφαρμοστεί μόνο εάν υπάρχει ένα μόνο πρόσωπο-στόχος.
Retrieve from the form	Σας δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε εάν τα χαρακτηριστικά που θα ανατεθούν στους στόχους προέρχονται από τα στοιχεία που εισάγει ο χρήστης στο πλαίσιο μιας ροής εργασιών κατόπιν αιτήματος χρήστη.	Επιλεγμένο/Μη επιλεγμένο. Αυτή η ρύθμιση μπορεί να εφαρμοστεί μόνο εάν ο τύπος της ροής εργασιών είναι «On user request».
Attribute selection	Παράμετρος με την οποία διαμορφώνεται μια λίστα χαρακτηριστικών και των τιμών τους που θα ενημερωθούν κατά την εκτέλεση της ενέργειας.	Λίστα χαρακτηριστικών.

Ρυθμίσεις των ενεργειών «Add rights» και «Remove rights»

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Retrieve from the form	Σας δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε εάν τα δικαιώματα που θα ανατεθούν στους στόχους προέρχονται από τα στοιχεία που εισάγει ο χρήστης στο πλαίσιο μιας ροής εργασιών κατόπιν αιτήματος χρήστη.	Επιλεγμένο/Μη επιλεγμένο. Η ρύθμιση είναι διαθέσιμη μόνο εάν ο τύπος της ροής εργασιών είναι «On user request».
Right	Παράμετρος με την οποία διαμορφώνεται μια λίστα δικαιωμάτων που θα προστεθούν στους στόχους της ενέργειας ή θα καταργηθούν από αυτούς.	Λίστα δικαιωμάτων.

Ρυθμίσεις της ενέργειας «Delete person»

Η ενέργεια διαγραφής προσώπου δεν έχει ειδικές παραμέτρους. Απλώς διαγράφει το πρόσωπο για το οποίο εκκινήθηκε η ροή εργασιών.

Αυτή η ενέργεια χρησιμοποιείται με μια ροή εργασιών «καθυστερημένου εναύσματος», η οποία εκκινείται, για παράδειγμα, με βάση την ημερομηνία λήξης της.

Ρυθμίσεις της ενέργειας «Add resource(s)»

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Retrieve from the form	Σας δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε εάν οι τύποι πόρων που θα ανατεθούν στους στόχους προέρχονται από τα στοιχεία που εισάγει ο χρήστης σε μια ροή εργασιών κατόπιν αιτήματος χρήστη.	Επιλεγμένο/Μη επιλεγμένο. Η ρύθμιση είναι διαθέσιμη μόνο εάν ο τύπος της ροής εργασιών είναι «On user request».
Resource type	Παράμετρος για τη διαμόρφωση μιας λίστας τύπων πόρων που θα ανατεθούν στους στόχους. Ο πρώτος διαθέσιμος πόρος θα ανατεθεί αυτόματα. Εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμοι πόροι, η ενέργεια θα αποτύχει.	Λίστα τύπων πόρων. Διαθέσιμο μόνο εάν το πλαίσιο ελέγχου «Retrieve from form» δεν είναι επιλεγμένο. Προειδοποίηση: παρόλο που το περιβάλλον εργασίας σάς δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε πολλούς τύπους πόρων, είναι απαραίτητο να καταχωρίσετε μόνο έναν για να λειτουργεί σωστά η λύση.

Διαμόρφωση γνωστοποίησης

Η διαμόρφωση των γνωστοποιήσεων συνίσταται στον καθορισμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αποστέλλονται, και συγκεκριμένα:

• Ο παραλήπτης ή οι παραλήπτες
• Το θέμα
• Το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Etc.

Διαμόρφωση των παραληπτών

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
To:	Παράμετρος με την οποία διαμορφώνεται η λίστα των παραληπτών.	Επιλογή του τρόπου διαμόρφωσης του παραλήπτη. Email list List of persons SQL evaluation returning a list of persons. Εάν επιλέξετε «SQL evaluation returning a list of persons»: SQL evaluation: ερώτημα SQL, το οποίο μπορεί να περιέχει λέξεις-κλειδιά, που χρησιμοποιείται για την εξαγωγή των προσώπων που πρέπει να λάβουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν επιλέξετε «SQL evaluation returning a list of persons» ή «List of persons»: Recipient email attribute(s): επιλογή ενός ή περισσότερων χαρακτηριστικών των οποίων η τιμή θα ανακτηθεί από τις καταχωρήσεις των προσώπων για τη συμπλήρωση του πεδίου παραλήπτη. Για να χρησιμοποιήσετε αυτές τις επιλογές, πρέπει να έχει καθοριστεί τουλάχιστον ένα χαρακτηριστικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις καταχωρήσεις των προσώπων που μπορεί να είναι παραλήπτες γνωστοποιήσεων. Για να διαμορφώσετε ένα χαρακτηριστικό ως τύπου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργήστε ένα χαρακτηριστικό συμβολοσειράς και, στη συνέχεια, στην ενότητα «Display format», επιλέξτε το «Link display format» και, έπειτα, το πρόθεμα 'MAIL'.

Διαμόρφωση της γνωστοποίησης

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Available languages	Είναι δυνατή η αποστολή γνωστοποιήσεων σε διαφορετικές γλώσσες, αποθηκεύοντας το θέμα και το σώμα για κάθε γλώσσα. Η γνωστοποίηση θα αποσταλεί στη γλώσσα του χρήστη, όπως ορίζεται στο χαρακτηριστικό γλώσσας του. Εάν αυτό δεν έχει οριστεί, θα αποσταλεί στην προεπιλεγμένη γλώσσα.	Λίστα των γλωσσών που έχουν διαμορφωθεί στο CyberElements Identity.
Subject	Θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η παράμετρος μπορεί να περιέχει λέξεις-κλειδιά. Μπορεί να συνταχθεί σε οποιαδήποτε υποστηριζόμενη γλώσσα.	Συμβολοσειρά που μπορεί να περιέχει λέξεις-κλειδιά.
Cut the subject	Παράμετρος με την οποία περιορίζεται το μήκος του θέματος, εμφανίζοντας τις τιμές των λέξεων-κλειδιών μόνο του πρώτου στόχου, εάν οι στόχοι είναι πολλοί.	Ναι (επιλεγμένο πλαίσιο ελέγχου). Όχι (μη επιλεγμένο πλαίσιο ελέγχου).
Body	Παράμετρος με την οποία καθορίζεται ότι το σώμα του μηνύματος είναι σε μορφή HTML. Παράμετρος με σταθερή τιμή.	Yes (always checked).
E-mail body	Παράμετρος που περιέχει το σώμα HTML προς αποστολή. Αυτή η παράμετρος χρησιμοποιεί λέξεις-κλειδιά για να εμφανίζει κυρίως πληροφορίες σχετικά με τον στόχο ή τους στόχους και τον αιτούντα. Μπορεί να συνταχθεί σε οποιαδήποτε υποστηριζόμενη γλώσσα.	Συμβολοσειρά που μπορεί να περιέχει λέξεις-κλειδιά. Οι λέξεις-κλειδιά πρέπει να περικλείονται σε άγκιστρα {} για να αξιολογηθούν από τον μηχανισμό ροής εργασιών. Το σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχει πολλά σύνολα αγκίστρων που αντιστοιχούν σε διακριτές ομάδες κειμένου προς αξιολόγηση. Ένα σύνολο αγκίστρων θα αξιολογηθεί και θα αναπαραχθεί τόσες φορές όσοι είναι οι στόχοι της ροής εργασιών. Οι συμβολοσειρές εκτός των αγκίστρων θεωρούνται σταθερές και θα εισαχθούν μόνο μία φορά στο σώμα του μηνύματος που προκύπτει.

Επιλογή «Attach files»

Parameter	Description	Τύπος και πιθανές τιμές
Attach documents	Παράμετρος που χρησιμοποιείται για να υποδείξει ότι πρέπει να συμπεριληφθούν ένα ή περισσότερα συνημμένα στη γνωστοποίηση. Τα συνημμένα μπορεί να περιέχουν αναφορές του CyberElements Identity (csv, PDF) ή/και αρχεία που θα αναζητηθούν στον διακομιστή ή στο δίκτυο.	Ναι (επιλεγμένο πλαίσιο ελέγχου). Όχι (μη επιλεγμένο πλαίσιο ελέγχου).
Report	Παράμετρος με την οποία επιλέγονται οι αναφορές που θα επισυναφθούν.	Ορατό εάν είναι επιλεγμένο το «Attach files». Λίστα των αναφορών που είναι διαθέσιμες στο CyberElements Identity.
File	Παράμετρος με την οποία καθορίζονται τα αρχεία που θα επισυναφθούν.	Ορατό εάν είναι επιλεγμένο το «Attach files». Αρχείο προς επιλογή.

Επικύρωση μιας ροής εργασιών από μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν μια ροή εργασιών έχει ένα βήμα ή καθήκον επικύρωσης, είναι δυνατό να συμπεριληφθεί στη γνωστοποίηση ένας σύνδεσμος που θα αποδέχεται αυτόματα ή θα απορρίπτει την επικύρωση.

Ανατρέξτε στη σελίδα Διαχείριση λέξεων-κλειδιών στις ροές εργασιών για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των λέξεων-κλειδιών.

Λέξεις-κλειδιά δεσμευμένες για το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η χρήση λέξεων-κλειδιών στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπόκειται σε ειδική σύνταξη που ορίζεται στις λέξεις-κλειδιά ροής εργασιών.

Για να αποστέλλονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο διακομιστής SMTP πρέπει να έχει διαμορφωθεί στο μενού Configuration / General / Preferences / Application Settings.

Σημείωση: Αποφύγετε την αντιγραφή και επικόλληση στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς ενδέχεται να συμπεριληφθούν ακατάλληλες ετικέτες HTML. Οι τύποι και οι λέξεις-κλειδιά ενδέχεται να ερμηνευτούν εσφαλμένα.