Configurarea etapelor, a acțiunilor și a sarcinilor

Un workflow se compune din una sau mai multe etape, fiecare dintre acestea fiind compusă din una sau mai multe acțiuni și/sau sarcini.

Etapele se execută secvențial în workflow, în timp ce acțiunile și sarcinile din cadrul aceleiași etape se execută în paralel.

Configurarea unei etape

Puteți crea sau modifica o etapă a unui workflow atunci când formularul workflowului este deschis în modul de modificare.

Pentru a crea o etapă nouă, modificați un workflow și faceți clic pe butonul „Step”.

Pentru a modifica o etapă, faceți clic pe pictograma „” situată sub etapa dorită.

Pentru a șterge o etapă, deschideți etapa în modul de modificare (vedeți mai sus) și faceți clic pe butonul „Delete”.

Parametrii unei etape de workflow

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Language of creation/modification	Dacă este necesar, adăugați o traducere făcând clic pe pictograma .	Șir de caractere.
Name	Numele etapei. Puteți personaliza numele cu o valoare proprie instanței de workflow, incluzând un cuvânt-cheie.	Obligatoriu. Șir de caractere care poate conține cuvinte-cheie. În acest caz, șirul de caractere nu trebuie să conțină spații sau caractere speciale. Exemplu de nume cu un cuvânt-cheie: Validate_Request_#TARGET#ATTRIBUTE#displayname#
Code	Identificatorul etapei, care trebuie să fie unic între toate etapele din toate șabloanele.	Obligatoriu. Șir de caractere, fără spații și fără caractere speciale.
Description	Descrierea etapei	Șir de caractere.
Escalation configuration	Parametru care indică dacă etapa este o etapă standard sau o etapă de escaladare.	Da/Nu. Valoare implicită = Nu.
Position after step	Parametru care permite poziționarea etapelor unele față de altele (definește înlănțuirea etapelor).	Vizibil începând cu crearea celei de-a doua etape. Lista etapelor existente.
Execution rules	Parametru care permite precizarea condițiilor de executare a unei etape.	Always, Evaluation rule Exemple: o etapă ar putea fi executată sau nu în funcție de: Tipul persoanei care face cererea, Un drept solicitat în workflow, Starea unei etape anterioare, O întârziere în workflow,
Query	Parametru care permite definirea unei interogări SQL pentru a verifica starea acțiunilor, a etapelor sau a oricărui alt obiect accesibil printr-un cuvânt-cheie.	Vizibil dacă „Validation rule” = „Evaluation rule”. Șir de caractere: interogare SQL utilizată pentru a extrage elementele care vor determina dacă o etapă va fi executată sau nu. Interogarea trebuie să returneze o valoare booleană. Dacă valoarea returnată este 1, etapa va fi executată; în caz contrar, nu.
Failure rule	Parametru care permite indicarea condițiilor care fac ca etapa să eșueze. Notă: regula de eșec are prioritate față de regula de validare.	All actions failed, Evaluation rule determining whether the step fails, At least one action failed.
Query	Parametru care permite definirea unei interogări SQL pentru a verifica starea acțiunilor, a etapelor sau a oricărui alt obiect accesibil printr-un cuvânt-cheie.	Vizibil dacă „Validation rule” = „Evaluation rule determining whether the step fails.” Șir de caractere: interogare SQL utilizată pentru a extrage elementele care vor determina dacă o etapă va fi în starea „Failed” sau „Successful”. Interogarea trebuie să returneze o valoare booleană. Dacă valoarea returnată este 1, etapa va fi în starea „Successful”; în caz contrar, va fi în starea „Validated”.
Validation rule	Parametru care permite indicarea condițiilor în care etapa reușește. Notă: regula de eșec are prioritate față de regula de validare.	All actions must have been successful, Evaluation rule determining whether the step is successful, At least one action has been successful, The step is successful regardless of the results of the actions.
Query	Parametru care permite definirea unei interogări SQL pentru a verifica starea acțiunilor, a etapelor sau a oricărui alt obiect accesibil printr-un cuvânt-cheie.	Vizibil dacă „Validation rule” = „Evaluation rule determining whether the step is successful.” Șir de caractere: : interogare SQL utilizată pentru a extrage elementele care vor determina dacă o etapă va fi în starea „Successful” sau „Failed”. Interogarea trebuie să returneze o valoare booleană. Dacă valoarea returnată este 1, etapa va fi în starea „Successful”; în caz contrar, va fi în starea „Failed”.

În fiecare etapă, trebuie să definiți cel puțin o acțiune sau o sarcină.

Configurarea unei etape de escaladare

Escaladarea este o etapă care se execută după o anumită perioadă de inactivitate, după lansarea workflowului, începutul unei etape sau începutul unei acțiuni.

Exemplu de escaladare:

Utilizatorii pot solicita drepturi de acces la aplicația MyApp. Acest workflow necesită o primă etapă de validare de către managerul direct, înainte de acordarea dreptului. Dacă, o săptămână după solicitarea drepturilor, managerul direct nu a validat încă solicitarea, etapa de escaladare declanșează:

• Anularea etapei de validare de către managerul direct,
• Trimiterea unei notificări către solicitant,
• Trimiterea unei cereri de validare către responsabilul aplicației MonApp.

Odată ce etapa de escaladare a fost încheiată cu succes, workflowul va executa etapa următoare, de atribuire a dreptului.

O etapă de escaladare nu poate fi prima etapă a unui workflow.

Configurarea unei etape de escaladare urmează același proces ca și crearea unei etape, cu excepția faptului că trebuie să setați opțiunea „Escalation configuration” pe „Yes”.

Salvați formularul de creare făcând clic pe butonul „Save”.

Trebuie apoi să creați escaladarea dorită. Pentru aceasta, faceți clic pe butonul „Escalation”.

Parametrii etapei de escaladare:

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Escalation step	Etapa pe care se configurează escaladarea.	Lista etapelor configurate pentru care opțiunea „Escalation configuration” este bifată.
Object concerned	Tipul de obiect pentru care va fi luat în considerare timpul de inactivitate în vederea activării etapei de escaladare.	Workflow, Step, Action
Name of the object	Obiectul pentru care va fi luat în considerare timpul de inactivitate în vederea activării etapei de escaladare, dacă obiectul în cauză nu este workflowul.	Lista etapelor și a acțiunilor deja configurate pentru acest workflow.
Escalation timeout	Termen (în zile) între: Începutul workflowului, al etapei sau al acțiunii, Și începutul etapei de escaladare. Etapa de escaladare va fi pornită dacă termenul este depășit și dacă obiectul în cauză are starea „Active”.	Număr întreg (număr de zile).
Block	Acțiunea care trebuie efectuată asupra workflowului, a etapei sau a acțiunii în curs atunci când timpul de inactivitate este depășit și etapa de escaladare este pornită.	Do nothing: nicio consecință asupra workflowului, a etapei sau a acțiunii în curs. Workflow failure: starea workflowului trece la „Failure”. Stage failure: starea etapei în curs trece la „Failed”. Notă: în funcție de regulile de validare ale workflowului, starea workflowului poate trece de asemenea la „Failed”. Action failure: trece la „Failed” starea acțiunii al cărei timp de inactivitate a fost depășit. Notă: în funcție de regulile de validare ale etapei de care este legată acțiunea, starea etapei poate trece de asemenea la „Failed”, ceea ce poate influența la rândul său starea workflowului. Override the validation step or action: etapa sau acțiunea este trecută fără a face să eșueze celelalte etape și acțiuni.

După crearea și configurarea unei etape de escaladare, îi puteți adăuga sarcini și/sau acțiuni.

Pentru a modifica o escaladare, accesul depinde de obiectul pe care este poziționată escaladarea:

Pentru a modifica o escaladare configurată pe workflow, faceți clic pe pictograma „” situată în setările de escaladare din setările generale ale workflowului.

Pentru a modifica o escaladare configurată pe o etapă, faceți clic pe pictograma „” situată în setările de escaladare ale etapei în cauză.

Pentru a modifica o escaladare configurată pe o acțiune, faceți clic pe pictograma „” situată în setările de escaladare ale acțiunii în cauză.

În toate cazurile, pot fi modificate numai câmpurile „Archiving delay” și „Blocking”.

Configurarea unei sarcini

Un workflow se compune din una sau mai multe etape, fiecare dintre acestea fiind compusă din una sau mai multe acțiuni și/sau sarcini.

O sarcină este o operațiune manuală care necesită intervenția unui utilizator.

Atât timp cât o sarcină nu este încheiată, workflowul este blocat și rămâne în așteptare.

Există mai multe tipuri de sarcini:

• Generică,
• Validare,
• Provizionare manuală,
• Deprovizionare manuală.

Pentru a crea o sarcină nouă, faceți clic pe butonul „Task”.

Pentru a modifica o sarcină, faceți clic pe pictograma „” situată sub etapa dorită.

Pentru a șterge o sarcină, deschideți sarcina în modul de modificare (vedeți mai sus) și faceți clic pe butonul „Delete”.

Parametrii unei sarcini de Workflow

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Language of creation/modification	Dacă este necesar, adăugați o traducere făcând clic pe .	Șiruri de caractere.
Step concerned	Etapa de care aparține sarcina.	Lista etapelor existente.
Name	Numele sarcinii.	Șir de caractere.
Code	Identificatorul sarcinii, care trebuie să fie unic între toate sarcinile din toate șabloanele de workflow.	Șir de caractere, fără spații și fără caractere speciale.
Description	Descrierea sarcinii.	Șir de caractere.
Task	Parametru care indică tipul sarcinii. Restul acestui formular se adaptează în funcție de sarcina selectată.	Generic, Validation, Assigning resource(s), Manual provisioning, Manual deprovisioning.
Send e-mail	Parametru care permite configurarea notificării care va fi trimisă.	Bifat/nebifat.
Notification	Pentru a configura o acțiune de notificare, faceți clic pe .	Vizibil dacă „Send email” este bifat. Consultați capitolul Configurarea unei notificări.
Authorize the transfer	Adaugă un câmp „Transfer action to” în formularul de validare din fiecare instanță de workflow. Validatorul poate atunci să aleagă o persoană căreia să îi transfere acțiunea sau sarcina de validare. Sarcina nu va mai apărea în lista sa și nu o va mai putea valida.	Da/Nu.
Actor(s)	Modul de selectare a persoanelor care trebuie să valideze sau să refuze sarcina.	A list of identities: discretionary selection of persons, A list of identities returned by an SQL evaluation.
Selection	Lista rezultată din selecția persoanelor efectuată în timpul configurării.	Vizibil dacă „Actor(s)” = „A list of persons”. Lista persoanelor care trebuie selectate.
Query	Parametru care permite indicarea unei interogări SQL pentru a filtra persoanele dorite.	Vizibil dacă „Actor(s)” = „A list of persons returned by an SQL evaluation.” Șir de caractere: interogare SQL utilizată pentru a filtra persoanele dorite.
Execution rule	Parametru care permite indicarea condițiilor de executare a unei sarcini. De exemplu, o sarcină ar putea fi executată sau nu în funcție de: Tipul persoanei care face cererea, Un drept solicitat în workflow, Starea unei etape anterioare, O întârziere în workflow, ...	Always, Evaluation rule.
Query	Parametru care permite definirea unei interogări SQL pentru a verifica starea acțiunilor, a etapelor sau a oricărui alt obiect accesibil printr-un cuvânt-cheie.	Vizibil dacă „Execution rule” = „Evaluation rule”. Șir de caractere: interogare SQL utilizată pentru a extrage elementele care vor determina dacă o sarcină va fi executată sau nu. Interogarea trebuie să returneze o valoare booleană. Dacă valoarea returnată este 1, sarcina va fi executată; în caz contrar, nu.
Message	Câmp liber care permite definirea unui mesaj care va fi afișat în interfața de utilizator Workflow.	Șir de caractere care poate conține cuvinte-cheie. Exemplu: Vă rugăm să validați crearea prestatorului: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Parametrii specifici sarcinii generice

O sarcină generică permite pur și simplu confirmarea sau respingerea executării unei operațiuni. Nu are parametri speciali.

Confirmarea executării sarcinii va privi toți destinatarii (țintele).

Parametrii specifici unei sarcini de validare

Sarcina de validare permite unui administrator să valideze sau să refuze o cerere de drepturi sau de modificare de atribute.

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Answers	Răspunsul și acțiunea care pot fi efectuate de validator. În funcție de opțiunile bifate în răspuns, formularul de validare va fi diferit în instanțele de workflow.	Accept: afișează un buton „Validate” în formularul de validare (opțiune obligatorie). Deny: afișează un buton „Deny” în formularul de validare (opțiune obligatorie). Change dates: permite validatorului să modifice datele de început și de sfârșit ale unui drept solicitat de un utilizator. Această opțiune este valabilă numai pentru un workflow „User request” de tip „Right request”. Change rights: permite validatorului să elimine drepturi din lista solicitată de un utilizator. Această opțiune este valabilă numai pentru un workflow „User request” de tip „Right request”. Replay workflow: dacă validatorul modifică cererea, workflowul va fi repornit și toate etapele vor fi executate din nou. Această opțiune este utilă atunci când există mai multe acțiuni de validare. De exemplu, dacă un validator modifică data, un atribut sau un drept, cererea va fi trimisă din nou tuturor validatorilor. Display the request: permite afișarea formularului așa cum a fost completat de solicitant în paginile de validare, adică în acțiunile de tip validare. Change the target identities of the workflow: permite validatorului să șteargă valori din lista de ținte înainte de a valida cererea. Cererea va fi refuzată pentru identitățile șterse, dar validată pentru celelalte. Change settings: validatorul cererii poate modifica lista setărilor solicitate și câmpurile suplimentare înainte de a executa sarcina.

Parametrii specifici unei sarcini de atribuire de resurse

O sarcină de atribuire de resurse se utilizează într-un workflow de cerere de resurse sau într-un workflow pe eveniment. Ea permite operatorului să atribuie sau să creeze o resursă pentru ținta sau țintele respective direct în interfața workflowului, fără a trece prin fișele de identitate.

Eventualele permisiuni din profilul de administrare al operatorului nu se aplică: acesta poate atribui sau crea resursele în funcție de setările workflowului.

Notă: o sarcină de atribuire de resurse trebuie să fie urmată de o etapă cu o acțiune de atribuire de resurse; în caz contrar, resursa nu va fi asociată țintei.

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Answers	Opțiunile formularului de atribuire de resurse.	Creating a new resource: permite operatorului să creeze o resursă nouă în loc să selecteze o resursă din listă pentru a o asocia unei ținte. Această resursă este temporară și va fi creată numai la validarea formularului de atribuire, dacă a fost atribuită. Validation of the task even if not all targets have a resource: dacă opțiunea este bifată, operatorul poate atribui resurse numai unei părți dintre ținte; dacă nu este bifată, operatorul nu va putea valida formularul de atribuire atât timp cât nu au fost atribuite resurse fiecărei ținte.
Resource type	Permite selectarea tipurilor de resurse care vor fi atribuite.	Tipul de resursă care trebuie selectat. Atenție: chiar dacă interfața permite adăugarea mai multor tipuri de resurse, este indispensabil să indicați unul singur pentru ca soluția să funcționeze corect.

Parametrii specifici sarcinilor de provizionare și de deprovizionare manuală

O sarcină de provizionare manuală se utilizează într-un workflow de cerere de provizionare sau într-un workflow pe eveniment. Acest tip de provizionare se folosește atunci când provizionarea automată prin conector nu este posibilă, dar se dorește totuși urmărirea creării efective a conturilor și a autorizărilor în repository-ul aplicației.

Ea indică operatorului ce drepturi și ce conturi trebuie să creeze sau să acorde unuia sau mai multor utilizatori. Odată efectuate operațiunile asupra conturilor în repository, acesta confirmă crearea sau atribuirea drepturilor în formularul de workflow Systancia Identity. Stările de provizionare ale diferitelor drepturi sunt apoi actualizate în Systancia Identity (trecând din roșu în verde), fără să fie necesară nicio altă acțiune.

Contul teoretic este creat de sarcina de provizionare dacă acesta nu există încă în momentul executării sarcinii.

Sarcina de deprovizionare manuală actualizează starea de provizionare a dreptului (trecând din verde în roșu).

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Execute the task for all actors	Opțiune care permite gruparea sarcinii într-o singură cerere chiar dacă există mai mulți actori sau crearea a atâtor instanțe ale sarcinii câți actori există.	Bifat/nebifat. Dacă caseta este bifată, se creează o instanță a sarcinii pentru fiecare actor, ceea ce înseamnă că fiecare actor trebuie să valideze propria sarcină. Dacă caseta nu este bifată, se creează o singură instanță a sarcinii pentru toți actorii, ceea ce înseamnă că o singură validare este suficientă pentru a valida sarcina.
Retrieve from events	Se aplică workflowurilor „Rights Request”. Sarcina de provizionare manuală provizionează numai drepturile solicitate în formularul de cerere de drepturi ȘI al căror tip de provizionare în repository este „Manual”.	Bifat/nebifat. Dacă caseta nu este bifată, câmpul „Right” trebuie completat cu lista drepturilor care pot fi atribuite în formularul sarcinii. Dacă caseta este bifată, toate drepturile solicitate în formularul de cerere de provizionare manuală pot fi atribuite în formularul sarcinii.
Right	Lista drepturilor care pot fi provizionate sau deprovizionate manual în formularul de validare a sarcinii.	Vizibil dacă opțiunea „Retrieve from events” nu este bifată. Listă de drepturi.

Configurarea unei acțiuni

Un workflow se compune din una sau mai multe etape, fiecare dintre acestea fiind compusă din una sau mai multe acțiuni și/sau sarcini.

O sarcină este o operațiune care se efectuează automat, fără interacțiune manuală din partea unui utilizator.

Există mai multe tipuri de acțiuni:

• Trimiterea unei notificări,
• Executarea unui proces extern,
• Actualizarea informațiilor unei persoane,
• Adăugarea de drepturi,
• Eliminarea de drepturi,
• Ștergerea unei persoane.

Pentru a crea o acțiune nouă, faceți clic pe butonul „Action”.

Pentru a modifica o acțiune, faceți clic pe pictograma „” situată sub acțiunea dorită.

Pentru a șterge o acțiune, deschideți-o în modul de modificare (vedeți mai sus), apoi faceți clic pe butonul „Delete”.

Parametrii unei acțiuni de workflow

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Language of creation/modification	Dacă este necesar, adăugați o traducere făcând clic pe .	Șiruri de caractere.
Step concerned	Etapa de care aparține acțiunea.	Lista etapelor existente.
Name	Numele acțiunii.	Șir de caractere.
Code	Identificatorul acțiunii, care trebuie să fie unic între toate acțiunile din toate șabloanele de workflow.	Șir de caractere, fără spații și fără caractere speciale.
Description	Descrierea acțiunii.	Șir de caractere.
Action	Parametru care indică tipul acțiunii. Restul acestui formular se adaptează în funcție de acțiunea selectată.	Sending a notification, Executing process, Updating person information, Adding rights, Removing right(s), Removing person, Adding resource(s), Web service.
Execution rule	Parametru care permite indicarea condițiilor de executare a acțiunii. De exemplu, o sarcină ar putea fi executată sau nu în funcție de: Tipul persoanei care face cererea, Un drept solicitat în workflow, Starea unei etape anterioare, O întârziere în workflow, etc.	Always, Evaluation rule.
Query	Parametru care permite definirea unei interogări SQL pentru a verifica starea acțiunilor, a etapelor sau a oricărui alt obiect accesibil printr-un cuvânt-cheie.	Vizibil dacă „Execution rule” = „Evaluation rule”. Șir de caractere: interogare SQL utilizată pentru a extrage elementele care vor determina dacă o acțiune va fi executată sau nu. Interogarea trebuie să returneze o valoare booleană. Dacă valoarea returnată este 1, acțiunea va fi executată; în caz contrar, nu.
Message	Câmp liber care permite definirea unui mesaj care va fi afișat în interfața de utilizator Workflow.	Șir de caractere care poate conține cuvinte-cheie. Exemplu: Vă rugăm să validați crearea prestatorului: #TARGET#ATTRIBUTE#name# #TARGET#ATTRIBUTE#firstname#

Parametrii acțiunii „Send notification”

Pentru a configura o acțiune de notificare, faceți clic pe pictograma „”. Consultați secțiunea Configurarea unei notificări.

Parametrii acțiunii „Process execution”

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Name of the process	Parametru care permite indicarea căii procesului care va fi executat.	Șir de caractere. Exemplu: C:\Program Files (x86)\Avencis\HPP\hppruncli.exe
Arguments of the process	Parametru care permite indicarea argumentelor care trebuie transmise procesului care va fi executat.	Șir de caractere care poate conține cuvinte-cheie. Exemplu: -sec seq-AD -o #target#attribute#uid#
Send e-mail	Parametru care permite să se indice dacă trebuie trimisă o notificare în caz de eșec al procesului.	Bifat/nebifat.
Notification	Pentru a configura o notificare, faceți clic pe pictograma „”.	Vizibil dacă „Send email” este bifat. Consultați secțiunea Configurarea unei notificări.

Parametrii acțiunii „Update person information”

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Delete empty attribute values	Șterge din fișa persoanei țintă valorile de atribut pentru care nu este introdusă nicio valoare în formularul workflowului.	Bifat/nebifat. Această setare poate fi aplicată numai dacă există o singură persoană țintă.
Retrieve from the form	Permite să se indice dacă atributele care vor fi atribuite țintelor provin din datele introduse de utilizator în cadrul unui workflow de cerere de utilizator.	Bifat/nebifat. Această setare poate fi aplicată numai dacă tipul de workflow este „On user request”.
Attribute selection	Parametru care permite configurarea unei liste de atribute și a valorilor lor, care vor fi actualizate în timpul executării acțiunii.	Listă de atribute.

Parametrii acțiunilor „Add rights” și „Remove rights”

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Retrieve from the form	Permite să se indice dacă drepturile care vor fi atribuite țintelor provin din datele introduse de utilizator în cadrul unui workflow de cerere de utilizator.	Bifat/nebifat. Setare disponibilă numai dacă tipul de workflow este „On user request”.
Right	Parametru care permite configurarea unei liste de drepturi care vor fi adăugate țintelor acțiunii sau eliminate de la acestea.	Listă de drepturi.

Parametrii acțiunii „Delete person”

Acțiunea de ștergere a unei persoane nu are parametri specifici. Ea se limitează la a șterge persoana pentru care a fost declanșat workflowul.

Această acțiune se utilizează cu un workflow de „declanșare întârziată”, activat pe baza datei sale de sfârșit, de exemplu.

Parametrii acțiunii „Add resource(s)”

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Retrieve from the form	Permite să se indice dacă tipurile de resurse care vor fi atribuite țintelor provin din datele introduse de utilizator într-un workflow de cerere de utilizator.	Bifat/nebifat. Setare disponibilă numai dacă tipul de workflow este „On user request”.
Resource type	Parametru care permite configurarea unei liste de tipuri de resurse care vor fi atribuite țintelor. Prima resursă disponibilă va fi atribuită automat. Dacă nu este disponibilă nicio resursă, acțiunea va eșua.	Listă de tipuri de resurse. Disponibilă numai dacă caseta „Retrieve from form” nu este bifată. Atenție: chiar dacă interfața permite adăugarea mai multor tipuri de resurse, este indispensabil să indicați unul singur pentru ca soluția să funcționeze corect.

Configurarea unei notificări

Configurarea notificărilor constă în definirea e-mailurilor care vor fi trimise, și anume:

• Destinatarul sau destinatarii
• Subiectul
• Corpul e-mailului
• Etc.

Configurarea destinatarilor

Parametru	Description	Tip și valori posibile
To:	Parametru care permite configurarea listei de destinatari.	Alegerea modului de configurare a destinatarului. Email list List of persons SQL evaluation returning a list of persons. Dacă este selectată opțiunea „SQL evaluation returning a list of persons”: SQL evaluation: interogare SQL, care poate conține cuvinte-cheie, utilizată pentru a extrage persoanele care trebuie să primească e-mailul. Dacă este selectată opțiunea „SQL evaluation returning a list of persons” sau „List of persons”: Recipient email attribute(s): selectarea unuia sau a mai multor atribute a căror valoare va fi preluată din fișele persoanelor pentru a alimenta câmpul de destinatar. Pentru a utiliza aceste opțiuni, trebuie indicat cel puțin un atribut de e-mail în fișele persoanelor care pot fi destinatare ale notificărilor. Pentru a configura un atribut ca tip e-mail, creați un atribut de tip șir de caractere, apoi, în secțiunea „Display format”, selectați „Link display format”, iar apoi prefixul 'MAIL'.

Configurarea notificării

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Available languages	Este posibil să trimiteți notificări în limbi diferite, înregistrând subiectul și corpul pentru fiecare limbă. Notificarea va fi trimisă în limba utilizatorului, așa cum este definită în atributul său de limbă. Dacă acesta nu este definit, notificarea va fi trimisă în limba implicită.	Lista limbilor configurate în cyberelements Identity.
Subject	Subiectul e-mailului. Acest parametru poate conține cuvinte-cheie. Poate fi redactat în oricare dintre limbile acceptate.	Șir de caractere care poate conține cuvinte-cheie.
Cut the subject	Parametru care permite limitarea lungimii subiectului prin afișarea valorilor cuvintelor-cheie numai ale primei ținte, atunci când aceasta este multiplă.	Da (casetă bifată). Nu (casetă nebifată).
Body	Parametru care permite să se indice că corpul e-mailului este în HTML. Parametru cu valoare fixă.	Da (bifat întotdeauna).
E-mail body	Parametru care conține corpul HTML care va fi trimis. Acest parametru utilizează cuvinte-cheie pentru a afișa în principal informații despre țintă sau ținte și despre solicitant. Poate fi redactat în oricare dintre limbile acceptate.	Șir de caractere care poate conține cuvinte-cheie. Cuvintele-cheie trebuie să fie încadrate între acolade {} pentru a fi evaluate de motorul de workflowuri. Corpul unui e-mail poate conține mai multe seturi de acolade care corespund unor grupuri de text distincte ce trebuie evaluate. Un set de acolade va fi evaluat și duplicat de atâtea ori câte ținte are workflowul. Șirurile de caractere situate în afara acoladelor sunt considerate constante și vor fi injectate o singură dată în corpul e-mailului rezultat.

Opțiunea „Attach files”

Parametru	Description	Tip și valori posibile
Attach documents	Parametru care permite să se indice că unul sau mai multe documente atașate trebuie incluse în notificare. Documentele atașate pot conține rapoarte cyberelements Identity (csv, PDF) și/sau fișiere care trebuie căutate pe server sau în rețea.	Da (casetă bifată). Nu (casetă nebifată).
Report	Parametru care permite selectarea raportului sau a rapoartelor care vor fi atașate.	Vizibil dacă „Attach files” este bifat. Lista rapoartelor disponibile în cyberelements Identity.
File	Parametru care permite indicarea fișierului sau a fișierelor care vor fi atașate.	Vizibil dacă „Attach files” este bifat. Fișier care trebuie selectat.

Validarea unui workflow dintr-un e-mail

Atunci când un workflow are o etapă sau o sarcină de validare, este posibil să includeți în notificare un link care automat va accepta sau va respinge validarea.

Consultați pagina Gestionarea cuvintelor-cheie în workflowuri pentru utilizarea cuvintelor-cheie.

Cuvinte-cheie rezervate pentru corpul e-mailului

Utilizarea cuvintelor-cheie în corpul unui e-mail este supusă unei sintaxe specifice, definită în cuvintele-cheie ale workflowurilor.

Pentru a trimite e-mailuri, serverul SMTP trebuie să fie configurat în meniul Configuration / General / Preferences / Application Settings.

Notă: evitați să copiați și să lipiți în corpul e-mailului, deoarece acest lucru poate introduce etichete HTML nepotrivite. Formulele și cuvintele-cheie ar putea fi interpretate greșit.