Προβολή και διεκπεραίωση καθήκοντος ροής εργασιών

Με αυτήν τη δυνατότητα, ο συνδεδεμένος χρήστης μπορεί να προβάλλει και να διεκπεραιώνει τα καθήκοντα ροής εργασιών που αναμένουν την παρέμβασή του. Αυτό συμβαίνει επειδή ορισμένα καθήκοντα που έχουν διαμορφωθεί στις ροές εργασιών απαιτούν επικύρωση ή μη αυτόματη παρέμβαση.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη σελίδα διεκπεραίωσης των καθηκόντων ροής εργασιών, μεταβείτε στο μενού «Workflows» και επιλέξτε την καρτέλα «To be processed».

Οι διάφοροι τύποι καθηκόντων είναι:

• Γενικό
• Έγκριση δημιουργίας ή διαγραφής προσώπου
• Έγκριση αιτήματος εξουσιοδότησης
• Έγκριση τροποποίησης προσώπου
• Έγκριση αιτήματος πόρου
• Ανάθεση πόρου σε πρόσωπο

Είναι δυνατή η μαζική έγκριση ή απόρριψη. Για να το κάνετε, επιλέξτε όλες τις ροές εργασιών για τις οποίες θέλετε να διεκπεραιώσετε το καθήκον. Το πλαίσιο ελέγχου «Select/Deselect all» σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε ή να καταργήσετε την επιλογή όλων των ροών εργασιών που εμφανίζονται στην καρτέλα.

Κάντε κλικ στο κουμπί «Approve selection» για να ολοκληρώσετε τα καθήκοντα των επιλεγμένων ροών εργασιών με την κατάσταση «Success».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Reject selection» για να ολοκληρώσετε τα καθήκοντα των επιλεγμένων ροών εργασιών με την κατάσταση «Failure».

Διεκπεραίωση γενικού καθήκοντος

Ένα γενικό καθήκον σάς δίνει τη δυνατότητα να εκτελέσετε ένα καθήκον που μπορεί να εγκριθεί ή να απορριφθεί. Το καθήκον είναι ανοιχτού τύπου και συνήθως περιγράφεται σε ελεύθερο κείμενο στο χαρακτηριστικό «Request description».

Για τη διεκπεραίωση του καθήκοντος διατίθενται τα κουμπιά «task completed» και «task rejected».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Task completed» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Success».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Task rejected» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Failure».

Η πρόοδος της ροής εργασιών μπορεί να προβληθεί κάνοντας κλικ στη χρωματιστή κουκκίδα.

Διεκπεραίωση καθήκοντος έγκρισης της δημιουργίας ή διαγραφής προσώπου

Ένα καθήκον έγκρισης της δημιουργίας ή διαγραφής προσώπου σάς δίνει τη δυνατότητα να εισαγάγετε ένα βήμα έγκρισης στη διαδικασία ενημέρωσης του αποθετηρίου Identity.

Για να προβάλετε τις λεπτομέρειες του καθήκοντος επικύρωσης, κάντε κλικ στη λωρίδα της ροής εργασιών.

Τα καθήκοντα έγκρισης για τη δημιουργία ή τη διαγραφή προσώπων αφορούν ένα πρόσωπο. Το πρόσωπο-στόχος βρίσκεται στον πίνακα κάτω από την επικεφαλίδα «Workflow for».

Μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο πριν από τη διεκπεραίωση του καθήκοντος. Αυτό το σχόλιο θα συμπεριληφθεί στο ιστορικό της ροής εργασιών. Κάθε πρόσωπο που εμπλέκεται στη ροή εργασιών θα μπορεί να προβάλει τα σχόλια που καταχωρίστηκαν είτε από τον αιτούντα είτε από προηγούμενους συμμετέχοντες. Κάντε κλικ στο κουμπί «Save» για να αποθηκεύσετε το σχόλιο.

Σημείωση: οι αλλαγές που περιγράφονται παραπάνω είναι δυνατές μόνο εφόσον το επιτρέπει η διαμόρφωση της ροής εργασιών. Εάν χρειάζεται, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή για περισσότερες λεπτομέρειες.

Για την επεξεργασία του καθήκοντος είναι διαθέσιμα τα κουμπιά «Approve» και «Reject».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Approve» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Success».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Reject» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Failure».

Η πρόοδος της ροής εργασιών μπορεί να προβληθεί κάνοντας κλικ στη χρωματιστή κουκκίδα.

Επεξεργασία καθήκοντος επικύρωσης για αίτημα εξουσιοδότησης

Ένα καθήκον επικύρωσης σάς επιτρέπει να υποβάλετε ένα αίτημα σε ένα ή περισσότερα άτομα πριν από την εκτέλεση μιας ενέργειας.

Για να προβάλετε τις λεπτομέρειες του καθήκοντος επικύρωσης, κάντε κλικ στη λωρίδα της ροής εργασιών.

Τα καθήκοντα επικύρωσης για αιτήματα εξουσιοδότησης αφορούν τουλάχιστον ένα άτομο. Τα άτομα αυτά παρατίθενται στον πίνακα κάτω από την επικεφαλίδα «Workflow for».

Μπορείτε να καταργήσετε ένα ή περισσότερα άτομα από τον στόχο. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα άτομα που θέλετε να καταργήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Remove» που βρίσκεται κάτω από τον πίνακα των ατόμων.

Οι εξουσιοδοτήσεις που ζητήθηκαν βρίσκονται στον δεύτερο πίνακα κάτω από την επικεφαλίδα «Add the following rights». Κάθε αίτημα εξουσιοδότησης ισχύει για όλους τους στόχους της ροής εργασιών.

Μπορείτε να καταργήσετε μία ή περισσότερες εξουσιοδοτήσεις που ζητήθηκαν. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τις εξουσιοδοτήσεις που θέλετε να διαγράψετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Delete» που βρίσκεται κάτω από τον πίνακα.

Μπορείτε να τροποποιήσετε τις ημερομηνίες εφαρμογής της εξουσιοδότησης, αλλάζοντας είτε την ημερομηνία έναρξης είτε την ημερομηνία λήξης είτε και τις δύο. Κάθε τροποποίηση εφαρμόζεται σε όλους τους στόχους της ροής εργασιών.

Μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο πριν από τη διεκπεραίωση του καθήκοντος. Αυτό το σχόλιο θα συμπεριληφθεί στο ιστορικό της ροής εργασιών. Κάθε πρόσωπο που εμπλέκεται στη ροή εργασιών θα μπορεί να προβάλει τα σχόλια που καταχωρίστηκαν είτε από τον αιτούντα είτε από προηγούμενους συμμετέχοντες. Κάντε κλικ στο κουμπί «Save» για να αποθηκεύσετε το σχόλιο.

Σημείωση: οι αλλαγές που περιγράφονται παραπάνω είναι δυνατές μόνο εφόσον το επιτρέπει η διαμόρφωση της ροής εργασιών. Εάν χρειάζεται, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή για περισσότερες λεπτομέρειες.

Για την επεξεργασία του καθήκοντος είναι διαθέσιμα τα κουμπιά «Approve» και «Reject».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Approve» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Success».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Reject» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Failure».

Εάν η διαμόρφωση της ροής εργασιών επιτρέπει την επανάληψη ενός καθήκοντος, σε περίπτωση αλλαγής των ημερομηνιών εφαρμογής των εξουσιοδοτήσεων είναι επίσης διαθέσιμο ένα κουμπί «Replay». Μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί για να επανεκκινήσετε τη ροή εργασιών και να περάσετε ξανά από όλα τα βήματα επικύρωσης. Η επιλογή αυτή είναι χρήσιμη όταν υπάρχουν πολλά βήματα επικύρωσης.

Η πρόοδος της ροής εργασιών μπορεί να προβληθεί κάνοντας κλικ στη χρωματιστή κουκκίδα.

Επεξεργασία καθήκοντος επικύρωσης για αίτημα αλλαγής ατόμου

Ένα καθήκον επικύρωσης σάς επιτρέπει να υποβάλετε ένα αίτημα σε ένα ή περισσότερα άτομα πριν από την εκτέλεση μιας ενέργειας.

Για να προβάλετε τις λεπτομέρειες του καθήκοντος επικύρωσης, κάντε κλικ στη λωρίδα της ροής εργασιών.

Τα καθήκοντα επικύρωσης για αιτήματα τροποποίησης χαρακτηριστικών ατόμων αφορούν τουλάχιστον ένα άτομο. Τα άτομα αυτά παρατίθενται στον πίνακα κάτω από την επικεφαλίδα «Workflow for».

Μπορείτε να καταργήσετε ένα ή περισσότερα άτομα από τον στόχο. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα άτομα που θέλετε να καταργήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Remove» που βρίσκεται κάτω από τον πίνακα των ατόμων.

Οι αλλαγές χαρακτηριστικών που ζητήθηκαν βρίσκονται στη φόρμα του αιτήματος κάτω από την επικεφαλίδα «Information to be updated». Κάθε αίτημα αλλαγής τιμών χαρακτηριστικών ισχύει για όλους τους στόχους της ροής εργασιών.

Μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο πριν από τη διεκπεραίωση του καθήκοντος. Αυτό το σχόλιο θα συμπεριληφθεί στο ιστορικό της ροής εργασιών. Κάθε πρόσωπο που εμπλέκεται στη ροή εργασιών θα μπορεί να προβάλει τα σχόλια που καταχωρίστηκαν είτε από τον αιτούντα είτε από προηγούμενους συμμετέχοντες. Κάντε κλικ στο κουμπί «Save» για να αποθηκεύσετε το σχόλιο.

Σημείωση: οι αλλαγές που περιγράφονται παραπάνω είναι δυνατές μόνο εφόσον το επιτρέπει η διαμόρφωση της ροής εργασιών. Εάν χρειάζεται, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή για περισσότερες λεπτομέρειες.

Για την επεξεργασία του καθήκοντος είναι διαθέσιμα τα κουμπιά «Approve» και «Reject».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Approve» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Success».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Reject» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Failure».

Η πρόοδος της ροής εργασιών μπορεί να προβληθεί κάνοντας κλικ στη χρωματιστή κουκκίδα.

Επεξεργασία καθήκοντος επικύρωσης αιτήματος πόρου

Ένα καθήκον επικύρωσης σάς επιτρέπει να υποβάλετε ένα αίτημα σε ένα ή περισσότερα άτομα πριν από την εκτέλεση μιας ενέργειας.

Για να προβάλετε τις λεπτομέρειες του καθήκοντος επικύρωσης, κάντε κλικ στη λωρίδα της ροής εργασιών.

Τα καθήκοντα επικύρωσης για αιτήματα πόρων συνίστανται στην ανάθεση ενός ή περισσότερων τύπων πόρων σε ένα ή περισσότερα άτομα. Τα άτομα που αφορά το αίτημα παρατίθενται στον πίνακα κάτω από την επικεφαλίδα «Workflow for».

Μπορείτε να καταργήσετε ένα ή περισσότερα άτομα από τον στόχο. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα άτομα που θέλετε να καταργήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Remove» που βρίσκεται κάτω από τον πίνακα των ατόμων.

Οι τύποι πόρων που ζητήθηκαν παρατίθενται στη φόρμα του αιτήματος κάτω από την επικεφαλίδα «Add resource types».

Μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο πριν από τη διεκπεραίωση του καθήκοντος. Αυτό το σχόλιο θα συμπεριληφθεί στο ιστορικό της ροής εργασιών. Κάθε πρόσωπο που εμπλέκεται στη ροή εργασιών θα μπορεί να προβάλει τα σχόλια που καταχωρίστηκαν είτε από τον αιτούντα είτε από προηγούμενους συμμετέχοντες. Κάντε κλικ στο κουμπί «Save» για να αποθηκεύσετε το σχόλιο.

Σημείωση: η προσθήκη σχολίων είναι δυνατή μόνο εφόσον το επιτρέπει η διαμόρφωση της ροής εργασιών. Εάν χρειάζεται, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή για περισσότερες λεπτομέρειες.

Για την επεξεργασία του καθήκοντος είναι διαθέσιμα τα κουμπιά «Approve» και «Reject».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Approve» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Success».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Reject» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Failure».

Η πρόοδος της ροής εργασιών μπορεί να προβληθεί κάνοντας κλικ στη χρωματιστή κουκκίδα.

Επεξεργασία καθήκοντος ανάθεσης πόρων

Ένα καθήκον ανάθεσης πόρων σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μία ή περισσότερες συσχετίσεις μεταξύ ενός ατόμου και ενός πόρου.

Για να προβάλετε τις λεπτομέρειες του καθήκοντος ανάθεσης πόρων, κάντε κλικ στο πανό της ροής εργασιών.

Η φόρμα του καθήκοντος ανάθεσης πόρων χωρίζεται σε τρία μέρη:

• Το πρώτο μέρος της φόρμας περιέχει μια αναπτυσσόμενη λίστα για την επιλογή του τύπου των πόρων προς επεξεργασία
• Το δεύτερο μέρος της φόρμας περιέχει έναν πίνακα με τα άτομα που αφορά το αίτημα
• Το τρίτο μέρος της φόρμας περιέχει έναν πίνακα με τους διαθέσιμους πόρους, ο τύπος των οποίων είναι αυτός που επιλέχθηκε στο πρώτο μέρος

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο πόρο κάνοντας κλικ στο κουμπί «Create a resource». Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί, συμπληρώστε τη φόρμα δημιουργίας και επιβεβαιώστε. Ο πόρος που δημιουργήθηκε προστίθεται στον πίνακα των διαθέσιμων πόρων.

Για να συσχετίσετε έναν πόρο με ένα άτομο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Επιλέξτε τον τύπο πόρου
• Επιλέξτε το άτομο που θέλετε κάνοντας κλικ στο εικονίδιο «» που βρίσκεται στα αριστερά της γραμμής στον πίνακα των ατόμων-στόχων.
• Επιλέξτε τον πόρο που θέλετε κάνοντας κλικ στο εικονίδιο «» που βρίσκεται στα αριστερά της γραμμής στον πίνακα της λίστας των διαθέσιμων πόρων.
• Κάντε κλικ στο κουμπί «Associate» για να συσχετίσετε το επιλεγμένο άτομο με τον επιλεγμένο πόρο.

Η ενέργεια αυτή πρέπει να εκτελεστεί τόσες φορές όσα είναι τα ζεύγη ατόμου/πόρου στο καθήκον.

Μπορείτε να καταργήσετε τη συσχέτιση ενός πόρου με ένα άτομο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο «».

Μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο πριν από τη διεκπεραίωση του καθήκοντος. Αυτό το σχόλιο θα συμπεριληφθεί στο ιστορικό της ροής εργασιών. Κάθε πρόσωπο που εμπλέκεται στη ροή εργασιών θα μπορεί να προβάλει τα σχόλια που καταχωρίστηκαν είτε από τον αιτούντα είτε από προηγούμενους συμμετέχοντες. Κάντε κλικ στο κουμπί «Save» για να αποθηκεύσετε το σχόλιο.

Σημείωση: η προσθήκη σχολίων είναι δυνατή μόνο εφόσον το επιτρέπει η διαμόρφωση της ροής εργασιών. Εάν χρειάζεται, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή για περισσότερες λεπτομέρειες.

Για τη διεκπεραίωση του καθήκοντος διατίθενται τα κουμπιά «task completed» και «task rejected».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Task completed» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Success».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Task rejected» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Failure».

Η πρόοδος της ροής εργασιών μπορεί να προβληθεί κάνοντας κλικ στη χρωματιστή κουκκίδα.

Επεξεργασία καθήκοντος μη αυτόματης παροχής ή κατάργησης παροχής

Ένα καθήκον μη αυτόματης παροχής ή κατάργησης παροχής σάς επιτρέπει να υποδείξετε στον παραλήπτη του καθήκοντος ότι πρέπει να αποδώσει ή να αφαιρέσει μια εξουσιοδότηση από ένα άτομο σε ένα αποθετήριο προορισμού.

Για να προβάλετε τις λεπτομέρειες του καθήκοντος μη αυτόματης παροχής ή κατάργησης παροχής, κάντε κλικ στο πανό της ροής εργασιών.

Η φόρμα του καθήκοντος μη αυτόματης παροχής/κατάργησης παροχής περιέχει έναν πίνακα που παραθέτει τα άτομα-στόχους και τις σχετικές εξουσιοδοτήσεις.

Μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο πριν από τη διεκπεραίωση του καθήκοντος. Αυτό το σχόλιο θα συμπεριληφθεί στο ιστορικό της ροής εργασιών. Κάθε πρόσωπο που εμπλέκεται στη ροή εργασιών θα μπορεί να προβάλει τα σχόλια που καταχωρίστηκαν είτε από τον αιτούντα είτε από προηγούμενους συμμετέχοντες. Κάντε κλικ στο κουμπί «Save» για να αποθηκεύσετε το σχόλιο.

Σημείωση: η προσθήκη σχολίων είναι δυνατή μόνο εφόσον το επιτρέπει η διαμόρφωση της ροής εργασιών. Εάν χρειάζεται, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή για περισσότερες λεπτομέρειες.

Για τη διεκπεραίωση του καθήκοντος διατίθενται τα κουμπιά «task completed» και «task rejected».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Task completed» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Success».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Task rejected» για να ολοκληρώσετε το καθήκον με την κατάσταση «Failure».

Η πρόοδος της ροής εργασιών μπορεί να προβληθεί κάνοντας κλικ στη χρωματιστή κουκκίδα.

Μεταβίβαση καθήκοντος

Εάν το επιτρέπει η διαμόρφωση της ροής εργασιών, μπορείτε να μεταβιβάσετε ένα καθήκον σε τρίτο πρόσωπο.

Για να προβάλετε τις λεπτομέρειες του καθήκοντος ανάθεσης πόρων, κάντε κλικ στο πανό της ροής εργασιών.

Για να μεταβιβάσετε ένα καθήκον, επιλέξτε το για να προβάλετε τις λεπτομέρειές του. Στο πεδίο «Transfer action to:», επιλέξτε το άτομο που θέλετε από τη φόρμα αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Transfer».

Μετά τη μεταβίβασή του, το καθήκον αφαιρείται από τη λίστα των καθηκόντων προς επεξεργασία.